Kall meg gal, men jeg har alltid foretrukket søvn fremfor koffein. Men med uberegnelige tidsplaner og stramme tidsfrister, er det ingen enkel oppgave for en konsulent å få seks eller flere timer søvn per natt - bare spør noen av kostholdsbrusene mine og kollegaavhengige kollegene. Mellom en krevende jobb og et enda mer krevende hjemmeliv, har jeg brukt mye tid på å prøve forskjellige produktivitetshakker for å klemme så mye jeg kan ut av hver dag.
Mitt favorittverktøy for å få ting gjort? 10-minutters tidtakeren på telefonen min.
Min "10-minutters regel" er ganske grei: Hver oppgave på oppgavelisten din skal ikke ta mer enn 10 minutter å fullføre. Hvis det tar lengre tid enn 10 minutter, burde du ha delt det ned i mindre oppgaver eller delegert det til noen andre. Nøkkelen til denne regelen er å håndheve den, noe som betyr at timeren på telefonen din skal gå av på 10-minuttersmerket. Nivået på hastighet og fokus som dette bringer til dagen, er intet mindre enn forbløffende.
Når jeg først utfordrer lagene mine til å sette i gang 10-minuttersregelen, blir jeg typisk møtt med skepsis. Spørsmål som: "Det er sprøtt - kan jeg virkelig bygge denne store Excel-modellen i trinn på 10 minutter?" Og "Forteller du meg at du gjør dette også i hjemmet ditt, tar 10 minutters dusjer og gjør 10 minutters treningsøkter? ”Florerer. (Svaret på begge disse spørsmålene er forresten “ja!”)
Vil du prøve? Her er tre tips for hvordan 10-minutters regel skal fungere for deg.
1. Delegert
Det desidert mest effektive middelet til å finne ekstra tid på dagen er å outsource tingene på oppgavelisten din som noen andre enkelt kan gjøre på 10 minutter eller mindre. For eksempel har jeg en veldig suksessfull og respektert kollega som hevder at en linjepinne av suksessen hans er at han “sier” ja ”til alt, men bare faktisk utfører oppgavene som bare han kan gjøre best.” Alt annet delegerer han.
Delegering er ikke så lett som det høres ut. Det kan være vanskelig å gi slipp på en oppgave når du frykter at en annen persons arbeid ikke vil være like bra som ditt eget. Det er nyttig å huske at “gjort er bedre enn perfekt”, og den eneste måten du kommer til å gå videre i karrieren er hvis du slipper ting du har mestret og tar nye utfordringer. Et annet tankesettforskyvning som hjalp meg var å innse at delegering skaper muligheter for andre. Nå tenker jeg aktivt på hvilke oppgaver og prosjekter jeg kan lage for teamet mitt som vil hjelpe dem å lære, vokse og fremme karrieren deres (noe som praktisk hjelper med å rydde opp platen min også). (Her er noen flere delegeringstips.)
En av utfordringene jeg ser mest med folk som har problemer med å delegere - spesielt de som er på inngangsposisjoner - er at de glemmer at de kan og bør delegere opp. Hvis du føler deg ukomfortabel med å be en veileder eller overordnede om å gjøre noe, kan du prøve dette: Start med å peke ut hva du gjør, og plasser "spør" som en forespørsel om hjelp. For eksempel, i stedet for, "Jeg trenger at du ringer teamteamene, " kan du si "Jeg jobber med å hente dataene for denne analysen - ville det være mulig for deg å hjelpe meg ved å ringe det andre teamet leder?"
Som leder kan jeg fortelle deg at jeg altfor ofte synes at jeg ber mine team om å delegere noe opp til meg, og jeg elsker det når de skaper muligheter for meg å hjelpe.
