Mellom å sile gjennom spam, lage riktige svar og holde orden på meldingene som krever oppfølging, kan du føle deg som en jobb i seg selv. Derfor plukket vi hjernen til fagfolk som har funnet ut hemmeligheten bak effektive, organiserte innbokser - til tross for at vi mottok hundrevis av e-poster per dag. Fordi å ha et system på plass kan hjelpe deg med å erobre selv den mest uregjerlige innboksen.
1. Bare hold e-postmeldinger som krever øyeblikkelig handling i innboksen
Innboks null kan være for høyt mål, men ved å være hensynsløs om hvilke meldinger som tar imot eiendom i innboksen din, kan du komme deg ganske nær.
"De fleste dagene har e-postboksen min færre enn 25 meldinger. Dette er tilsiktet. Jeg ønsker å kunne åpne innboksen min og umiddelbart se hva som er mest presserende og som krever svar, sier Leigh Ann Newman, senior programleder ved et internasjonalt konsulentfirma. "Denne vanen presser meg til å ta grep om ting på en ekstremt betimelig måte."
Det er ikke uvanlig at Newman i løpet av noen timer mottar godt over 100 e-poster, hvorav mange haster og involverer ledere på høyt nivå. I 2008 fikk hun muligheten til å starte fra bunnen av da selskapet hennes byttet til et nytt e-postsystem under et oppkjøp. “Det var som vårrengjøring for innboksen min. Og siden den gang kan jeg rett og slett ikke fungere med en innboks som er oversvømmet med ubesvarte e-poster, sier hun.
2. Lag en "Ventende mappe" for e-postmeldinger som venter på handling
Så hvor går e-postmeldinger hvis ikke innboksen din? Lag en "ventemappe" for e-postmeldinger som krever handling fra noen andre før du kan svare. "Dette er en enorm tidsbesparende, " sier Darcy Miller, en arbeidsplassekspert og grunnlegger av Pin and Pivot, som i mange år var sperret med mer enn 150 e-poster per dag. "På den måten krypter ikke disse e-postene innboksen din, og det er et flott sted å lete hver dag eller uke for å minne deg på hvilke prosjekter som fremdeles venter."
Hun lærte dette trikset på den harde måten da hun i løpet av det første året på sin første jobb ikke kunne finne et e-postvedlegg hun trengte. "Jeg brukte et halvt døgn på å lete etter den e-posten, blant de tusenvis av e-postmeldinger som var i innboksen min den gangen, " sier hun. "Jeg lovte fra det øyeblikket, jeg ville ta kontroll over innboksen min!"
3. Lag undermapper eller etiketter til den nye BFF-en
Over hele linja anbefaler innboks-mavene å lage en undermappe eller etikettesystem som er lett å avkode. Nate Masterson, administrerende direktør i Maple Holistics, anslår at han får oppover 250 e-poster noen dager, så organisering er i høysetet. "E-postetiketter er din venn, " råder han. "Bruk dem til å gruppere viktige e-postkjeder, så når du trenger å se på noe som referanse, kan du gjøre det enkelt."
Newman sier at etikettene hennes inkluderer emner som andre kan ha spørsmål om, støtte for beslutninger hun har tatt, og referansemateriell for fremtidige forretningsbehov. "Jeg har dusinvis av undermapper og hundrevis av e-poster som er arkivert i dem for referanse, " sier hun. "Jeg kan finne det jeg trenger i løpet av sekunder etter en forespørsel, fordi jeg vet hvor det er lagret og hvordan jeg raskt finner det."
4. Angi regler for innboks eller filtre
Mange e-postleverandører lar deg sette opp innboksregler eller filtre som vil iverksette tiltak for deg og kan hjelpe deg med å raskt kategorisere e-postmeldinger uten å tømme noen hjernekraft.
Rachel Neill, administrerende direktør i Carex Consulting Group, drar fordel av Outlets reglerfunksjoner for å holde seg oppdatert på 150 e-postmeldinger som finner veien til henne hver dag. "Jeg har satt opp regler som legger e-post i forskjellige mapper, fargekode og prioriterer basert på avsender, " sier hun. Så på slutten av dagen vil hun raskt skanne etter alt hun måtte ha savnet. “Reglene er med på å sørge for at jeg følger opp konsekvent og blokkerer støy. Dette hjelper meg med å holde rotet på et minimum. ”
5. Bruk kalenderen til å spore e-postmeldinger som krever oppfølging
Fordi noen e-poster kan kreve mer enn et enkelt svar, anbefaler Newman å legge dem til i kalenderen. “Hvis jeg mottar en e-post som ikke bare krever et øyeblikkelig svar, men også en slags oppfølgingshandling, flytter jeg e-posten til en utpekt undermappe og legger en påminnelse i kalenderen min som inkluderer mappens beliggenhet og datoen for oppfølgingen. påkrevd, sier hun.
