Du er samvittighetsfull når det gjelder e-post. Faktisk prøver du alltid å svare innen 24 timer. Skrap det - innen øyeblikk etter en innkommende melding.
Og oftere det ikke, det er flott. Men noen ganger kan det å slå tilbake den første e-postmeldingen komme tilbake - stor tid. Her er noen tegn på at du bør gå bort fra datamaskinen og komme tilbake til meldingen på et senere tidspunkt.
1. Responsen din er virkelig lang
Dessverre er det ikke mulig å diplomatisk fortelle noen at du tror han er en idiot. Så hvis du skriver en e-post som briljant danser rundt det faktum at du forakter dine medarbeiders tanker, kan jeg love deg at e-posten omtrent oversettes til: “Her er noen fluffy setninger. PS. Jeg tror at ideen din suger. ”
Hvis du kan skrive hva du tenker i en setning (f.eks. "Jeg vil aldri ta denne tilnærmingen") og e-postadressen din er fortsatt tre avsnitt lang, har du problemer. Du tror kanskje det er lurt å vie en seksjon til hvordan du forstår hvorfor den andre personen kan være forvirret, og en annen til hvordan du vet hva du snakker om, og en tredje til hvordan planen din er bedre. Imidlertid er det egentlig bare flere linjer som den andre personen kan lese feil (eller se gjennom).
Prøv i stedet å være så kortfattet som mulig. Hvis du er uenig med noen, er en kort beskrivelse av "Jeg er ikke sikker på at vi er på samme side" eller "Jeg har lest en annen ting om det" faktisk mye hyggeligere - og mer effektiv.
2. Responsen din er overfylt med tegnsetting
Med mindre du forteller noen at noe er den beste nyheten du noen gang har hørt - og det virkelig er - bør du være på vakt mot en e-post full av vekt. Hvis hvert annet ord er fet eller kursiv eller i alle caps, og tegnsetting er i tre eksemplarer; den andre personen vil anta at meningen din er ekstrem. (I en tidligere jobb hadde jeg en klient som skrev alle e-postene sine, til og med de verdslige, i alle landskamper. Personalet omtalte kjærlig sin korrespondanse som løsepenger.)
Men det er ikke alt moro og spill. Hvis følelsene dine ikke er positive, kan den andre personen lett tro at du prøver å formidle sinne - i motsetning til å si, enkel forvirring. For eksempel "Jeg er ikke sikker på hva det betyr ??? !!!!" virker rett og slett fiendtlig. Heldigvis er løsningen her ganske enkel. Å begrense deg til ett skilletegn og ikke noe kursiv (“Jeg er ikke sikker på hva det betyr.”) Uttrykker fremdeles at du er uklar om noe, men det på en mye mer målt måte.
3. Din respons er uklar (til og med deg)
Du teller ned minuttene til arbeidsdagen er over. Eller så er du oversvømmet av jobb og bare prøver å holde hodet over vann. Uansett årsak er du ikke fokusert, og du har lest e-postmeldingen du skriver seks ganger.
Og sikker på at du kan sjekke det ut for en syvende gang og så trykke på send. Men hvis du fortsatt spør deg selv om den linjen er fornuftig, er det et tegn på at nei, det gjør det sannsynligvis ikke.
Hvis du kan komme tilbake til e-posten, kan du si, etter at du har spist lunsj eller etter det kommende møtet som bringer all din energi i fare, vent. Hvis du trenger å svare ASAP, kan du sende et kort svar med lovnad om å sende på mer informasjon senere. Ofte holder en rask merknad som bekrefter mottak og lar noen vite at du vil være i kontakt med mer informasjon, kommunikasjonslinjene åpne - og gir deg pusterom til å komponere svaret ditt når du har mer båndbredde.
4. Din respons involverer deg i å gå over og utover pliktene dine
Du vet hva slags meldinger som er typisk i innboksen. Men av og til kommer noe din vei, og du tenker alt fra: "Hmm, det er rart …" til "Vent, er dette jobben min?"
Det kan være lurt å skyte tilbake et raskt svar av flere grunner. Kanskje du ikke tror problemet er verdt din veileders tid. Kanskje kommer en strålende respons til tankene, og du går bare for det, og skjønner at det vil bli sett på som å ta initiativ.
Si for eksempel at en klient sender deg e-post om et prosjekt som er utenfor arbeidsmengden. Så du vil se om du kan finne svaret, og hvis ikke, send henne tilbake med navnet på personen som håndterer det. Det er nyttig, ikke sant? Vel, ikke hvis det er en bakhistorie du ikke er klar over. Selv om du hadde gode intensjoner, kan du sette kollegaen eller sjefen din på et tøft sted.
Et godt alternativ er å videresende e-posten til den aktuelle personen med et tilbud om hjelp. Det ser slik ut “Arthur fra ABC Corporation spurte om jeg kunne gi deg kontaktinformasjonen din. Ville det være OK? ”Eller, ” Mark spurte om detaljene om XYZ-prosjektet. Ville det være nyttig for meg å koble ham med deg eller dele tidslinjen vår? ”Det kan forsinke svaret ditt, men du vet at du sender den rette.
Er du usikker på om en e-postadresse treffer riktig merknad? Ta en pause og kom tilbake til det.
