Forrige fredag klokka 16:30 la jeg av datamaskinen min, renset av pulten og dro hjem. Et av elementene jeg kastet i søppelbøtta før jeg reiste var oppgavelisten min for uken: 150 gjenstander, alle sjekket av. Jeg jobbet ikke en eneste sen kveld eller tidlig morgen den uken. Og jeg hadde til og med tid hjemme til å lage meg ordentlige middager, se venner, gå tur med hunden og se for mye TV.
Nå, før du gjør noen antagelser om innholdet i oppgavelisten min eller viktigheten av jobben min generelt, må jeg nevne at i løpet av denne uken ledet jeg en styreutvalgs utlysning, brainstormet et tilskuddsforslag for USDA, møtte en administrerende direktør i en større stiftelse, ble introdusert for en ledende gründer av en Microsoft-utøvende, sendte inn tre bevilgningsforslag og mottok min årlige resultatanmeldelse (som for øvrig var veldig positiv).
Kort sagt, jeg jobber mye hver uke. Hvordan gjør jeg det uten å ha et nervøst sammenbrudd - og med tid til overs? Her er noen tips.
1. Vet hva som må gjøres
Selv om det virker åpenbart, er tingene som stresser folk mest ut de tingene de ikke visste å forvente. Så for å starte uken, gjennomgå alt du trenger å gjøre i detalj. La oss for eksempel si at du vet at et forslag skal komme på fredag, og det er din jobb å gjøre historien, men økonomiteamet er ansvarlig for budsjettet. For å sikre at hele prosjektet blir fullført i tide, må du sørge for å legge til "sjekk inn med økonomisteam om budsjett" til oppgavelisten din.
Jeg er ganske agnostisk om verktøy for oppgavelister; skrevne lister fungerer like bra for meg som elektroniske løsninger, som Evernote eller Asana. Men jeg har en regel om at hele listen må være på ett sted. Du kan segmentere og omorganisere alt du liker, men du bør se alt du trenger å gjøre med et øyeblikk.
2. Vet hva som må gjøres først
Når jeg har hatt tilsyn med mindre erfarne medarbeidere, fant jeg ut at den største veisperringen for dem ikke var å vite hvordan de skulle prioritere og arrangere dagen deres.
Hvis det for eksempel var et stort prosjekt på grunn av neste uke, ville de presse full damp fremover mot den fristen, til tross for at de først trengte å samle informasjon fra en annen avdeling - informasjon som sannsynligvis kan angre alt arbeidet de er ferdig. Og i mellomtiden var det andre, mindre prosjekter de kunne ha gjort skikkelig fremgang på.
Dine prioriteringer kan også endre seg basert på humøret eller timeplanen din. For eksempel, hvis jeg har en spesielt ukreativ dag, vet jeg at det ville være mer effektivt for meg å prioritere et dataprosjekt. Hvis jeg er på møter det meste av dagen, svarer jeg samtaler og e-post mellom avtaler snarere enn å prøve å lansere til noe større på så kort tidsramme.
Du vil være mye mer effektiv hvis du jobber med prioriteringene og begrensningene dine i stedet for å prøve å motstå dem.
3. Be om hjelp
Hvis jeg ikke har tjent noe annet på å jobbe i ideelle organisasjoner, har jeg lært at hvis du ikke spør, får du ikke det. Ingen kan gjøre jobben i en organisasjon alene. Hvis du ikke har ferdigheter eller tid til å gjøre noe effektivt, er det din plikt å be om hjelp.
Heldigvis, for å jobbe for ideelle organisasjoner, kan jeg vanligvis finne en frivillig som hjelper meg med mer verdslige oppgaver. Hvis jeg trenger et høyere kompetanse, trekker jeg ut adresseboken min og ser om jeg kjenner noen som kan foreslå en løsning. Nylig, for eksempel, var jeg kvalmende over en delrapport for en giver. Vi var midtveis i et nytt program, så selv om jeg visste at vi hadde gjort mye, visste jeg ikke hvordan jeg skulle formidle det i rapportformen. Så jeg tok en av vennene mine med en kaffe, og hun foreslo å fokusere hele rapporten på historier fra klienter og hvordan de tolket det nye programmet.
Det var et gjennombrudd - et jeg aldri ville hatt på egen hånd. Giveren elsket det og satte meg i kontakt med sin kommunikasjonsavdeling for å publisere programmet enda mer. Når jeg hadde ideen, tok det meg en uke å fullføre rapporten - den samme tiden jeg hadde brukt på å bekymre meg for den før jeg møtte min venn.
4. Lukk løkken
Du kjenner til den tilfredsstillende følelsen av å sjekke noe fra oppgavelisten din? Det føles ikke bare bra; det er en viktig måte å indikere at du er ferdig med en oppgave og nå kan gå videre til noe annet.
Men før du går videre, vil du forsikre deg om at du har en oversikt over de fullførte oppgavene dine et sted, slik at du kan følge opp om - ahem - mødre ikke er så effektive som du er. Når jeg for eksempel er ferdig med et bevilgningsforslag, legger jeg alltid en påminnelse i kalenderen min om å følge opp med innskyteren om åtte uker. På det tidspunktet vil de fleste finansierere ha tatt sine beslutninger, og hvis de ikke har det, kan de være interessert i å lære litt mer om organisasjonen. På samme måte kan sjefen din kanskje ikke komme tilbake til deg om et prosjekt på noen uker hvis du overlater det til ham, men en beskjed etter noen dager kan få ham til å ta en titt tidligere.
Jeg er en fast tro på å jobbe smartere, ikke hardere. Jobben min er for viktig for meg og menneskene som organisasjonen min tjener til å godta alt annet enn det beste. Men jeg vet av erfaring at å løpe meg fillete ved å jobbe 60 pluss timer i uken ikke kommer til å hjelpe noen til slutt. Å jobbe mer effektivt betyr bedre resultater og en helg - hva kan være bedre enn det?