2. Finn den enkle, 10-minutters oppgaven
Du kan være skeptisk med det første, men ved ganske enkelt å endre hvordan du rammer oppgavene dine, vil du se at omtrent alt kan deles inn i 10-minutters oppgaver. Trenger du å forske på et nytt emne? Begynn med 10 minutter på Google som skanner nyhetsartikler, etterfulgt av 10 minutter med notering av alt du vet og de få spørsmålene du fortsatt trenger å svare på, og deretter 10 minutter som hver ringer folk for å få råd om å svare på dine åpne spørsmål (bonuspoeng hvis du var kyndig nok til å legge merke til at telefonsamtalen er en delegasjonsform!).
Voilà! Du har nettopp klemt på en oppgave som ellers kan ha dratt på i timer inn i 30 minutter.
Denne tilnærmingen fungerer også etter timer. Jeg har en kollega som var så fascinert av 10-minutters regelen og hvordan det hjalp henne i arbeidstiden at hun bestemte seg for å prøve det hjemme. Hun tok ut timeren sin noen få morgener for å få tid til å jobbe før arbeidsrutinen, og med en 10-minutters dusj, 10-minutters frokost osv. Fant hun ut at hun klarte å kutte den vanlige tiden "klargjøre", handle det i stedet for ettertraktet søvn. Hun hadde aldri trodd at det var mulig å dusje på 10 minutter - før hun prøvde det og skjønte at det faktisk var ganske enkelt!
3. Bruk den tidtakeren
Å bruke tidtakeren er en kritisk del av regelen, så ikke glem den. Som alle i næringslivet vet, "gjør vi det vi måler."
Dette gjelder også 10-minuttersregelen - du må bruke en tidtaker eller en klokke for å holde oversikt over hvor lang tid du bruker på ting. Smarttelefoner gjør dette enklere med sine innebygde timer-apper, men enhver klokke med en minutthånd vil gjøre det. Uansett hva du gjør, gjett ikke - for hvis cirka 10 minutter alltid blir 20, maksimerer du ikke produktiviteten.
Noen ganger bruker du mindre enn 10 minutter på en oppgave (mer tid tilbake - ja!), Og noen ganger vil alarmen ringe, og du vil fremdeles være på telefonen (nei, jeg foreslår ikke at du bare legger på når alarmen går). Ikke føl deg dårlig med å løpe over - bare noter det til neste gang.
For eksempel, hvis en medarbeider har en tendens til å rusle, forord for neste samtale ved å fortelle henne at du har 10 minutter til å brainstorme. Hva om du virkelig trenger mer tid? Det er også bra: Å spore tidsbruken din gir innsikt i hvordan du jobber, slik at du kan planlegge dagen din bedre neste gang.
10-minutters regel i aksjon
Et av mine favoritteksempler på denne regelen i aksjon skjedde for noen år siden, da et team jeg jobbet med mottok den fryktede 16.00 telefonsamtalen fra en klient som omdirigerte arbeidet vi skulle presentere morgenen etter. Ugh, så mye for en avslappende kveld!
Det var to store arbeidsstykker involvert, så vi delte teamet vårt på fire i to. Hvert av de to undergruppene våre hadde omtrent like mange PowerPoint-lysbilder å forny, med lignende mengder analyse, så det burde ha tatt oss omtrent like lang tid å fullføre.
Jeg sa til lagkameraten min at jeg virkelig ønsket å avslutte klokka 18.00 så vi kunne gå og spise middag, og han var enig, men var tvilsom om vår evne til å få det til. Så vi oppsummerte sidene, delt på de to timene igjen om dagen, og fant ut at hvis vi kunne oppnå en hastighet på 10 minutter per side, ville vi ha nok tid til å fullføre det - pluss en buffer for alt som viste seg å være spesielt vanskelig. Reenergisert, vi delte opp sidene, satte tidtakeren og begynte å sveive. For å lage et spill ut av det, holdt vi en oversikt på tavlen over hvor mange sider hver av oss fullførte under eller over 10-minuttersmerket.
Senest klokken 18 var vi ferdige - og følte oss veldig bra med det. Det andre laget som ikke brukte 10-minutters regelen? De avsluttet rundt 9.
Utfordringen er på. For neste oppgave i dag, ta ut tidtakeren og prøv den selv. Klokka tikker!
