De fleste av oss har på et eller annet tidspunkt opplevd et øyeblikk, en dag eller til og med en lengre periode da vi følte at vi var helt forferdelige når vi skal kommunisere. Kanskje noen ikke forsto intensjonene dine. Eller samtalene viste ikke hvordan du ønsket. Eller resultatene du ba om, kom ikke inn som forventet.
Du kan prøve og peke fingeren på noe annet, men hvis du har lagt merke til et konsistent mønster av kommunikasjonssvikt med forskjellige mennesker, er oddsen det noe du gjør. (Og selv om du er ganske god til å uttrykke deg, kan du alltid stå å være litt bedre.)
Her er fem vanlige feil, og alle måtene du kan begynne å fikse dem i dag:
1. Du tar ikke hensyn
Du vet hva du vil komme over - og for å være ærlig er det den eneste halvparten av samtalen du virkelig er fokusert på. Som et resultat hører du bare halvparten av hva menneskene rundt deg sier, og du engasjerer deg ikke effektivt i samtalen.
Løsningen
Å være oppmerksom på andre mennesker og virkelig lytte til hva de har å si er avgjørende for å oppnå en gjensidig forståelse og samtale flyt. Nå er det mange råd om hvordan du kan se engasjert ut, som å ta hyppig øyekontakt eller nikke på hodet. Men favorittippet mitt er å bekymre deg mindre for å virke interessert, og faktisk stille inn. Som Celeste Headlee sa i en fersk TED-foredrag, "Det er ingen grunn til å lære å vise at du er oppmerksom hvis du faktisk legger merke til. ”
Så minimer distraksjoner og legg telefonen vekk. Test deg selv ved å prøve å gjenta den andre personens poeng med en setning som "Hvis jeg forstår hva du sier …"
2. Du kommer ikke til poenget
Du droner enten på og om noe irrelevant, eller deler ellers detaljer som ikke er nødvendige. Som et resultat er meningen din skjev og den andre personen mister interessen.
Løsningen
Forsøk å kommunisere så kort og konsist som mulig. Dette er effektivt av flere årsaker. For det første tvinger det deg til å forstå hva du virkelig prøver å komme over: Hvis du ikke tillater deg noe rom å rusle eller vie fra temaet, vil du holde deg til den viktigste informasjonen. For det andre reduserer det muligheten for feilkommunikasjon. Hvis du bare skriver to setninger, er det mye vanskeligere å miste betydningen enn om du skrev seks avsnitt. For det tredje viser det respekt for den andre personens tid. Til slutt oppmuntrer det til gjensidighet. Ved å være mer kortfattet, vil du oppfordre andre i organisasjonen eller gruppen din til å være på samme måte kortfattet. Så, enten du skriver en e-post eller forbereder deg på å holde en tale, kan du spørre deg selv om du kan klippe litt mer fluff.
Relatert : 5 tips for å skrive kortere e-postmeldinger som ikke kommer over som uhøflige eller brå
3. Du oppfordrer ikke til toveiskommunikasjon
Hvis du er en sjef som bare gir kommandoer, eller en ansatt som aldri stiller spørsmål, lukker du døren for meningsfull dialog. Det meste arbeidet krever en form for utveksling, og du vil ikke bli sett på som utilnærmelig.
Løsningen
Jeg foreslår ikke at du svarer på hver eneste e-post, eller at du må stille to spørsmål til hver oppgave du tildeler. Fokuser i stedet på å få folk til å føle seg velkomne til å stille spørsmål eller gi mer informasjon. Tips: En måte å oppmuntre denne oppførselen til er å modellere den. Hvis du tar det første skrittet, vil andre mennesker føle seg mer komfortable med å gjøre det samme.
4. Du bruker ikke riktig plattform
Det er mange titalls forskjellige medier for å få en melding, og de fleste av oss bruker dem alle på daglig basis, enten det er i samtale med våre venner, kjære, medarbeidere eller bekjente. Og de fleste har en preferanse ("Jeg får ikke Twitter!" "Jeg ringer ikke, jeg bare teksten." "Jeg sjekker aldri min personlige e-post.")
Løsningen
I stedet for å velge din personlige favoritt, bør du alltid strebe etter å velge det mediet som er mest passende for situasjonen. For eksempel kan det hende du ikke trenger å ringe et personlig møte for å gi dine ansatte beskjed om en ny policyendring når en e-post vil være tilstrekkelig. Du kan hoppe over direktemeldinger kollegaene dine sent på kvelden når du ikke trenger svar før arbeidstid. Før du velger e-post, telefonsamtaler, personlige møter, chat, tweets eller tekster, bør du vurdere om kommunikasjonsmåten din vil påvirke den andre personens reaksjon.
5. Du ber ikke om tilbakemelding
Ingen er perfekt. Du følger kanskje alle "beste praksis" -råd du kan finne på internett, men det vil alltid være små personlige områder som kan forbedres.
Løsningen
Gå ut av din måte å be dine kolleger og overordnede om tilbakemelding (dette kan være så formelt eller så uformelt som du ønsker). For eksempel kan du be om tips under en årlig ytelsesgjennomgang, eller du kan tilfeldig engasjere kundene dine i samtale og spørre dem om det er noe du kan gjøre for å gjøre partnerskapet sterkere eller parameterne tydeligere, eller du kan til og med spørre kollegene dine direkte hvordan de foretrekker å få informasjon. Du vil aldri være perfekt, men hvert skritt du tar for å bli bedre er et skritt i riktig retning.
Når du begynner å bruke disse strategiene, ikke vær motløs hvis du ikke ser en umiddelbar snuoperasjon. Som enhver annen ferdighet, krever kommunikasjon praksis for å se forbedringer; og selv når du forbedrer, vil endringene være små og subtile å starte på. Etter en jevn, målt innsats vil du finne deg selv som gjør bedre førsteinntrykk og føle at du er i stand til å få poenget ditt. Ikke bare det, men de rundt deg vil også legge merke til det, og det vil gjøre alt ditt hardt arbeid verdt det.
