Denne opplæringen dekker noen av de grunnleggende dosene, og du må ikke legge inn data i regnearkprogrammer som Excel, Google Regneark og Open Office Calc.
Å skrive inn data på riktig måte første gang, kan unngå problemer senere og gjøre det enklere å bruke et antall Excel-verktøy og funksjoner som formler og diagrammer.
Excel Data Entry Oversikt
Den øverste dosen og ikke at du alltid bør huske når du bruker Excel er:
- Gjøre planlegg regnearket ditt.
- ikke la tomme rader eller kolonner stå når du legger inn relaterte data.
- Gjøre lagre ofte og lagre på to steder.
- ikke bruk tall som kolonneoverskrifter og ikke inkludere enheter med dataene.
- Gjøre bruk cellehenvisninger og navngitte områder i formler.
- ikke la celler inneholde formler ulåst.
- Gjøre sortere dataene dine.
Planlegg regnearket ditt
Når det gjelder å skrive inn data i Excel, er det en god ide å gjøre litt planlegging før du begynner å skrive.
Å vite hva regnearket skal brukes til, vil dataene det inneholder, og hva som skal gjøres med dataene i stor grad påvirke regnearkets endelige layout.
Planlegging før du skriver kan spare tid senere hvis regnearket må omorganiseres for å gjøre det mer effektivt og lettere å jobbe med.
Poeng å vurdere
- Hva er formålet med regnearket?
- Hvor mye data vil regnearket holde?
- Er det behov for diagrammer?
- Blir regnearket skrevet ut?
Hva er formålet med regnearket?
- Formålet med regnearket bidrar til å bestemme plasseringen av data, da den viktigste informasjonen må være synlig og lett tilgjengelig.
- Hvilke beregninger kreves? Beregningene påvirker hvilke formler og funksjoner som trengs og hvor de skal ligge.
Hvor mye data vil regnearket holdes?
Mengden data som regnearket vil holde i utgangspunktet og hvor mye som vil bli lagt til senere, vil påvirke antall regneark som brukes.
- Ikke spred dataene dine for mye, siden det kan gjøre spesifikk informasjon vanskelig å finne, og beregninger som spenner over flere ark eller arbeidsbøker, kan begynne å påvirke Excels ytelse.
- For store regneark er det noen ganger nyttig å vise viktige kolonnenummer over kolonneoverskriftene, i stedet for å tvinge brukere til å bla til bunnen av regnearket for å se informasjonen.
Er diagrammer nødvendig?
Hvis hele eller deler av dataene skal vises i et diagram eller diagrammer, kan det påvirke oppsettet av informasjonen.
- Avhengig av typen av diagram, må dataene bli gruppert forskjellig - for eksempel å bruke et oppsummeringsområde for kakediagrammer.
- For store regneark kan diagrammer flyttes til separate sider for å lette pressingen.
Vil regnearket bli skrevet ut?
Hvordan data blir arrangert kan bli påvirket hvis alle eller noen av dataene blir skrevet ut, avhengig av om stående eller liggende layout er valgt og antall ark som trengs.
- Hvis du vil bruke portrettvisning på vanlig papirformat (8 1/2 X 11), bør du vurdere å plassere det meste av dataene i rader under noen få kolonner, slik at alle overskriftene er synlige på ett ark.
- Hvis det kreves flere ark, kan du vurdere å skrive ut kolonneoverskrifter øverst på hver side for å gjøre det enklere å lese dataene.
- Hvis mange kolonner med data skal skrives ut, kan landskapsoppsettet beholde alle overskrifter på en side. Igjen, hvis flere ark er nødvendig, skriv ut kolonneoverskriftene øverst på hver side.
- Hvis diagrammer skal skrives ut, kan du flytte dem til et eget ark for å forenkle oppgaven.
Ikke legg tomme rader eller kolonner i relaterte data
Å forlate tomme rader eller kolonner i datatabeller eller relaterte dataområder kan gjøre det svært vanskelig å bruke en rekke Excel-funksjoner som diagrammer, pivottabeller og visse funksjoner.
Selv tomme celler i en rad eller kolonne som inneholder data kan forårsake problemer som vist i bildet ovenfor.
Fraværet av tomme mellomrom vil også gjøre det lettere for Excel å oppdage og velge alle relaterte data i et område hvis det brukes funksjoner som sortering, filtrering eller AutoSum.
