Jeg elsker å skrive, og jeg elsker alle "regler" som følger med det. Og mens jeg får kopiering av tweets og Facebook-innleggene mine før jeg deler dem med verden, er litt mye for folk flest, tror jeg det er noen få skriveregler vi alle bør følge - spesielt på jobb.
Men mange av oss (meg selv inkludert) bryter dem daglig, ofte uten engang å skjønne det. Og selv om perfekt prosa kanskje ikke er av største betydning i alle kontorer eller bransjer, er det sannsynligvis noen - en kollega, en klient eller sjefen din - som legger merke til skrivingen din, og enda verre, gir en vurdering av profesjonaliteten din basert på den .
Så før du utarbeider en ny e-post, må du ta hensyn til de vanligste feilene på arbeidsplassen, og følg denne veiledningen for å unngå dem.
1. Å skrive for saklig
Eksempel: Thx for ur feedback, Joe! Vil f / u i morgen.
Jeg er heldig nok til å jobbe i et ganske tilfeldig miljø - en der vi kan (og gjøre) bruke flip-flops for å jobbe og masse-maile latterlig Photoshopped øyeblikksbilder av hverandres ansikter.
Men at tilfeldigheten ikke er normen for hvert kontor, noe som betyr at det er best å være mer formell enn useriøs i din profesjonelle skriving. Selv om det åpenbart betyr å omgå forkortelser og slang, betyr det også å skrive i fullstendige setninger, bruke riktig stavemåte og unngå kallenavn. Det kan komme en tid hvor du er komfortabel nok til å snakke mer tilfeldig med mottakeren av meldingen, men i virksomheten er det alltid bedre å spille det trygt (og profesjonelt) enn å beklage.
2. Bruke passiv stemme i stedet for aktiv
Eksempel: Det vedlagte dokumentet ble mottatt av teamet.
La oss få dette ut av veien først: Passiv stemme - det vil si når mottakeren av en handling er gjenstand for setningen (i dette tilfellet dokumentet) - er ikke grammatisk ukorrekt. Men setninger som er formulert passivt virker ofte vanskelig eller unødvendig vage. Aktiv stemme - når den som tar handling er gjenstand for setningen - er vanligvis mer direkte og tydelig. Det høres også mer autoritativt ut, og kan være en bedre måte å vise eierskap eller ansvar for det du har gjort. ("Jeg lagret klienten $ 5.000" viser at du har oppnådd mye bedre enn "$ 5000 ble spart.")
3. Overbruk av utropstegn
Eksempel: Hei Bob! Håper du hadde en flott helg! Jeg vil følge opp Q1-rapporten, og håpet at du kanskje kunne sende meg det siste utkastet - ikke noe rush! :-)
Jeg får definitivt årsakene til at folk blir utrømmelsesglade i profesjonell skriving. Det kan være lett å misforstå tonen eller følelsene bak en e-post hvis ikke for veldig åpenbare temperamenter, og folk peprer ofte skriftene sine med utropstegn i et forsøk på å vise at de er vennlige. Men sannheten er at den rett og slett ikke er profesjonell - og verre kan den komme som ung. (Det samme gjelder uttrykksikoner - et smilefjes vil aldri få poenget ditt på en intelligent lydende måte.)
Husk at utropstegn er ment å vise vekt, og de har en tendens til å miste betydningen når de blir brukt for mye. Bruk dem sparsomt, og i tvil, ikke i det hele tatt.
4. Skrive vage emnelinjer
Eksempel: Emne: tirsdag; Body: Jeg trenger Q1-rapporten levert innen neste tirsdag.
Emnet på e-posten din bør være en rask oversikt over hva som er i kroppen. Dette er et veldig enkelt konsept som overraskende nok ikke har blitt grepet av et stort flertall av arbeidsverdenen. Men når de fleste av oss mottar oppover 200 e-poster per dag og ofte trenger å skanne gjennom en fastpakket innboks etter emnene vi leter etter, kan det være en spesielt irriterende forretningsskrivingfeil å la faglinjene dine være vage.
Med all profesjonell kommunikasjon er målet ditt å gi klarhet så raskt som mulig - og i e-post, som starter med emnelinjen. I eksemplet over ville "Q1-rapport: grunn neste tirsdag" være mye tydeligere enn bare "tirsdag."
5. Å bli sjarglad-lykkelig
Eksempel: Kan du trekke FS-tallene og sjekke at de er parallelle med STH-tellingen?
Selv om du kanskje tror at ved å bruke bransje- eller firma-buzzwords gjør at du høres profesjonell ut og kunnskap, beseirer du det hvis du ikke kan forstå hva du sier. Husk at selv om du tror at din direkte mottaker vil vite hva du snakker om, kan meldingen din sendes videre til andre, både i og utenfor organisasjonen din.
Den beste e-posten eller varselet er en som gjør poenget ditt (eller forespørselen eller svaret ditt) lett synlig, og sjargongen unødvendig skjuler dette formålet.
Ja, vi bryter alle disse reglene fra tid til annen (hei, jeg har sendt mange smilefjes via e-post på kontoret i løpet av dagen). Og i en rask e-post på et tilfeldig kontor til en nær medarbeider, nå og da? Fint. Men generelt er det beste alternativet å spille det trygt, være profesjonell og gjennomgå arbeidet ditt for å holde disse vanlige feilene utenfor den skriftlige kommunikasjonen.
Vil du fortsette å forbedre skrivingen din? Slik kan du bli en bedre forfatter på 10 minutter.
