Vi vet alle at arbeid innebærer, vel, arbeid. Selv om du elsker jobben din, kan det ikke alltid være lett, og det kan ikke alltid være morsomt.
Men noen ganger ønsker vi at jobbene våre skal være litt (eller mye) enklere. Vi ønsker å få arbeidet vårt raskere, ikke føle oss for mye eller overveldet, og ha mer tid til de tingene vi virkelig elsker.
Den gode nyheten er at det er måter å gjøre det på (uten å være en total slakker). Sjekk ut favoritt tipsene våre og triksene nedenfor for å være mer produktive, fjerne ting du ikke trenger å gjøre fra oppgavelisten din, og samlet sett gjøre jobben din til en mye mer behagelig opplevelse.
1. Ikke planlegg å gjøre for mye
Her er en hemmelighet for deg: De fleste oppgavelister er altfor lange, noe som fører til overarbeid og stress når det ikke blir gjort. Anta i stedet at du bare kan få en stor ting, tre middels ting og fem små ting gjort om dagen (færre hvis du har mange møter). Vi har laget en mal som hjelper deg med å planlegge en mer fornuftig oppgaveliste.
2. Fokuser på oppgaver med høy belønning
Fokuser mesteparten av energien din på oppgavene som skal skape de største resultatene. Du vil se ut som om du gjør mye mer, men i all hemmelighet med mindre krefter. Dette kalles ofte å få den lavthengende frukten - fordelene du kan oppnå med minst mulig anstrengelse.
3. Arbeid i sprints
Det har blitt sagt gang på gang at hemmeligheten bak å få mer arbeid på kortere tid er å jobbe i utbrudd, med pauser i mellom. Intervallene du velger vil avhenge av arbeidet ditt og preferansene dine, men uansett hva du går med, angi en tidtaker, gjør ditt beste for å holde fokus i den perioden og deretter faktisk reise deg opp og ta en pause imellom. Du vil føle deg mer energisk i løpet av arbeidsøktene dine og til slutt være mer effektiv.
4. Gi hver dag et tema
Forstyrrer distraksjoner deg fra å fokusere på de viktige tingene? Bruk Jack Dorsey - medstifter av Twitter samt administrerende direktør for Square's - hemmelighet og prøv å gi hver dag et tema. På den måten vet du å distribuere dem til en annen dag, eller hvis du er nødt til å takle dem raskt og komme tilbake på banen.
5. Start med den vanskeligste oppgaven
Ved å få den vanskeligste tingen på tallerkenen din første om morgenen, vil resten av dagen føles enklere til sammenligning. I tillegg vil du ikke kaste bort mental energi hele dagen på å tenke på denne utfordrende tingen du må gjøre.
6. Følg energien din
Alle har visse tider på dagen når de er mer eller mindre produktive. Hvis du planlegger store prosjekter i løpet av energitiden din, gjør du arbeidet hardere for deg selv. Prøv i stedet å kartlegge din ideelle dag basert på energinivået.
7. Ikke kjemp mot det når du føler deg ubrukelig
Noe av det vanskeligste du kan gjøre på jobben er å tvinge deg selv til å jobbe hardt når du virkelig ikke føler deg på toppen av spillet ditt. Så med mindre du har en ventende frist og absolutt ikke kan, legger du av den oppgaven og gjør noe mer egnet for din mentale kapasitet. Forfatter Katie Douthwaite antyder at dette er en fin tid å få de kjedelige, monotone oppgavene slått ut.
8. Bruk maler når du kan
Hvorfor oppfinne hjulet på nytt hver gang du må gjøre noe? Har du en e-post du må skrive ofte? Bruk en mal. Trenger du å lage en presentasjon? Bruk en mal. Omdesigne din CV? Bruk en mal. Du får bildet.
9. Sett opp hermetiske svar
Enda bedre, hvis du bruker Gmail, må du konfigurere disse malene som hermetiske svar, slik at du ikke engang trenger å forlate innboksen for å slippe dem inn og sende dem av gårde.
10. Konfigurer automatisk tekst
Hvis du ofte svarer på meldinger mens du er på farten fra telefonen din, kan du gjøre det lettere for deg selv ved å sette opp autotekst. For eksempel kan "tonehøyde" utvides til å fylle ut heisstigningen din - noe som betyr at du ikke trenger å skrive ut hele saken hver gang på det lille tastaturet. Les her for mer informasjon om hvordan du konfigurerer den.
11. Eller skriv ikke i det hele tatt
Du kan også bruke telefonens snakk-til-tekst-funksjon for å enklere og raskere svare på meldinger. Produktivitetsekspert Alex Cavoulacos forklarer hvordan hun bruker det til sin fordel her.
