Du er overbelastet med jobb når du ankommer kontoret mandag morgen. Du skrur ut prosjekter og svarer på uendelige e-postmeldinger, og før du vet ordet av det er det klokken 19.00 og du har knapt tatt en puss i oppgavelisten din.
Men så kommer fredagen og du reiser. Du brukte den tidligere delen av uken på å stresse og skynde deg å fullføre oppgavene, bare for å bruke resten av uken på å tulle tommelen.
Så, hva kan du gjøre for å utjevne arbeidsmengden? Begynn med å stille deg selv disse tre spørsmålene:
1. Hvem legger presset på deg for å få alt gjort i øyeblikket ?
Alle har frister - men hvor mange av disse fristene pålegger du deg selv, og hvor mange blir pålagt deg av noen andre?
Hvis du innser at du er grunnen, bør du hoppe til spørsmål to. Men…
Hvis det er din sjef
Lederen din kan forvente visse oppdrag fra deg til bestemte tidspunkter og ikke være klar over at disse fristene skaper en ujevnhet i arbeidsflyten. Og selv om du kanskje rapporterer til noen som ikke bryr seg om hvordan valgene deres påvirker deg, er jeg håpefull at det ikke er tilfelle.
Uansett vil du ikke vite det før du tar det opp. Finn tid til å sette deg ned med manageren din - ideelt når de ikke er overveldet - og diskutere hvilke frister som er viktigst å oppfylle, og hvilke de kan vurdere å flytte rundt eller forlenge. (Hint: disse e-postmalene kan hjelpe deg med å komme i gang samtalen.)
Hvis det er din bransje
Men noen ganger er det bare bransjen du befinner deg i, det er problemet. Enkelte jobber kjøres på sprintplaner, andre jobber rundt ubeleilige frister. Hvis du er fornøyd med rollen du er i, må du kanskje bare godta at det er slik det fungerer.
Imidlertid er det små ting du kan gjøre som får det til å føles mindre overveldende (men mer om det senere).
2. Behandler du ikke-presserende oppgaver med haster?
Vi gjør dette hele tiden - det kommer en e-postmelding som vi føler oss forpliktet til å svare på umiddelbart, eller sjefen kaster ut et annet prosjekt, og vi antar at vi bør starte den dagen, eller en klient ber om et møte akkurat denne ettermiddagen.
Noen ganger er disse situasjonene presserende. Men andre ganger behandler du dem bare på vant. Så ta pusten dypt neste gang du befinner deg i en av disse situasjonene, lag en liste over alt du trenger å gjøre, og prioriter det som nå eller senere . Hvis du er i tvil, kan du be om en frist eller om det er OK å skyve den tilbake. (Spoiler: Det er mer sannsynlig at folk sier "ja, selvfølgelig" hvis du forklarer hvorfor.)
Åh, og hvis du fortsatt sliter med å prioritere oppgaver, kan disse oppgavelistestrategiene hjelpe.
3. Kan du bruke sakte dager på å komme deg foran?
Bare fordi alle fristene dine er samlet på et par dager, betyr ikke det at du må fullføre dem alle på samme tid. Dra nytte av de tregere dagene dine ved å jobbe fremover. Det kan være så enkelt som å skissere en rapport, så alt du trenger å gjøre er å fylle ut feltene senere. Du kan også bruke fredag på å utarbeide e-postmeldinger du normalt sender på en mandag, og planlegge dem (ved å bruke et verktøy som Boomerang) til å gå ut på riktig tidspunkt.
Kan du ikke komme deg frem på sakte dager fordi det mangler brikker, trenger du avmelding fra sjefen din, eller du venter på en kollegas redigering? Vurder å bruke den tiden i stedet for å bli organisert og forberedt på de travle dagene.
Rengjør skrivebordet ditt, sett opp oppgavelisten din for den neste uken (prøv ut denne malen), les bransjeartikler som du aldri har tid til å lese, eller kanskje bare slappe av ved å spise lunsj borte fra skrivebordet ditt eller ta kaffe med en kollega - uansett hva som skal til for at du skal være din beste selv når stresset treffer igjen.
Det føles ikke alltid rettferdig at bestemte dager holder deg sent på kontoret, mens andre lar deg lure på hvorfor du i det hele tatt er der, men noen ganger er det bare virkeligheten. Imidlertid, hvis du får mest mulig ut av tiden du har, er det ingen grunn til at alt ikke blir gjort når det må gjøres.
