Bare smil og nikk, smil og nikk - og når du sjefen din går bort, kan du spørre dine kolleger om noen andre forsto et ord hun sa.
Høres kjent ut? Når sjefen din ikke er en god formidler, har jobben en tendens til å være mye vanskeligere enn den burde være. Enten lederen din er altfor vag eller så ordinær at du ikke helt kan skille den nødvendige informasjonen fra det bagatellmessige, så sitter du ofte igjen. Så, hvordan får du jobben din gjort når du ikke får den informasjonen du trenger?
Ikke gi opp håpet. Prøv disse tre strategiene som ikke bare vil hjelpe deg å få det du trenger nå - men som faktisk kan bidra til å forbedre lederens kommunikasjon i det lange løp.
1. Få tilgang til sin kommunikasjonsstil eller utfordre den
Hvis sjefen din sitter fast i en bestemt kommunikasjonsstil - en som tydeligvis ikke fungerer - kan det være på tide å skyve litt tilbake. Nå vil jeg ikke anbefale insubordination eller få sjefen din til å føle seg angrepet på noen måte, men hvis du ikke får det du trenger for å være vellykket, kan du respektere manageren din med en annen kommunikasjonsmetode respektfullt.
Hvis sjefen din for eksempel foretrekker å kommunisere via e-post, og disse e-postene er fylt med korte, vage kulepunkter, kan du prøve å sette i gang et taktskifte. I stedet for å svare elektronisk (som bare kan gi drivstoff til feilbrann), sving av kontoret hennes for å henvise til meldingen. Påpek spesifikke setninger som ikke ble kommunisert effektivt, og be om avklaring: "Du nevnte at din prioritering for meg er å 'øke salget', men hvor mye av en økning leter du etter, og innen hvilken tidsramme?"
Eller, hvis sjefen din har en tendens til å fyre av kompleks, detaljert informasjon når hun tilfeldig stikker innom kabinettet ditt for å chatte, følg samtalen opp med en e-post. Nevn at du vil være sikker på at du har alle detaljene du trenger, og be om en kort og søt versjon av praten din, kokt ned til informasjonen på høyt nivå.
Å oppmuntre sjefen din til å omfavne forskjellige kommunikasjonsstiler vil vise henne hva som fungerer og hva som ikke fungerer - når hun innser at du er innom kontoret hennes hver gang hun sender en e-post, vil hun sannsynligvis få bildet av at disse e-postene ikke er like effektive som hun tror de er.
2. Gjenta instruksjonene tilbake
En tidligere sjef for meg ba meg en gang om å oppsummere og gjenta det hun sa tilbake til henne. Det høres rart ut, men hun ville være sikker på at jeg helt forsto hva hun sa, enten hun formidlet instruksjoner, mål eller firmainformasjon.
Det ble en løpende spøk til å begynne med: Da hun spratt hodet inn på kontoret mitt for å si: "Hei, jeg drar om natten, " ville jeg svare, "Så det du sier er at du skal hjem ? "Da hun spurte om jeg ville spise lunsj, sa jeg:" Så det du sier er at du skal kjøpe meg mat? "- og så videre.
Men sarkasme til side, denne teknikken kan faktisk være et nyttig verktøy når den utføres på riktig måte. Når sjefen din sier noe vagt ("Kan du få meg disse tallene snart?"), Kan du motarbeide uttalelsen ved å gjenta det du tror han mener ("Jada, jeg kan få deg statistikken for håndtering av samtaler fra denne uken mot slutten av dag."). Det kan virke dumt, men det vil gi sjefen din muligheten til å korrigere og avklare uttalelsen hans om nødvendig (“Å, jeg mente faktisk tallene for neste måneds reklamebudsjett - og jeg trenger dem bare i slutten av uken”) . Med en enkel - om enn gjentagende - uttalelse, har du nettopp avklart betydningen av sjefens forvirrede instruksjoner.
Og på lang sikt kan dette hjelpe sjefen din til å innse at han ikke er en så god kommunikator som han trodde - hvis han stadig må avklare eller gjenta instruksjoner, før eller siden vil han bare begynne å forklare dem tydeligere i utgangspunktet .
3. Få hans eller hennes udelte oppmerksomhet
Du tror kanskje det er sjefens jobb å ringe møter, men når du er uklar om noe lederen din sa eller ønsker å avklare mål eller forventninger, bør du føle deg komfortabel med å be om en-til-en gang med henne. I hverdagens mas og ro på kontoret kan sjefen din kaste ut vage instruksjoner eller informasjon - så hvis du trenger avklaring, trenger du å skille deg fra alt annet som skjer rundt deg.
Så send manageren din en invitasjon fra Outlook eller Google Kalender til et kort, 15-minutters møte. Sørg for å inkludere problemene du vil diskutere i meldingen, slik at lederen din har en viss kontekst og evnen til å forberede seg. Så kom til møtet med flere konkrete punkter du vil dekke eller spørsmål du ønsker å ha svart.
Med en bestemt tid som er avsatt, kontordøren lukket og all oppmerksomhet på deg, vil du kunne avklare dine behov og bekymringer - og hun vil kunne fokusere utelukkende på deg uten distraksjon.
Avhengig av størrelsen på teamet ditt, kan det hende du også kan be om at møtet ditt blir til en gjentakende hendelse. For eksempel har jeg et ukentlig ett-til-en-møte med sjefen min, som har gitt meg den jevnlige muligheten til å bringe spørsmål, bekymringer og ideer til ham - og dette åpne forumet har vært utmerket for å sørge for at vi alltid er på samme side.
Det vil ta litt ekstra krefter fra din side, men hvis du forplikter deg til å hjelpe sjefen din med å kommunisere bedre - vil hun det. Og jo oftere du hjelper henne ut, jo større er sjansen for at hun vil gjøre det til en varig endring.
