For mange av oss gir tanken på å komme på telefonen med noen når vi kan sende e-post, chatte eller sms, angst. Hvis jeg kan skissere alt jeg trenger for å fortelle noen i en klar og grundig e-postmelding, hvorfor ville jeg ta tid ut av dagen for en telefonsamtale for å diskutere hva som kan oppsummeres i en emnelinje, et par avsnitt og en spørsmål eller to? Hvorfor, i stedet for å sitte stille ved datamaskinen min og samle tankene mine for å sette inn grammatisk riktige setninger som i hovedsak vil bli spilt inn og tjene som dokumentasjon slik at ingen trenger å huske noe eller ta notater, ville jeg valgt å ha en telefonsamtale?
For noen ganger er det den bedre måten å kommunisere på. Noen ganger kan det å høre noens stemme få forbindelse på en måte som Georgia-skriften ikke kan. Vi har blitt så avhengige av å være online konstant at vi sjelden bruker telefonene våre til deres opprinnelige, primære formål. Visstnok krever visse roller (salg, jeg snakker med deg) å snakke på telefonen hver dag, men for mange av oss inngår det ganske enkelt ikke i profesjonelle liv - med mindre vi sjekker e-post. Og derfor er utsiktene til å planlegge et telefonmøte eller foreslå en samtale til din nye nettverkskontakt slags skremmende. Men det trenger ikke være det!
Her er tre trinn du må ta for å bli telefonperson over natten:
1. Ring søsteren din
Eller broren din, kusinen eller bestevenninnen på lang avstand. Det spiller ingen rolle hvem du ringer; Det som betyr noe er at du ringer i stedet for å stole på sms som vanlig. Praksis gjør perfekt, ikke sant? Mange av oss er blitt så antitelefoner at den eneste måten å komme over frykten er å slutte å frykte den. Det er ikke noe rart fenomen å snakke i telefonen, det lover jeg deg. Å sjekke samtaler trenger ikke å være standardmodus. Jeg har fått til for vane å sette opp "telefondatoer" med vennene mine som bor i forskjellige deler av landet, og sammen med hyppig tekstmelding har det vært en fin måte å holde kontakten på. Hva mer er at det hjalp meg å komme over hinderet med å planlegge samtaler med redaksjonen og eksperten min jeg intervjuer. Det har gjort det mulig for meg å bli bedre kjent med mennesker jeg jobber med, og har styrket mange av de profesjonelle forholdene mine.
Når du har kommet over det første ubehaget ved å gå ut av komfortsonen din og inn i en verden av å hoppe på en samtale (beklager, men noen ganger trenger du egentlig bare å sende deg e-post og "hoppe på en samtale"), vil du finne at det virkelig ikke er så ille, det kan spare deg for tid, og det kan hjelpe deg med å bygge og opprettholde forbindelser.
2. Skriv ned poengene dine
Hvis en samtale med en ekstern medarbeider eller klient gjør deg nervøs, kan det ganske enkelt være et resultat av å føle deg uforberedt eller engstelig for behovet for å gi din (forhåpentligvis) udelte oppmerksomhet til personen på den andre enden av linjen. Når du er limt til dataskjermen din, kan du multioppgave, begynne en e-post i ett vindu og rulle LinkedIn-profiler. Du kan lese nyhetene raskt, og du kan sende vedlegget sjefen din ba deg sende. Du har tid til å finne ut hva du vil si, mens du på en telefonsamtale - profesjonelt, men noen ganger personlig også - må dukke opp klar.
Unngå vanskelige stillheter, snubler fra ord eller rusler ved å skrive ned samtalepunkter. På den måten har du mindre sannsynlighet for å glemme ting, og det er mer sannsynlig at du kommer fra den andre siden og følte at du hadde en produktiv samtale som ville tatt for mange frem og tilbake e-poster.
3. Gjør deg selv komfortabel
Jeg har tatt samtaler i travle ganger, i trapperom, på badet mitt. De var aldri de mest fruktbare - eller klare - telefonsamtalene, og det tok ikke lang tid for meg å innse at det var på grunn av dårlig planlegging. Min åpne planløsning innebar at hvis jeg ikke bestilte et konferanserom på forhånd eller gjorde et poeng av å jobbe hjemmefra om morgenen og ha samtalene da, ble jeg fast og beveget meg fra hjørne til hjørne for å stjele litt fred og stille å snakke uten å forstyrre mine kolleger. Jeg har siden lært av amatørmåtene mine, og nå planlegger jeg bare samtaler hvis jeg vet at jeg har et passende sted å lokalisere meg.
Å gjøre et forsøk på å sette meg opp i god tid før jeg blir pålagt A-spillet mitt har vært en stor hjelp og har kuttet ned på distraksjoner og mistet oversikten over hva personen i den andre enden sier. Kanskje du liker å gå rundt, kanskje du henter energi fra en målrettet spasertur rundt blokka med headsettet ditt, innstilt på telefonmøtet. Nøkkelen er å finne ut at du trenger å føle deg vel - en kopp kaffe, ørepropper, rom å gå rundt, et vindu å se ut av, en tom vegg foran deg, en stol å slappe av i - og så lage den skje før neste samtale.
Du kan aldri bli forelsket i å ringe nummer. Du kan fortsette å motstå å være telefonperson, men i det minste skal du ikke frykte det. Gi deg selv rom til å omfavne å ta samtalen fra å skrive til å bruke stemmen din. Du vet aldri når du kanskje trenger å ta med ditt beste telefonspill - intervju, snakke med din eksterne sjef om en heving, ha en vanskelig samtale med en kollega - og hvis du blir koselig med ideen om det nå, vil det være en pokker for mye lettere når det er noe viktig på linjen.