Snarere enn å legge ut tomme rader eller kolonner, bruk grenser eller formateringsoverskrifter og etiketter med fet eller understreket for å bryte opp dataene og gjøre det enklere å lese.
Skriv inn datakolonne-vis når det er mulig.
- Når du legger ut regnearket ditt, legger du en beskrivende overskrift øverst i den første kolonnen i tabellen med dataene nedenfor.
- Hvis det er mer enn en dataserie, må du liste dem etter hverandre i kolonner (venstre til høyre) med tittelen for hver dataserie øverst.
Hold ikke-relaterte data adskilt
Samtidig med å holde relaterte data sammen er viktig, samtidig kan det være nyttig å holde uavhengige dataområder skilt.
Hvis du forlater tomme kolonner eller rader mellom ulike dataområder eller andre data på regnearket, vil det igjen gjøre det lettere for Excel å korrekt oppdage og velge relaterte områder eller datatabeller.
Gjør Lagre ofte
Betydningen av å lagre arbeidet ditt ofte kan ikke overvurderes - eller oppgitt for ofte.
Selvfølgelig, hvis du bruker et nettbasert regneark som Google Regneark eller Excel Online da er ikke lagring et problem, siden ingen av programmene har et lagringsalternativ, men i stedet arbeider med en autosave-funksjon.
For datamaskinsbaserte programmer, men etter at to eller tre endrer om det er å legge til data, endre en formatering eller legge inn en formel, lagrer du regnearket.
Hvis det virker for mye, lagre minst hvert to eller tre minutter.
Selv om stabiliteten til datamaskiner og dataprogrammer har forbedret seg drastisk de siste årene, krasjer programvaren fortsatt, strømbrudd skjer fremdeles, og andre mennesker går noen ganger over strømledningen og trekker den ut av stikkontakten.
Og når det skjer, øker tapet av mengden data - stort eller lite - bare arbeidsbelastningen når du prøver å rekonstruere det du allerede har gjort.
Excel har en Autosave funksjon, som vanligvis fungerer veldig bra, men det bør ikke stole på. Få vane til å sikre dine egne data med hyppige lagringer.
Snarvei til lagring
Lagring behøver ikke å være en tøff oppgave å flytte musen til båndet og klikke på ikoner, bli vant med å lagre ved å bruke hurtigtastkombinasjonen av:
Ctrl + S
Lagre på to steder
Et annet aspekt ved lagring som ikke kan overvurderes, er viktigheten av å lagre dataene dine på to forskjellige steder.
Den andre plasseringen er selvsagt en backup, og det har blitt sagt mange ganger, " Sikkerhetskopier er som forsikring: ha en og du vil sannsynligvis ikke trenge det, ikke ha en, og du vil sannsynligvis '.
Den beste sikkerhetskopien er en som er i en annen fysisk plassering fra originalen. Tross alt, hva er poenget med å ha to kopier av en fil hvis de:
- Er det på samme harddisk som mislykkes?
- Er det på samme datamaskin som blir stjålet?
- Er i samme bygning som brenner til bakken?
Webbaserte sikkerhetskopier
Igjen, å lage en backup trenger ikke å være en belastende eller tidkrevende oppgave.
Hvis sikkerhet ikke er et problem - hvis du sier at regnearket er en liste over dine DVD-er - send deg en kopi ved hjelp av webpost, slik at en kopi forblir på serveren, sannsynligvis er tilstrekkelig.
Hvis sikkerheten er et problem, er nettoppbevaring fortsatt et alternativ - om enn med et selskap som spesialiserer seg i den typen ting og tar betalt for det.
I tilfelle av elektroniske regneark, antas programmets eiere sikkerhetskopiere sine servere - og dette inkluderer alle brukerdata. Men for å være trygg, last ned en kopi av filen til din egen datamaskin.
Ikke bruk tall som kolonneoverskrifter og ikke inkludere enheter med dataene
Bruk overskrifter øverst i kolonnene og i begynnelsen av rader for å identifisere dataene dine, da de gjør operasjoner som sortering mye enklere, men bruk ikke tall som - 2012, 2013, og så videre - å gjøre den.
Som vist i bildet ovenfor, kan kolonne- og radoverskrifter som bare er tall, utilsiktet inkluderes i beregningene. Hvis formlene inneholder funksjoner som:
- Autosummer
- AutoMax
- AutoAverage
som automatisk velger rekkevidden av data for funksjonens argument.
Typisk ser slike funksjoner først opp for kolonner av tall over hvor de befinner seg, og deretter til venstre for en rekke tall, og eventuelle overskrifter som bare er tall vil bli inkludert i det valgte området.