12. Forkort e-postene dine
Vi kommer til å ta en klar gjetning at besvarelse av e-post tar mye tid og energi. Hva om du gjorde det hele lettere for deg selv ved å sette en grense for hvor lang hver respons kan være? Noen meldinger må åpenbart være lengre enn andre, men utfordre deg selv til å holde dem under fem setninger lange (eller enda kortere!) Så ofte som mulig.
13. Bare ha en samtale
Lange e-postkjeder fikk deg? Når en samtale begynner å bli for innviklet, kan du vurdere om det ville være lettere å bare hoppe på telefonen eller sette opp et møte for å snakke det ut. Noen ganger kan en 10-minutters samtale eliminere timer med e-postmeldinger.
14. Fjern oppfølgende e-postmeldinger
Ingenting gjør det vanskeligere å svare på e-postmeldinger enn at innboksen din stadig fyller opp med oppfølgende e-postmeldinger fra folk du ikke har fått sjansen til å svare på ennå. Så sett opp en auto-responder som lar folk vite at du har mottatt meldingen og vil svare på rett tid - forhåpentligvis motvirke at de ivrige beverne stadig sender deg en e-post. Du kan til og med inkludere svar på vanlige spørsmål, for å potensielt hjelpe messenger til å hjelpe seg selv (og forhindre at du i det hele tatt trenger å svare).
15. Ansett OHIO-strategien
Hvor mange ganger åpner du en e-post, leser den og legger den igjen i innboksen din for å takle det senere? Ikke gjør dette! Det tar faktisk mer tid og energi å behandle den flere ganger. Følg i stedet OHIO-strategien (bare håndter den en gang) og håndter den med en gang, enten det er ved å slette den, svare på den, skyte den av til rett person, eller for større meldinger som vil kreve mer tid, analysere den til oppgaver å sette på oppgavelisten din.
16. Bli kvitt så mange avgjørelser som mulig
Avgjørelse tretthet er ekte - og det kan gjøre dagene dine vanskeligere. Fjern så mange beslutninger som mulig for å forhindre at det påvirker arbeidet ditt. Dette kan bety å ha på deg arbeidsuniform, slik at du ikke trenger å velge antrekk hver dag, ta med deg det samme til lunsj i en uke, eller sette opp et stående møte med sjefen din, slik at du ikke alltid trenger å rekke å spørre for en. Uansett hva som skal til for å legge mange av beslutningene dine om autopilot.
17. Stopp multitasking
Denne vanen kan få deg til å føle at du blir mer ferdig, men det bremser deg faktisk ned og gjør arbeidet hardere enn det trenger å være. Så gjør ditt beste for å fokusere på en oppgave til den er ferdig, og gå videre til den neste tingen. Du vil finne at tankene dine er klare og arbeidet ditt er bedre (og enklere).
18. La deg være en Cliffhanger
Noen ganger er den vanskeligste delen av arbeidet å komme i gang med noe. Så gjør det lettere å hoppe inn i en oppgave ved å forlate deg selv en cliffhanger. Dette betyr at hvis du drar føttene dine i gang med et prosjekt, er det bare å starte, gjøre litt av det (selv om det ikke er ditt beste arbeid), og deretter la det være uferdig til å komme tilbake til neste dag. Å komme i gang vil være enklere når du allerede har et sted å hoppe inn.
19. Fjern noe fra oppgavelisten
Vurder alvorlig hvert element på oppgavelisten din for å se om det er noe som faktisk ikke er viktig. Dette gjelder spesielt ting som stadig blir satt på bakbrenneren. Det er verdt å spørre deg selv: "Hvis jeg har lagt ut dette så mye, er det virkelig så nødvendig?"
20. Si "Nei" til noe
I tillegg til å fjerne noe fra tallerkenen din, kan du vurdere å si "nei" litt oftere til nye spørsmål. Det er klart at du ikke kan gjøre dette hele tiden for bare å komme deg ut av arbeidslivet, men hvis du føler deg overveldet eller du får spørsmål om noe som ikke er arbeidsrelatert (som å gjøre et informasjonssamtale med en venn av en venn), sug det opp og si “nei.” Her er noen forslag til hvordan du kan si det pent til sjefen din og til vennene dine.
21. Stadig spørsmålsmøter
I tilfelle du ikke har hørt det, kan møter lett bli et enormt bortkastet tid. Hver gang du planlegger et møte - til og med et tilbakevendende - bør du virkelig stille spørsmål ved om det i det hele tatt skal skje, om du bruker mye tid til det, eller om du må være med. Hvis du føler at svaret på noen av disse spørsmålene er "nei", bør du vurdere å justere (eller snakke med sjefen din for å sikre at du bruker tiden din så effektivt som mulig).
22. Ha en "Ikke-gjør" -liste
For å hjelpe deg selv å si "nei" mer og kutte ned på beslutningsutmattethet, kan du starte en "å-ikke-liste" - en liste over ting du aldri bør kaste bort tiden din med. Sjekk ut disse ideene for å komme i gang.
