Som en som driver en stor organisasjon med dusinvis av virtuelle ansatte, har jeg sett min store andel e-postmeldinger. Og som alle andre ting i livet, er noen meldinger bedre enn andre.
I en verden av e-postkorrespondanse er "ugh" sannsynligvis det siste du vil at sjefen din skal si når du leser meldingen. Så, hvilke typer meldinger bør du unngå å sende, og hvordan kan du gjøre dem bedre? Nedenfor er tre eksempler.
1. Unødvendige oppfølgings-e-poster
Oppfølgings-e-postmeldinger kommer i alle former og former, så hva gjør en unødvendig? Hvis all meldingen din ber om å be sjefen din sende deg en e-post, blir det mer en plage enn en viktig korrespondanse.
Mange mennesker sender disse e-postene fra paranoia om at de har gjort noe galt eller savnet noe, men jeg kan si fra en sjefs perspektiv at det er skjerpende å motta flere oppfølgings-e-poster når noen ikke har gitt meg en sjanse å puste.
Et eksempel: For lenge siden hadde jeg en ansatt som ville få panikk hvis jeg ikke svarte på e-postene hennes i løpet av en time, og tenkte at det betydde at hun hadde gjort noe galt (da jeg i virkeligheten ikke hadde fått til e-posten hennes). Jeg kan tenke på ett bestemt tilfelle da jeg kom hjem fra en lang dag for å finne seks (ja, seks !) E-postmeldinger fra henne der hun spurte om jeg hadde mottatt meldingen hennes.
Yikes.
Hva du skal sende i stedet
Selv om de fleste ikke ville være så paranoide som å sende seks oppfølgings-e-poster på en dag, kan til og med bare en dårlig tidsoppfølgings-e-post irritere sjefen din.
Med mindre innholdet i e-posten din må behandles i dag (i så fall bør du sannsynligvis snakke med sjefen din i stedet for å sende e-post), foreslår jeg at du venter minst 24 timer, og sender deretter det jeg liker å kalle en "faux follow -opp ”-melding.
Dette innebærer å sende oppfølgingen din ("Bare sjekk for å sikre at du har mottatt kvartalsrapportene jeg sendte deg for to dager siden"), men du vil også inkludere litt annen informasjonsbit, enten det er et spørsmål om en kommende presentasjon eller en oppdatering av et nåværende prosjekt ("Åh, og vi har akkurat de siste numrene på X-kontoen, og salget øker med 30%!"). Dette lar deg snekende be sjefen din om en oppdatering, samtidig som du gir ham eller henne informasjon som vil tilføre litt verdi, slik at det føles mindre som om du bare bugner ham eller henne.
2. E-postmeldinger med nye ideer
Jeg elsker absolutt entusiastiske medlemmer av teamet, men noe som blir litt overveldende er når ansatte sender meg alle sine nye ideer - i separate e-poster. Jeg mottok en gang 10 forskjellige e-poster i løpet av et døgn fordi noen i markedsføringsteamet traff en inspirasjon og fortsatte å sende meg nye ideer.
Selv om det å ha så mange nye ting å prøve var kjempebra, var det også ekstremt forvirrende å prøve å katalogisere alt og holde oversikt over hver eneste e-post og idé som kom inn. Selv når bare en e-post kommer med nye ideer eller konsepter, er det så enkelt å miste det i det sorte hullet som er innboksen min.
Hva du skal sende i stedet
Først vil jeg anbefale å vente på en mer gunstig tid for å få frem ideer. Når det gjelder den ansatte i markedsføringsteamet, ville jeg ventet til Google Hangout-møtet vi hadde planlagt den neste uken for å få opp alt dette.
Hvis du ikke er sikker på når riktig tidspunkt er - eller e-post er det eneste alternativet av en eller annen grunn - vil jeg anbefale å sende sjefen din til å si at du har noen nye ideer, og du vil vite hva den beste måten å dele de ville være. Hvis den ansatte hadde bedt meg om det, hadde jeg bedt henne om å sende meg en e-post med et Word-dokument fylt med alt hun ville. Det hadde vært mye mer strømlinjeformet og enkelt å lagre for senere. Sjefen din kan foreslå en rask samtale for å snakke gjennom dem eller be deg om å lagre ideene og deretter sende dem en masse på en bestemt ukedag.
3. E-postmeldinger der sjefen din er sertifisert uten grunn
Enhver profesjonell vil bli irritert over å bli CCed på e-posttråder de egentlig ikke er en del av: Det gir bare den voksende bunken med e-poster, og du ender opp med å kaste bort tid på å lese noe du sannsynligvis ikke trenger å være.
Fra ansattes perspektiv får jeg det til: Du vil være sikker på at sjefen din vet at du gjør jobben din, og at du prøver å holde kommunikasjonslinjen åpen. Men mesteparten av tiden, alt dette virkelig gjør, er å tette inn sjefens innboks.
Hva du skal sende i stedet
Med mindre sjefen din absolutt trenger å være i løkka, ta ham eller henne ut av CC-linjen, og send en veldig kort oppsummering av relevant informasjon som kom opp under samtalen, når samhandlingen er over (“FYI, Company Y omtalt i den historien på Z date ”). Det holder lederen din informert om hva som skjer, uten å holde ham eller henne konstant i løkka når du finner ut detaljene. Én e-post trumfer definitivt 42!
Totalt sett er navnet på spillet ved å sende sjefen din en effektivisering av meldingene dine og være mer selektiv om hva du sender. Det kan høres ut som intuitivt, men hvis jeg mottar færre e-postmeldinger fra en ansatt, men alle er betydningsfulle, tror jeg nok at den personen gjør en bedre jobb enn noen jeg hører fra hele tiden.