Tall som brukes som radoverskrifter kan også misforstås som en annen dataserie hvis den er valgt som en del av et område for et diagram i stedet for som akse-etiketter.
Formater tall i overskriftcellene som tekst eller opprett tekstetiketter ved å gå foran hvert nummer med et apostrof (') - for eksempel' 2012 og '2013. Apostrofen vises ikke i cellen, men endrer tallet til tekstdata.
Hold enheter i overskriftene
Ikke skriv inn valuta, temperatur, avstand eller andre enheter i hver celle med talldataene.
Hvis du gjør det, er det en god sjanse for at Excel eller Google Regneark ser alle dataene dine som tekst.
I stedet plasserer du enheter i overskriftene øverst i kolonnen, som, som det skjer, vil sørge for at disse overskriftene i det minste er tekst og ikke vil skape det som er diskutert ovenfor.
Tekst til venstre, tall til høyre
En rask måte å fortelle om du har enten tekst- eller talldata, er å kontrollere justeringen av dataene i en celle. Som standard er tekstdata justert til venstre i Excel og Google Regneark, og talldata er justert til høyre i en celle.
Selv om denne standardjusteringen enkelt kan endres, blir ikke formatering normalt brukt før alle data og formler er blitt angitt, slik at standardjusteringen kan gi deg en anelse tidlig om at noe er galt i regnearket.
Prosent- og valutasymboler
Den beste fremgangsmåten for å skrive inn alle dataene i et regneark er å skrive inn bare det vanlige tallet og formater deretter cellen til å vise nummeret riktig - og dette inkluderer prosentandeler og valutabeløp.
Excel- og Google-regneark aksepterer imidlertid prosentvise symboler som er skrevet inn i en celle sammen med tallet, og begge gjenkjenner også vanlige valutasymboler, for eksempel dollarskiltet ($) eller det britiske pundsymbolet (£) hvis de skrives inn i en celle sammen med talldata, men andre valutasymboler, som den sørafrikanske rand (R), vil trolig tolkes som tekst.
For å unngå potensielle problemer, følg de ovennevnte beste praksisene og skriv inn beløpet og formater deretter cellen for valuta i stedet for å skrive inn valutasymbolet.
Bruk Cell Referanser og Navngitte Ranger I Formler
Både cellehenvisninger og navngitte områder kan være og bør brukes i formler for å gjøre det raskere og enklere å holde formlene og i forlengelse, hele regnearket, uten feil og oppdatert.
- Cell referanser er en kombinasjon av kolonne bokstav og rad nummer av en celle - for eksempel A1, B23 og W987 - og brukes til å identifisere plasseringen av data i et regneark.
- Et navngitt område eller definert navn ligner en cellereferanse ved at den brukes til å identifisere en celle eller en rekke celler i et regneark.
Referansedata i formler
Formler brukes i Excel for å utføre beregninger - som tillegg eller subtraksjon.
Hvis faktiske tall er inkludert i formler som:
= 5 + 3
Hver gang dataendringene sier til 7 og 6, må formelen redigeres og tallene endres slik at formelen blir:
= 7 + 6
Hvis dataene i stedet legges inn i celler i regnearket, kan cellehenvisninger eller rekkeviddenavn brukes i formelen i stedet for tallene.
Hvis tallet 5 er inngått i celle A1 og 3 i celle A2, blir formelen:
= A1 + A2
For å oppdatere dataene, endre innholdet i celler A1 og A2, men formelen forblir den samme som Excel oppdaterer automatisk formelresultater.
Besparelsene i tid og krefter økes dersom regnearket inneholder mer kompliserte formler, og hvis flere formler refererer til de samme dataene, siden dataene bare må endres på ett sted, og alle formler som refererer til den, vil bli oppdatert.
Ved hjelp av cellereferanser eller navngitte områder gjør du også regnearket ditt sikrere, siden det gir deg mulighet til å beskytte formlene fra utilsiktede endringer mens du forlater dataceller som forandrer seg.
Peker på dataene
En annen funksjon i Excel- og Google-regneark er at de lar deg taste inn cellehenvisninger eller utvalgsnavn i formler ved å peke som innebærer å klikke på en celle for å legge inn referansen i formelen.
Pekende reduserer muligheten for feil forårsaket av å skrive inn feil cellereferanse eller feilstaving av et områdenavn.
