Her er en trist virkelighet: Ledere tilbringer alt fra 35% til 50% av tiden sin i møter, og likevel anser ledere over halvparten av møtene som feil.
Dette er ikke så sjokkerende. Altfor ofte befinner vi oss i en idédugnad som er litt for lang, eller ikke lang nok, eller forvirrende eller frustrerende eller helt uproduktiv.
Det er selvfølgelig flere løsninger. Vi kan avbryte. Vi kunne planlegge om. Vi kan gjøre møtet om til en e-postkjede eller en slakk diskusjon.
Dette er alle passende trinn i visse tilfeller. Men noen ganger må vi faktisk gjøre en innsats for å forstå hvor møtene våre kommer til kort og aktivt arbeide for å fikse dem. For når alt kommer til alt kan vi ikke bare nekte å møte mennesker noen gang - ingenting blir gjort.
Hvis du leter etter den skyldige, prøv å stille deg selv disse spørsmålene, og bruk disse tipsene for å kjøre mer effektive møter på jobben:
Spørsmål 1-3 før møtet
Ja, møtet ditt kan mislykkes allerede før det starter. Her er hva du bør tenke på så snart du sender ut invitasjonen.
1. Føler du deg forberedt?
Er alt materialet ditt satt? Er det en plan for hvordan møtet skal gå? Er det et konferanserom tilgjengelig og bestilt?
Din største venn vil være en agenda - du kan ikke ha et flott møte uten et.
Den andre viktige tingen å forberede seg på forhånd er målet ditt for møtet. Spør deg selv (og kanskje skriv det ned): "Hva er en ting jeg vil oppnå?" Det kan være noe lite, som å oppdatere teamet ditt, eller stort, som å komme med en strategi for å øke brukerengasjementet. Forsikre deg om at alle er på linje med dette målet, slik at du ikke prøver å dekke motstridende ideer i løpet av en kort økt.
"Du må ha et avsnitt om ønsket resultat, som er annerledes enn dagsordenen, " sier Devanté Lewis-Jackson, sjef for Mid-Market Sales hos The Muse. “En agenda diskuterer hva som skal skje under møtet, men ønsket resultat bygger enighet om hva som må gjøres før møtet er over. Dette hjelper spesielt når samtalen blir avsporet rundt temaer på agendaen. ”
2. Føler andre seg forberedt?
Ikke hvert møte du leder eller deltar på, krever at folk må gjennomgå, fylle ut eller skaffe materiale på forhånd. Hvis de gjør det, anbefaler jeg imidlertid på det sterkeste at alle har riktig tid og ressurser til å gjøre det (igjen, bruk den agendaen!).
Men ofte lager vi møter før vi vurderer kontekst og åpenhet. Som et resultat kommer folk inn i samtalen i feil hodeområde. Ta for eksempel noen som er nye og har null bakgrunn i bedriftens historie. Eller noen som har deltatt på et sprintmøte og aldri har jobbet med et ingeniørteam før. De kommer sannsynligvis ikke til å komme mye ut av møtet eller bidra med verdifull innsikt, eller de kan ta diskusjonen av banen med sine inngrep.
Så, før du går inn, kan du spørre deg selv følgende:
- Vet alle hvorfor vi har dette møtet?
- Vet alle hvorfor de spesifikt ble invitert til dette møtet?
- Er alle oppdaterte på hva vi skal diskutere på dette møtet?
- Kjenner alle andre på dette møtet? Hvis ikke, hva trenger de å vite?
- Er det noen spenninger mellom mennesker som kan hindre fremgang i dette møtet?
Hvis svaret er nei, kan du enten trekke personen (eller menneskene) til side, eller skyte dem en rask e-post for å gi dem litt bakgrunn.
3. Er folk begeistret?
Det er klart, ingen kommer til å hoppe opp og ned ved tanken på møtet ditt, med mindre du holder en til kjæledyrsvalper (i så fall må jeg spørre hvor invitasjonen min gikk tapt).
Men teamet ditt skal føle en slags måte å gjøre det på, og forhåpentligvis mer mot den positive enden av følelser. De er kanskje ikke i ekstase for å chatte kvartalsvise inntekter, men de kan være lettet over å endelig få noe eksponering for viktig informasjon eller å ha en plass til å stille de brennende spørsmålene sine.
Hvis de stønner - og stønnene deres har ingenting å gjøre med å hate møter og alt å gjøre med denne spesifikke typen møte - grave litt dypere. Det er mulig dette vil være en gjentagelse av en tidligere samtale og dermed bortkastet tid, eller at visse medlemmer føler seg uforberedte, eller at noen blir ekskludert og alle er opprørt over det. Det er til og med mulig at ditt team er overbelastet og har ikke båndbredde og energi til å sitte gjennom en times lang presentasjon. Uansett hvor den negative energien kommer fra, må du ta den opp før du kommer inn i rommet.
Spørsmål 4-7 under møtet
Bare fordi du forberedte deg ordentlig, betyr ikke det at du er i det klare. Det er flere ting du må være klar over i øyeblikket for å sikre at alt går greit.
4. Treffer du alle de viktigste punktene?
Du kom inn med en jobb å gjøre - svare på et spørsmål, brainstorm en idé, skissere en ny prosess, uansett. Tegnet på et godt møte er et som oppnår dette i løpet av tidsgrensen.
Å gjøre dette er ganske greit. Følg agendaen din til en T (eller minst så tett som mulig). Kontroller deg selv hvert 10.-15. Minutt for å se om du fremdeles er tema. Hvis ikke, kan du styre samtalen tilbake og godta å legge en nål i hvilken tangens du var med på senere. Bli enige om å besøke alt du savnet enten offline eller i et annet møte (og tilordne oppgaven til noen i rommet). Ikke kjør med mindre alle andre kan bli enige om å møtes lenger. Ved å ta mer av folks tid, gjør du det vanskeligere for dem å oppfylle andre viktige frister du måtte ha satt for dem.
