La oss være ekte. Det at Gmail lar deg dele innboksen din i fem undermapper kan bare bety en ting: De fleste e-postmeldinger vi mottar er total dritt. Og når du sender en lapp til en kollega, sjefen din eller en ansettelsesansvarlig, lander det sannsynligvis et sted mellom noe kritisk og Viagra spam eller BuzzFeed GIF-er.
Så hvordan sikrer du at meldingen blir lagt merke til og - enda viktigere - lest? Legg deg selv i mottakers sko, og sørg for at e-post du skriver svarer på disse fem spørsmålene.
1. Hvorfor skal jeg åpne dette?
Emnelinjen din er innringer-IDen til e-posten din - det vil avgjøre om den blir besvart eller ignorert. Gjør det spesifikt og direkte slik at mottakeren vet nøyaktig hva du kan forvente av meldingen. Hvis du trenger din kollega for å gi deg tilbakemelding innen tirsdag, må du ikke begrave en lapp i den siste linjen. Tittelen din e-post "Svar innen tirsdag: notater fra dagens møte" i stedet for "Hei" (som tilsvarer e-post som å høre "vi trenger å snakke").
Hvis du søker på en jobb, kan du bruke stikkord som navnet på stillingen eller opplevelsen din for å skille seg ut. Å skrive “Community Manager With 4 Years of Experience” er en kort og søt måte å tilby legitimasjon på forhånd.
2. Hvem er du?
Hvis du skriver til noen for første gang - for eksempel en ansettelsessjef eller noen du har hørt snakke på et arrangement, men ikke møttes - vil du opprette rapport så raskt som mulig. Før jeg for eksempel skrev en kald e-post til et selskap om åpne frilansstillinger, fikk jeg vite at grunnleggeren og jeg begge gikk på samme college. Jeg satte “Yale alum” i både faget mitt og den første setningen i e-posten min; Jeg fikk svar og planla et intervju i løpet av 48 timer.
Bruk uansett hvilket felles grunnlag du kan finne - skoler, gjensidige venner eller interesser, profesjonelle foreninger - for å gi mottakerne beskjed om at du er verdt å få kontakt med. Eller hvis du jobber i et stort selskap og du kontakter en leder som du har møtt før, vil en rask påminnelse om når og hvor du sist koblet deg hjelpe deg med å jogge hennes minne.
3. Hva trenger du?
Dette er grunnen til at du skriver i utgangspunktet! Nå er det tid for den store forklaringen, ikke sant? Ikke ennå. Mål å være tydelig og overbevisende i en eller to setninger. På jobben, tenk på e-posten din som bare en kort innledende kontakt som kan sette opp en direkte samtale på telefon eller personlig hvis mer forklaring er nødvendig.
Dette gjelder spesielt for kalde e-poster når mottakeren ikke forventer meldingen. Hvis du skriver for å be om et kaffemøte, vær spesifikk, men la rom for intriger. For eksempel kan du skrive "Jeg vil gjerne dele det jeg har lært om innholdsmarkedsføring, samt lære hvordan jeg kan bidra til de nåværende prosjektene dine." Husk: travle mennesker ønsker ikke å få "valgt" hjernen deres. å bli smartere ved å utveksle ideer.
4. Hva er det for meg?
Tenk på e-posten din som en transaksjon: Det du vil ha fra mottakeren, skal komme henne like mye som det kommer deg. På jobben søker vi alle om godkjenning fra våre kolleger, ledere og kunder. Hvordan kan det du ber om, hjelpe mottakeren å oppnå dette? Vær eksplisitt med setninger som "Jeg kan være et aktivum for teamet ditt", "dette kan bidra til å presentere ideene dine tydeligere", eller til og med "tilbakemeldinger fra kunder viser at de leter etter løsninger som disse."
5. Vil du sette pris på det?
Med så mange upersonlige e-postmeldinger som kommer i innboksene våre hver dag, må du skille deg ut ved å vise litt medmenneskelighet. Enten du henvender deg til en kollega eller en kald kontakt, ber du den personen om tid til å følge opp ettertanke til e-posten din. Vis at du setter pris på innsatsen ved å melde deg av med "takk" eller "oppriktig" (alvorlig, "best" er altfor forvirrende). En liten etikette vil langt på vei få svaret du ønsker.
Hold disse spørsmålene på en post-it-lapp, og sjekk meldingene dine mot dem før du sender. Ikke bare vil du beherske e-posthåndverket, du vil være en jævla god formidler i enhver profesjonell setting.