Hun bruker Microsoft Outlook, som gir tilgang til Outlook's Kalender, men du kan også gjøre dette i Gmail. Bare klikk på "Mer" -knappen på verktøylinjen og velg "Opprett hendelse."
6. Ikke la søppelpost sverte i innboksen
Føler du at du spiller whack-a-mole med kampanjemail? Vær rask med avmeldingsknappen. Davis Siksnans, administrerende direktør og grunnlegger av Printful, bruker en tre-streik-regel for salgsfremmende e-poster og nyhetsbrev. For tredje gang han sletter et nyhetsbrev eller en e-post fra en spesifikk avsender, melder han seg ut av listen.
7. Lag maler for Go-To-svarene dine
Å skreddersy et annet svar for hver e-post kan være en enorm tidssug. Hvis du finner ut at du sender samme type e-post om og om igjen, kan du ha fordel av å oppbevare noen aksjeresponser i utkastene dine som du enkelt kan bruke igjen.
Betsy Fein, president for det profesjonelle organisasjonsselskapet Clutterbusters, har ofte stilt spørsmål som kan tas opp med låst og lastet svar. "Jeg har forhåndsskrevne e-postmeldinger som jeg kan finjustere at jeg sender til e-postmeldinger som ber om det samme, for eksempel 'fortell meg om tjenestene dine', eller 'hvordan stiller jeg opp en avtale?'"
Hvis du ikke vil gjøre dette for hånd, kan du prøve MixMax Gmail-plugin, eller gå inn på innstillingene dine og aktivere hermetiske svar. (Klikk på giret øverst til høyre i innboksen, velg “Innstillinger” fra rullegardinmenyen, velg fanen “Avansert” og trykk “Aktiver” ved siden av “Canned Responses.”) Dette lar deg lagre malte svar.
8. Still inn blokkeringstid for å sjekke e-post - og hold deg til dem
Du vil sannsynligvis ikke la timeplanen være åpen for møter med uspesifiserte tider og lengder døgnet rundt, så hvorfor gi e-post gratis tøyler til å trenge inn på dagen din?
“Jeg lar ikke e-posten være åpen hele dagen; Jeg bestemte bestemte tidspunkter på dagen for å gå gjennom hver e-post og omhyggelig svare, arkivere eller lagre for senere. På denne måten multitasker jeg ikke, og jeg kan komme igjennom alle e-postene mine raskere fordi jeg faktisk er fokusert på oppgaven. ”Sier David Mitroff, en bedriftskonsulent. "Jeg anbefaler at folk starter med tre forskjellige halvtimes blokker om dagen for å lese gjennom og svare på e-postene deres og holde innboksen stengt resten av dagen og justere seg derfra derfra."
I tillegg til å bruke tidsblokkering for å holde deg oppdatert på daglig e-post, anbefaler Justin Lavelle, kommunikasjonssjef i BeenVerified, å sette av tid en gang i uken til vedlikehold av innboksen. “Velg et tidspunkt hver uke for å opprettholde innboksen. Beskytt tiden slik du ville gjort på et annet viktig møte og bli organisert, ”foreslår han. "Fei bort det irrelevante, arkiver det komplette og prioriter oppgavelisten."
9. Slå av e-postvarsler
Selv om du har trukket deg fra å bare sjekke e-post i forhåndsdefinerte blokker, kan sirenesangen til varselet om innboksen være for stor fristelse til å motstå. Hvis det er tilfelle, er løsningen enkel: Slå av varslene. "Hvis du jobber i tidsblokker, vil du aldri gå mer enn et par timer uten å se e-postene dine, " sier Miller. "Slå av varslene, da de vil distrahere deg fra å gjøre det du jobber med på pulten."
Du kan holde deg selv ansvarlig ved å bruke Boomerangs innbokspausefunksjon. Siksnans tillater bare e-post å komme inn to ganger om dagen på bestemte tidspunkter når han er i stand til å vie oppmerksomheten til dem.
10. Klem i tankeløse e-postoppgaver under driftsstans
Forsikre deg om at e-postkontoer blir synkronisert effektivt med telefonen din, og bruk vanlige øyeblikk til å gjøre rask opprydding i innboksen. "Mange meldinger jeg mottar, krever ikke direkte handling, " sier Ben Taylor, grunnlegger av HomeworkingClub.com. "Spam kan slettes, andre ting kan arkiveres, og du kan takle mange av disse bare mens du er i en to-minutters supermarkedskø."