Bruk navngitte områder til å velge data
Å gi et område med relaterte data Et navn kan gjøre det mye enklere å velge dataene når du utfører sorter eller filtreringsoperasjoner.
Hvis størrelsen på et dataområde endres, kan rekkevidden til et navn enkelt redigeres ved hjelp av navnebehandleren.
Ikke la celler inneholde formler ubeskyttet
Etter å ha brukt så mye tid på å få formlene deres riktige og bruke riktige cellehenvisninger, gjør mange mennesker feilen i å forlate de formlene som er sårbare for utilsiktede eller utilsiktede endringer.
Ved å plassere data i celler i regnearket og deretter referere til dataene i formler, kan cellene som inneholder formlene låses og, om nødvendig, passordbeskyttet for å holde dem trygge.
Samtidig kan cellene som inneholder dataene, låses opp slik at endringer enkelt kan skrives inn for å holde regnearket oppdatert.
Beskytte et regneark eller en arbeidsbok er en to-trinns prosess:
- Pass på at de riktige cellene er låst.
- Bruk beskyttelsesarket, og legg til et passord hvis du ønsker det.
Sorter dine data
Gjør sortere dataene dine etter at du har skrevet inn det.
Arbeide med små mengder usorterte data i Excel eller Google Regneark er vanligvis ikke et problem, men etter hvert som en rekke data øker, gjør det vanskelig å jobbe effektivt med det.
Sorterte data er enklere å forstå og analysere, og noen funksjoner og verktøy, for eksempel VLOOKUP og SUBTOTAL, krever sorterte data for å returnere de riktige resultatene.
Sortering av dataene dine på ulike måter kan også gjøre det lettere å se på trender som ikke er åpenbare i begynnelsen.
Velger data som skal sorteres
Før data kan sorteres, trenger Excel å kjenne det eksakte området som skal sorteres, og vanligvis er Excel ganske bra for å velge områder med relaterte data så lenge det ble skrevet inn:
- Ingen tomme rader eller kolonner ble igjen innenfor et område med relaterte data;
- Og tomme rader og kolonner ble etterlatt mellom områder med tilhørende data.
Excel vil selv bestemme, ganske nøyaktig, om datafeltet har feltnavn og ekskluder denne raden fra poster som skal sorteres.
Men slik at Excel kan velge rekkevidde som skal sorteres, kan være risikabelt, spesielt med store mengder data som er vanskelig å kontrollere.
Bruke navn til å velge data
For å sikre at de riktige dataene er valgt, merker du ut området før du starter sorteringen.
Hvis det samme området skal sorteres gjentatte ganger, er den beste tilnærmingen å gi den et navn.
Hvis et navn er definert for rekkevidden som skal sorteres, skriver du navnet i Navn-boksen, eller velger det fra den tilhørende nedtrekkslisten, og Excel markerer automatisk det riktige datasettet i regnearket.
Skjulte rader og kolonner og sortering
Skjulte rader og kolonner med data blir ikke flyttet under sortering, så de må være skjult før sorteringen finner sted.
For eksempel, hvis rad 7 er skjult, og den er en del av en rekke data som er sortert, vil den forbli som rad 7 i stedet for å bli flyttet til riktig sted som følge av sorteringen.
Det samme gjelder for kolonnene av data. Sortering etter rader innebærer omarrangering av kolonnene av data, men hvis kolonne B er skjult før sorteringen, vil den forbli som kolonne B og ikke ombestilles med de andre kolonnene i sortert rekkevidde.
Alle tall skal være butikker som tall
Kontroller at alle tall er lagret som tall. Hvis resultatene ikke er det du forventet, kan kolonnen inneholde tall lagret som tekst og ikke som tall. For eksempel, negative tall importert fra noen regnskapssystemer eller et nummer som er angitt med en ledende ' (apostrof) lagres som tekst.
Når du raskt sorterer data med A-Z eller Z-A knappen, ting kan gå galt feil. Hvis det finnes en tom rad eller tomme kolonner i dataene, kan deler av dataene sorteres, mens andre data ignoreres. Tenk deg rotet ditt, hvis navn og telefonnummer ikke lenger samsvarer, eller hvis bestillinger går til feil kunder!
Den enkleste måten å sikre at riktig utvalg av data er valgt før sortering er å gi det et navn.