"Hele poenget med et møte er å ta en avgjørelse om noe, og hva / hvem / hvordan handlingen utføres, " sier Heatherlyn Nelson, Office Operations Manager i The Muse. "Enkelt sagt, hvis du ikke kan komme med handlingsfulle ting, eller beslutninger å ta, ikke hold et møte."
5. Er alle (eller minst de fleste av alle) opptatt?
Å få 100% av publikum til å ha alle øyne på deg, telefoner nede, på kanten av setene er sannsynligvis en strekning (vi er tross alt lett distraherte mennesker), men nesten alle burde høre på deg nesten alle tid.
For å få folk til å lytte krever litt innsats fra din side. Hold ting korte og søte. Skissere klare neste trinn. Bruk lettlest å forstå og forstå bilder. Forby bærbare datamaskiner (hvis du kan).
Dette er en god lesning av hvorfor ingen hører på møtene dine - og hvordan du fikser det.
6. Stiller folk spørsmål, og får de svar?
Jeg vil si det er sjelden å ha et møte der ingen stiller et eneste spørsmål. Hvis det er tilfelle, er folk sannsynligvis ikke oppmerksom, og de vil sannsynligvis stille deg massevis av spørsmål etter at møtet har viklet sammen (og du må lese nr. 5).
Men like viktig som det er å ha et engasjert publikum, er det også viktig å faktisk ta opp bekymringene. Altfor ofte sier vi "Jeg kommer til det punktet senere" eller "Jeg lover at jeg vil svare på det på slutten" og aldri komme tilbake til det. Så sørg for at du dekker alle basene dine, selv om det betyr at du skriver ned spørsmålet ditt eller ber dem gjenta det på slutten av presentasjonen.
Husk at det kan være andre grunner til at folk ikke stiller spørsmål. Kanskje har du skapt et miljø, kanskje utilsiktet, der de ikke føler seg komfortable med å gjøre det. Eller kanskje folk blir så kastet av diskusjonen at de ikke er sikre på hvor de til og med skal begynne med å stille spørsmål, i hvilket tilfelle har du sannsynligvis slakk med å gi dem kontekst (se # 2 for råd om det).
7. Er det et betydelig mønster av at noen mennesker snakker (eller ikke snakker i det hele tatt)?
Du har sannsynligvis invitert alle inn i rommet fordi du ønsket deres mening eller innspill til et prosjekt - og til syvende og sist vil ideene og handlingene som kommer ut av møtet ditt bli sterkere og mer samstemte hvis alle spiller inn. Så du vil sørge for at alle bidrar minst en gang i løpet av tiden din sammen.
Dette høres bra ut i teorien, men er ikke alltid virkeligheten. Noen mennesker er høyere og mer selvsikre enn andre, noen mennesker er i høyere maktposisjoner enn andre, og noen mennesker føler seg ikke så inkludert eller respektert som andre i rommet. Tilfelle: Forskning viser at det er mer sannsynlig at kvinner blir avbrutt i samtaler enn menn.
Prøv å være den rette typen diskusjonsleder. Slå av ruslende medarbeidere. Ikke avbryt. Hold deg opp for folk som blir avbrutt. Ring folk som ikke har sagt mye eller som kan være skyere. Dette gjelder spesielt for eksterne mennesker som ikke er fysisk i rommet.
Husk også at du faller i denne kategorien, selv som møtearrangør! I noen tilfeller er det fornuftig å være den personen som snakker mest, men selv da bør du sørge for at alle stemmene i rommet blir hørt og forsterket. (Her er noen råd for å forhindre deg i å rusle og kjenne igjen når du snakker for mye.)
Spørsmål 8-10 Etter møtet
Nesten der! Hvis du vil at møtene skal være en hjemmekjøring hver gang, bør du vurdere det nedenfor.
8. Tar alle de neste trinnene?
Du kan fortelle når et møte gikk dårlig når alle forlater rommet og drar for å gjøre ting nøyaktig slik du ikke ville at de skulle gjøre det.
Unngå dette ved å være direkte og tydelig om de neste trinnene. Før du går av, adresser du følgende:
- Hva må gjøres?
- Hvordan trenger det å bli gjort?
- Når trenger det å bli gjort av?
- Hvem kommer til å være ansvarlig for å gjøre det?
- Hvem skal overvåke / spore suksessen med det?
9. Var det større målet med møtet oppnådd?
Virker folk mer motiverte til å få ting gjort etterpå? Synes de jobber mer effektivt? Er det mindre forvirring eller færre spørsmål som blir stilt? Nådde du ditt opprinnelige mål? Sjansen er stor hvis svaret er ja, du gjorde det i orden (og hvis svaret er nei, kan du lese avsnittene ovenfor for å finne ut hvor du gikk galt).
10. Følte andre mennesker at møtet var produktivt?
Jeg skiller dette spørsmålet fra det ovennevnte fordi dette krever at du faktisk spør folk hvordan de følte om møtet, i stedet for å anta.
Å få direkte tilbakemelding (spesielt som manager) er viktig. Det er mulig du følte at møtet gikk uten problemer, men alle andre er uenige - å høre det som vil hjelpe deg å ta tak i hvorfor det ikke lyktes og hvordan du kan gjøre det bedre neste gang. Jada, du kan ikke spørre alle hver gang du møter hvordan det gikk, men å gjøre det en gang i blant vil sikre at du er på rett vei.
Ingen elsker møter, så hvorfor få dem til å stinke? Ta opp disse spørsmålene høyt, og det er mye mindre sannsynlig at du får møtene dine til å mislykkes.
