Delegasjonen høres kjempebra ut, ikke sant? Du vil ikke gjøre noe lenger, så du skyter det over til din kollega, eller assistenten din, eller til og med praktikantene dine.
Det hele er kjempebra (om ikke litt unøyaktig), men det er også umulig om du er den tilknyttede, assistenten eller praktikanten. Hvem får du dele ut oppgaver slik at du kan fokusere på de store og viktige tingene?
Det er vel det, vennene mine, der delegering oppover kommer inn. Å delegere opp betyr å gi arbeid til de rundt og over deg. Jeg vedder på at du tror det ikke er noen måte du kan slippe unna med det. Men, hør meg ut, det er legitime grunner til å delegere opp. Så les videre, fjern de kjedelige oppgavene fra skrivebordet ditt, og senk tennene i noe mye kjøligere.
1. delegere til sjefen din (til delegerte)
Å, du er mer enn villig til å gjøre det du blir spurt om. Du ville være perfekt fornøyd med å bruke fire dager på arkivering av gamle fakturaer. Imidlertid har du sett på utviklingsplanen din, og hvis du skal dekke alt det grunnlag du bør i dette kvartalet, kan det hende at noen av de mer grunnleggende oppgavene som er tildelt til deg, må deles mellom teamet.
Nøkkelen her er ikke å klage på det kjedelige arbeidet ditt, og så si: "Hei Ted, fremover, du kommer faktisk til å håndtere klientfakturaene." I stedet må du sette deg ned med lederen din og diskutere hvordan de daglige oppgaver bidrar til lagets overordnede mål. I stedet for å kunngjøre: "Jeg vil ikke gjøre disse kjedelige tingene lenger", må du si: "Hvordan vil du at jeg skal prioritere dette ansvaret?"
Kanskje han vil se på oppgavelisten din og bestemme at han heller vil at du bruker mer tid på A enn B. Eller kanskje han vil se at du bruker flere timer på administrative oppgaver enn han skjønte og finner noen for å hjelpe deg med å komme inn. Eller kanskje han vil fortelle deg at alt dette virker mulig, og at han forventer at du skal gjøre alt. Du vet ikke før du spør.
2. Delegert til noen som er bedre for jobben
La oss si at du har blitt bedt om å lage et regneark, fylle det med data og analysere det. Det er en sugjobb, og den har blitt dumpet på deg, den stakkars naive nybegynneren. La oss tenke på det. Er du en Excel-veiviser? Er du en elsker av big data? Hvis du har svart nei på disse, er det sannsynligvis ikke den rette jobben for deg. Og avgjørende, du er ikke den rette personen for jobben.
Du må slå spion på dette tidspunktet, og finne ut hvem blant teamet ditt som vil elske denne typen jobber (eller i det minste kunne få det gjort raskere og bedre enn du kunne). Ta det deretter opp til lederen din. Stress at du er veldig opptatt av å være nyttig og profesjonell, og at du er glad for å utføre oppgaven, men at det kan være mer effektivt for hele teamet at Brian fokuserer på dataene mens du fokuserer på det du ble ansatt til.
3. Delegert til teknologi
Høres litt rart ut, ikke sant? Men bære med meg. La oss for eksempel si at det første du får i oppgave hver dag er å sjekke e-postene som kom inn over natten og distribuere dem til de aktuelle personene. La tech ta den jobben videre. Sett opp regler basert på nøkkelord, og kutt ned tiden du bruker på en slik repeterende oppgave. (For mer informasjon om hvordan du gjør det, sjekk ut denne artikkelen.)
Jobber du med et prosjekt? Bruk en prosjektledelsesapp som Basecamp. Sender du masse e-postmeldinger? Vurder et produkt som Mailchimp. Og jeg forstår at dette er nærmere automatisering enn delegering, men når du sliter i bunnen av dyngen, er alternativene begrensede. Ved å delegere til tech kan du bare kutte ut noen av de mer tyngende oppgavene og fokusere på de som vil hjelpe deg til å bli en styrke du må regne med enda raskere.
4. Delegere til et bedre system
OK, dette er ditt siste skuespill. Du har fått oppgaven som ingen andre i teamet ønsker; det er tungvint, tidkrevende og nok til at du får lyst til å løpe skrikende fra bygningen. Men hold på! Det er måter å gjøre dette til din fordel.
Du bør ønske uber-oppgaven velkommen med åpne armer, men med en hemmelig plan i tankene - å ta den, effektivisere den og levere den tilbake. Dette er din mulighet til å vise lederen din hva du kan gjøre. Ved å ta en jobb som alle hater og gjøre den håndterbar (til og med morsom), gjør du teamet en enorm tjeneste. Og når det først er en rask og enkel jobb, vil du ikke ha en slik kamp på hendene når du vil delegere den til en kollega.
Delegering er vanskelig. Det er vanskeligere å delegere opp. Men hvis du kan sette et positivt spinn på hvorfor du vil delegere, appellere til styrkene til kollegaene dine og gjøre det klart at du handler om det større gode, bør det bare være så mye lettere å slippe unna. Lykke til!
