Av og til vil jeg motta en av disse e-postmeldingene som får meg til å si: “Hæ?” Ansiktet mitt er et uttrykk for massiv forvirring, og jeg er ikke helt sikker på hva jeg skal svare. Jeg kan fortelle fra lengden eller innholdet i e-posten at det er behov for et svar, men noe med meldingen har gjort det til og med å komme i gang med et svar til en enorm hodepine.
For de dagene hvor du blir møtt med et lignende forhold, her er mitt råd: Ikke engasjere den ikke-sensiske e-posten, og kast den i stedet for den andre personen.
For å hjelpe deg har jeg samlet de foreslåtte svarene mine til de fire vanligste typene forvirrende e-postmeldinger jeg mottar.
1. The Rambling Non-Ask
Denne typen e-postmeldinger er den verste lovbryteren. Vanligvis ganske lang tid, med mye detalj, er den ruslende e-posten som ikke blir spurt, ofte ustrukturert - og uklart hva avsenderen egentlig er ute etter. Du leser den på nytt (så les den på nytt etter at du har fått kaffe), og innser at det ikke er din uklare hjerne - det er litt alvorlig uklar kommunikasjon.
Ditt svar
3. Vaskeristen
Denne typen e-post inneholder ofte en vanvittig liste over kulepunkter, handlingsemner, spørsmål og kommentarer - og vil kreve mye tid ikke bare for å komme gjennom, men for å svare. Tilnærmingen din skal være litt annerledes, avhengig av om avsenderen har myndighet til å tildele deg arbeidet eller ikke, men uansett, be ham eller henne om å prioritere og dele opp arbeidet.
Din respons (hvis det er noen som kan tilordne deg å jobbe)
Din respons (hvis det er noen som ikke burde tilordne deg å jobbe)
4. Den kalde e-posten for råd
Denne typen e-postmeldinger er det du ofte vil svare på, siden du vil hjelpe andre som ber om hjelp, men noen mennesker er flinkere til å spørre om råd enn andre. Når en nærmest fremmed sender deg en e-postmelding som ber deg om noe tullete eller, enda verre, å svare på flere spørsmål enn en universitetssøknad, kan du vurdere å la han eller henne gjenopprette spørsmålet.
Ditt svar
Kort sagt, ikke gjør andres manglende evne til å kommunisere hans eller hennes behov tydelig la mer arbeid (eller stress) falle på tallerkenen din. Med litt finesse kan du flytte byrden ved å forstå og prioritere e-post tilbake til avsenderens domstol, redusere responstid og spare deg for en stor hodepine i prosessen!