23. Delegat noe av arbeidet ditt
Er det en oppgave du gjør som du virkelig, virkelig gruer deg til, eller at du føler at du virkelig ikke lenger er en del av stillingsbeskrivelsen din? Vurder om det vil være verdt å delegere det til en mer junioransatt, eller, hvis du virkelig drukner, om det er på tide å få inn en praktikant eller en ny direkte rapport. Her er noen retningslinjer for å finne ut når delegasjonen er den rette veien å gå.
24. Eller Crowdsource It!
Forfatter Jennifer Dziura foreslår at crowddsourcing er en måte å "gjøre mindre krefter for deg selv mens du gjør kunder og brukere lykkeligere." I hovedsak jobber det sammen med klienten eller brukeren for å komme med forslag, presentasjoner og lignende. Hvis du vil lære mer om hvordan det kan leke seg i hverdagen din, kan du sjekke artikkelen hennes.
25. Gjør et arbeidsbytte
Har du en oppgave du gruer deg til eller egentlig ikke er sikker på hvordan du skal takle? Spør en kollega i avdelingen din om hun vil bytte! I utgangspunktet sender du en av dine minst favorittoppgaver på sin måte, og hun sender en av hennes til deg. Du trenger ikke å dra deg gjennom noe du har gruet deg til, men arbeidet vil bli gjort - potensielt enda bedre enn du kunne ha gjort det selv; noen som ikke har forverret oppgaven, kan fort se noe du ikke kunne.
26. Unngå perfeksjonisme (unntatt der det virkelig betyr noe)
Å legge press på deg selv for å gjøre alt arbeidet ditt perfekt er ikke bare å stresse deg ut, det kan være å bremse deg ned og få deg til å utsette ferdigbehandlingen fordi du er bekymret for at de ikke bare stemmer. I noen tilfeller (stor årsrapport til sjefen din, kopi som skal ut i verden) er denne typen oppmerksomhet på detaljer kritisk. Men i andre (å sende en e-post til kollegaen din, få et første utkast til en presentasjon til teamet ditt), er det å fokusere på perfeksjonisme gjøre livet ditt vanskeligere enn det trenger å være.
27. Se etter måter å effektivisere prosesser på
Er det en oppgave som alltid tar deg for alltid å fullføre? Noe du føler er mye vanskeligere enn det burde være, eller noe som tar altfor mye av tiden din? I stedet for bare å kjøre gjennom det gang på gang, kan du se om det er noen måter du kan effektivisere disse prosessene. Kanskje det er å snakke med andre selskaper for å se om de har funnet en enklere måte. Kanskje er det koordinering med andre avdelinger for å se om de kan bidra til å spare deg for tid eller krefter. (Er det for eksempel noe ingeniørteamet kan være i stand til å raskt bygge deg opp som vil spare deg for mye tid?)
28. Ansett en virtuell assistent for små ting
Vi har alle de menige tingene som tar oss timer å fullføre, men lett kan gjøres av noen andre. Hvis du ikke har noen i selskapet å delegere dem til, kan du vurdere å ansette en virtuell assistent som kan hjelpe deg. De kan gjøre alt fra å planlegge reiseplaner til korrektur av rapporter til å gjøre det kjedelige designarbeidet på neste presentasjon - stort sett alt du gruer deg til å starte og virkelig ikke trenger å gjøre selv. Sjekk effektivitetsekspert Marissa Brassfields råd for å finne ut om noe er verdt å outsourcing.
29. Få alt superorganisert
Filene dine. Datamappene dine. Toppen av skrivebordet ditt. Innboksen din. Ta deg tid nå til å bli organisert slik at det å finne de tingene du trenger aldri er hinderet for å komme i gang med en oppgave. Og hei, alt kan gjøres på bare 30 minutter!
30. Ikke la kollegaene avbryte deg
Medarbeiderne dine betyr sannsynligvis bra, men deres konstante strøm av IM-oppdateringer, raske spørsmål til deg om det siste prosjektet, eller chit-chat om helgene deres kan alvorlig ødelegge din flyt av fokus, noe som gjør det vanskeligere å få vanskelige oppgaver . Sett opp systemer som varsler kontorkameratene dine når du er i sonen - enten det er en ikke forstyrr melding på chatten din eller enorme hodetelefoner som betyr at du ikke vil bli plaget - og kommuniser dem tydelig.
31. Ta en lur
Se om du kan snike deg i en lur under ettermiddagsnedgangen. Selv 20-30 minutter med lukket øye kan gi deg mer energiøkning enn kaffe kan, forbedre humøret, forbedre dine analytiske evner og lære evner og forvise stress - noe som gjør resten av dagen mye enklere og mer behagelig. Så lukk døren, snik deg til bilen din, eller gjør hva du trenger for å få litt søvn.
