I en alder der hendelsesbudsjettene blir kuttet og bredbånds Internett-tilgangen stiger, blir webinars stadig mer populært. Webinarer er nettbaserte seminarer, som vanligvis inneholder over 30 deltakere og er vant til å gjennomføre presentasjoner, workshops, forelesninger og store møter. Siden webinars holdes online, tillater de bedrifter å spare penger på reiser, catering og spillesteder, som alle koster ofte knyttet til ansikt-til-ansikt seminarer. På grunn av deres store oppmøte trenger webinars nøye planlegging for å lykkes. Det er derfor de som planlegger å være vert for et webinar, må ta seg tid til å sikre at de på riktig måte gjennomgår alle nødvendige skritt som vil sikre webinarets suksess.
For å hjelpe deg med å organisere webinaret ditt, har vi uthevet de viktigste trinnene du må ta nedenfor.
Velg en dato langt i forveien
Det første du bør gjøre når du planlegger et webinar eller en serie av webinarer, er å referere til en ferie- og arrangementskalender langt i forveien. Husk at du vil invitere flere personer med travle tidsplaner, så gi dem nok varsel for å gjøre tid for webinar. For eksempel kan uken før julferien være ekstremt opptatt, da folk prøver å knytte mange løse ender før de går på ferie. Ved å nøye vurdere dine valgte datoer, kan du sikre maksimal oppmøte.
Pass på at du får tid til riktig
Vurder tidszoner forskjeller; hvis du er på vestkysten, men er også innbydende deltakere fra østkysten (og vice versa), planlegg ikke et webinar for når deltakerne vil være ute av kontoret. Også planlegg ikke webinaret ditt for nær slutten av dagen - dette er når deltakerne vil lyst ned og se hva de fortsatt må gjøre for å gjøre det hjemme til tiden. Hvis du inviterer folk fra andre land, velger du enten en tid som vanligvis kan fungere for alle deltakere (som er sjelden), eller planlegger å holde webinar flere ganger for å regne for forskjellige tidssoner.
Velg webinarverktøyet ditt
De fleste online møteverktøy har webinaralternativer, du må bare velge planen som tilsvarer antall deltakere du forventer å invitere. Test de ulike verktøyene som er tilgjengelige, og velg den med funksjonene og funksjonaliteten som passer deg best. Avhengig av hvilken type webinar du skal presentere, må du kanskje bytte mellom høyttalere enkelt, eller ta opp webinaret for å legge ut på nettet. Undersøk alle funksjonene fra flere forskjellige verktøy, og du er sikker på å finne den perfekte programvaren til din anledning. Pass på at når du har valgt verktøyet, at leverandøren din er villig til å trene deg slik at du kan få mest mulig ut av webinaren din.
Øvelse Kjører en webinar
Som vert vil du bli forventet å sikre at webinaret kjører jevnt. Det er ingen unnskyldninger for ikke å vite hvordan du bytter mellom høyttalere, tar en avstemning eller registrerer webinaret, for eksempel. Be noen kollegaer å hjelpe deg med å teste verktøyet flere ganger etter trening med leverandøren. Sørg også for at alle dine presentere er kjent med webinarverktøyet.
Utvikle en agenda og invitasjon
Før du inviterer publikum, må du sette opp webinaret nøye. Tenk på hvor lenge webinaret ditt varer, og de viktigste elementene du vil diskutere i den rekkefølgen du vil diskutere dem. Planlegg også en Q & A-økt, siden deltagerne dine sannsynligvis vil ha noen spørsmål på slutten av presentasjonen din. Deretter skissere dagsordenen i invitasjonen. Dette er den enkleste måten for deltakerne å vite om webinaret ditt vil være relevant for dem. Invitasjonen bør også inkludere en lenke som gjør det mulig for deltakerne å koble til webinar, samt et innringingsnummer, dersom de foretrekker å høre på telefon.
Inviter din målgruppe
Tenk nøye på hva du vil presentere, og velg målgruppen tilsvarende. Pass på å holde styr på svarene dine, så du vet hvem som skal delta på webinar. Ved nøye overvåking av deltakerlisten din, vil du kunne planlegge din oppfølging fremover.
Planlegg presentasjonen
Husk at de beste online møte presentasjonene er svært visuelle og engasjerende. Hvis du for eksempel bruker PowerPoint, må du ikke kaste lysbilder bare med ord. Ta med bilder som er relevante for det du presenterer. Du kan også bruke video og til og med online spill, hvis det er hensiktsmessig, for å bringe presentasjonen til livs. Noen webinarplanleggere sender selv materialer til deltakerens kontorer foran møtet. Lær å tenke kreativt, og webinaret ditt kommer til liv.
Ta opp webinaren din
Ved å gjøre et opptak av webinaret ditt tilgjengelig, kan de som ønsker å besøke noen av diskusjonen eller de som ikke kunne gjøre det, høre på det som ble sagt i sin egen tid. Hvis du knytter webinar til en online markedsføringskampanje, kan du bruke opptaket i alle e-postmeldinger du sender ut, og forsterker meldingen.
Følge opp
Som med nettmøter er oppfølging på et webinar ekstremt viktig. Påminn deltakerne om det som ble diskutert, og utfør en undersøkelse for å samle sine tanker om hvordan webinaret gikk. Hvis du planlegger et annet webinar som kan være av interesse for publikum, sørg for å gi dem beskjed når de kan forvente en invitasjon.
Gå gjennom din tilbakemelding
Vær alltid sikker på å se gjennom tilbakemelding som du har mottatt på webene dine. Slik kan du forbedre dine neste.Vær særlig oppmerksom på tilbakemeldingen knyttet til presentasjonen, da det utgjør kjernen til webinar.