Den andre antakelsen påvirker nøyaktig hva Excel sorterer. Hvis du har en enkelt celle valgt, utvider Excel valget for å velge et område (mye som å trykke på Ctrl + Shift + 8) begrenset av en eller flere tomme kolonner og rader. Den undersøker deretter den første raden i det valgte området for å avgjøre om det inneholder headerinformasjon eller ikke.
Dette er hvor sortering med verktøylinjeverktøyene kan bli vanskelig. Overskriften din (forutsatt at du har en) må oppfylle noen ganske strenge retningslinjer for at Excel skal gjenkjenne det som en header. For eksempel, hvis det finnes noen blanke celler i topplinjen, kan Excel tro at det ikke er en header. På samme måte, hvis toppraden er formatert på samme måte som de andre radene i dataområdet, kan den kanskje ikke gjenkjenne den. I tillegg, hvis datatabellen din helt og holdent består av tekst og hovedlinjen inneholder noe annet enn tekst, vil Excel nesten ikke hele tiden gjenkjenne topplinjen. (Ronen ser akkurat ut som en annen datarute til Excel.)
Først etter at du har valgt rekkevidde og bestemmer om det er en headerrad, vil Excel gjøre den faktiske sorteringen. Hvor fornøyd du er med resultatene, avhenger av hvorvidt Excel har både utvalgsvalg og toppradsbestemmelse riktig. For eksempel, hvis Excel ikke tror du har en headerrad, og du gjør det, blir overskriften sortert inn i dataens kropp; Dette er vanligvis en dårlig ting.
For å sikre at dataområdet ditt blir gjenkjent korrekt, bruk Ctrl + Shift + 8 snarvei for å se hva Excel velger; Dette er hva som skal sorteres. Hvis det ikke samsvarer med dine forventninger, må du enten endre tegnene til dataene i tabellen, eller du må velge datarommet før du bruker Sortere dialogboks.
For å sikre at overskriften din blir gjenkjent korrekt, bruk Ctrl + Shift + 8 snarvei for å velge dataområdet, så se på første rad. Hvis toppteksten har blanke celler blant de som er valgt i den første raden, eller den første raden er formatert akkurat som den andre raden, eller du har mer enn en overskriftsrad valgt, forutsetter Excel at du ikke har noen overskriftsrad i det hele tatt. For å rette opp dette, gjør du endringer i headerraden din for å sikre at den gjenkjennes ordentlig av Excel.
Endelig kan alle spillene være av hvis data tabellen bruker flere rad overskrifter. Excel har det vanskelig å gjenkjenne dem. Du sammensatte problemet når du forventer at det skal inkludere tomme rader i den overskriften; det kan bare ikke gjøre det automatisk. Du kan imidlertid bare velge alle rader du vil sortere før du gjør sorteringen. Med andre ord, vær spesifikk i hva du vil at Excel skal sortere; ikke la Excel gjøre forutsetningene for deg.
Datoer og tider lagret som tekst
Hvis resultatene av sortering etter dato ikke viser seg som forventet, kan dataene i kolonnen som inneholder sorteringsnøkkelen inneholde datoer eller tider lagret som tekstdata i stedet for som tall (datoer og tider er bare formaterte talldata).
I bildet ovenfor ble posten for A. Peterson endret på bunnen av listen, da, basert på lånedato 5. november 2014, skulle posten ha blitt plassert over posten for A. Wilson, som også har en lånedato den 5. november.
Årsaken til de uventede resultatene er at lånedato for A. Peterson er lagret som tekst, snarere enn som nummer
Blandede data og raske sorter
Når du bruker den raske sorteringsmetoden for poster som inneholder tekst- og nummerdata blandes sammen, sorterer Excel tallet og tekstdataene separat - plasserer postene med tekstdata nederst på den sorterte listen.
Excel kan også inkludere kolonneoverskriftene i de sorterte resultatene - tolke dem som bare en annen rad tekstdata i stedet for som feltnavn for datatabellen.
Sorter advarsler - Sorter dialogboksen
Som vist på bildet ovenfor, hvis Excel-dialogboksen brukes, selv for sorter på en kolonne, viser Excel en melding som varsler deg om at det har oppstått data lagret som tekst og gir deg muligheten til å:
- Sorter alt som ser ut som et tall som nummer.
- Sorter tall og tall lagret som tekst separat.
Hvis du velger det første alternativet, forsøker Excel å plassere tekstdataene på riktig sted for de sorterte resultatene.
Velg det andre alternativet, og Excel vil plassere postene som inneholder tekstdata nederst i de sorterte resultatene, akkurat som det gjør med raske sorter.
