En makro er en rekke kommandoer som er innspilt slik at den kan spilles av eller utføres senere. Å lage og kjøre makroer er ikke for vanskelig, og den resulterende effektiviteten er vel verdt tiden å lære å bruke dem. Denne opplæringen dekker makroer i Word 2003. Hvis du har en nyere versjon, kan du ta opp makroer i Word 2007, og opprette makroer i Word 2010.
Opprette makroer
Det er et par forskjellige måter å lage Word-makroer på: Den første og enkleste måten er å bruke makroopptakeren.
Den andre måten er å bruke VBA, eller Visual Basic for Applications. Videre kan Word-makroer bli redigert ved å bruke VBE- eller Visual Basic Editor.
Det er over 950 kommandoer i Word, de fleste er på menyer og verktøylinjer, og har snarveier tildelt dem. Noen av disse kommandoene er imidlertid ikke tilordnet til menyer eller verktøylinjer som standard. Før du lager din egen Word-makro, bør du sjekke for å se om den allerede eksisterer og kan tilordnes til en verktøylinje. For å se kommandoene som er tilgjengelige i Word, følg disse trinnene:
- PåVerktøymenyen, klikkMakro.
- Klikkmakroerfra undermenyen; Du kan også brukeAlt + F8snarvei for å få tilgang til makroene dialogboks.
- I rullegardinmenyen ved siden av Makroer i merke, velgOrdkommandoer.
- En alfabetisk liste over kommando navnene vises. Hvis du markerer et navn, vises en beskrivelse av kommandoen nederst i boksen under Beskrivelse merkelapp.
Hvis kommandoen du ønsker å lage allerede eksisterer, bør du ikke duplisere den med din egen Word-makro.
Hvis det ikke eksisterer, fortsett med å opprette Word-makroen.
Planlegg effektive ordmakroer
Det viktigste skrittet i å skape effektive Word-makroer er nøye planlegging. Selv om det kan virke litt opplagt, bør du ha en klar ide om hva du vil at Word-makroen skal utføre, hvordan det vil gjøre det enklere for ditt fremtidige arbeid, og omstendighetene der du har tenkt å bruke det.
Ellers kan du ende opp med å bruke tid på å lage en ineffektiv makro som du ikke vil bruke.
Når du har disse tingene i tankene, er det på tide å planlegge de faktiske trinnene. Dette er viktig fordi opptakeren vil huske alt du gjør og inkludere det i makroen. Hvis du for eksempel skriver noe, og deretter slettet det, vil hver gang du kjører den makroen, gjøre samme oppføring og deretter slette den, noe som gjør en sløv og ineffektiv makro.
Når du planlegger makroene dine, er det noen ting du bør vurdere:
- Planlegg kommandoene og rekkefølgen der du vil at makroen skal utføre dem.
- Kjenn hurtigtastene for kommandoene du planlegger å bruke. Dette er spesielt viktig for navigasjon; Du kan ikke bruke musen til navigering i dokumentområdet når du kjører opptakeren. Videre vil du opprette en slankere makro hvis du bruker en snarvei snarere enn piltastene.
- Planlegg for meldinger som Word kan vise, og det vil stoppe makroen.
- Bruk så få trinn som mulig for å holde makroen effektiv.
- Gjør minst en testkjøring før du starter opptaket.
Når du har planlagt Word-makroen og gjort en løp gjennom, er du klar til å registrere den. Hvis du har planlagt makroen din nøye nok, vil det være den enkleste delen av prosessen å registrere det for senere bruk.
Det er så enkelt faktisk at den eneste forskjellen mellom å lage en makro og å jobbe på dokumentet er at du må trykke noen ekstra knapper og gjøre et par valg i dialogbokser.
Sette opp makroopptaket
Først klikker duVerktøy i menyen, og klikk deretterTa opp ny makro … for å åpne Record-makro-dialogboksen.
Skriv inn et unikt navn i boksen under "Makro navn". Navn kan inneholde opptil 80 bokstaver eller tall (ingen symboler eller mellomrom) og må begynne med et brev. Det anbefales at du skriver inn en beskrivelse av handlingene makroen utfører i beskrivelsesboksen. Navnet du tildeler makroen, bør være unikt nok til at du husker hva det gjør uten å måtte henvise til beskrivelsen.
Når du har navngitt makroen din og angitt en beskrivelse, velger du om du vil at makroen skal være tilgjengelig i alle dokumenter eller bare i det nåværende dokumentet. Som standard gjør Word makroen til alle dine dokumenter, og du vil sikkert finne ut at dette gir mest mening. Hvis du velger å begrense tilgjengeligheten av kommandoen, merker du bare på dokumentnavnet i Lagre makro i rullegardinboks.Når du har angitt informasjonen for makroen, klikker duOK. Rekordmakroverktøylinjen vises i øverste venstre hjørne av skjermen. Musepekeren vil nå ha et lite ikon som ser ut som et kassettbånd ved siden av det, og indikerer at Word registrerer handlingene. Du kan nå følge trinnene du lagt ut i planleggingsfasen; Når du er ferdig, trykker du påStoppe knappen (det er det blå firkanten til venstre). Når du trykker påStoppe knappen, er din Word makro klar til bruk. Hvis du må stoppe opptaket av en eller annen grunn, klikker du påPause Opptak / Resume Recorder knappen (den er den til høyre). For å fortsette opptaket, klikk på det igjen. For å kjøre makroen din, brukAlt + F8 snarvei-tast for å få frem makro-dialogboksen. Marker makroen din i listen, og klikk deretterLøpe. Hvis du ikke ser makroen din, må du kontrollere at den riktige plasseringen er i Makroer i eske. Hensikten med å lage makroer i Word er å øke arbeidet ditt ved å sette repeterende oppgaver og komplekse sekvenser av kommandoer på fingertuppene. Det som kan ta bokstavelig talt timer å gjøre manuelt tar bare noen sekunder med et klikk på en knapp. Selvfølgelig, hvis du har opprettet mange makroer, søker du gjennommakroer dialogboksen vil spise mye av tiden du sparer. Hvis du tilordner makroene dine en snarvei, kan du omgå dialogboksen og få tilgang til makroen direkte fra tastaturet på samme måte som du kan bruke hurtigtaster for å få tilgang til andre kommandoer i Word.Ta opp makroen din
Test makroen din
Opprette tastaturgenveier for makroer
