Du er i kø på Starbucks. Du er den første som kommer til et møte. Du våkner bare.
Hva har alle disse situasjonene felles?
Du sjekker også e-posten din - og stønner av tanken på å måtte gjennomgå alt.
Hvem bruker ikke en betydelig del av tiden sin borte fra skrivebordet til å administrere - eller jeg skal si å forsøke å administrere - e-post på en telefon? Det er umulig å komme vekk fra. I stedet for å la det lille varslingsnummeret (som stadig blir høyere og høyere) stresse deg ut, kan du ganske enkelt endre måten du håndterer det på.
Her er fire metoder jeg har lært for å hjelpe meg med å holde meg litt mer tilregnelig.
1. Få telefonen til å lese meldinger til deg
For å utnytte pendlingen din til og fra jobb, bør du vurdere å bruke Talkler. Det er en app som leser e-postene dine til deg. Og det stopper ikke bare der, det lar deg også slette dem mens du går eller svare med innspillinger. Det betyr at du kan holde begge hendene på rattet (eller holde t-banestangen) og fremdeles være produktive på vei til kontoret. Og gode nyheter: Det fungerer på utvekslingsplattformer så vel som de fleste selskapets e-postleverandører.
2. Les og handle med en gang
Tenk på dette: Du står i kø og venter på kaffe. Så du kikker på e-posten din, men før du til og med kan lese, er det din tur til å bestille. Så får du et blikk igjen mens du venter på å hente det - hver gang du leser de samme ordene. Men selvfølgelig har du aldri tid til å svare, så du sjekker den samme e-posten når du kommer tilbake til kontoret.
Å lese e-post om igjen og om igjen sparer deg ikke. I stedet for å anta at det ikke haster, flytter jeg meldinger som krever svar på en mappe som heter “e-postoppgaver.” Hvis handlingen som kreves må håndteres av noen andre på teamet ditt, videresender jeg meldingen til dem akkurat der og der. Og hvis meldingen ikke krever noen handling, sletter jeg den umiddelbart eller arkiverer den. Hvis du ikke har tid til noen av trinnene ovenfor - legg telefonen bort for tiden.
3. Sett opp filtre
I tillegg til å arkivere alt selv, bør du også ta deg tid til å sette opp et system som automatisk filtrerer meldingene dine i bestemte mapper. (Hvis du trenger hjelp til å komme i gang, sjekk ut dette eller dette). Det er ingen grunn til at du manuelt kan sortere e-post fra hele bedriften fra presserende notater når telefonen din er klar til å oppføre seg som din personlige assistent. Selv om jeg anbefaler at du gjør dette generelt - gjør det virkelig en forskjell på telefonen din siden du prøver å minimere innkommende e-post.
4. Lag en dedikert e-postsignatur
Din mobile e-postsignatur kan være både en portvokter og syndebukk. Å gjøre det klart at du bruker en telefon vil håndtere den andre personens forventninger. Den advarer dem om at skrivefeil sannsynligvis er autokorrekt, og at du ikke kan sende et vedlegg som bor på skrivebordet.
Dette er ikke en unnskyldning for å skrive "ur" eller "meg 2" - men en forklaring hvis du gjør en mindre feil. Du kan gå med det grunnleggende, "Unnskyld alle skrivefeil. Dette er en rask mobilreaksjon, eller enda mer kortfattet, "Sendt fra telefonen min."
Selv om du bare begynner å bruke en av disse metodene, vil du se en umiddelbar forbedring av hvordan du reagerer på innkommende e-postmeldinger. Plutselig, i stedet for å føle deg stresset når noe annet kommer inn i innboksen din, vil du kunne fortsette som normalt, og vite at det er et sterkt system på plass.
