Selv når du har gode medarbeidere og en hyggelig sjef, vil det på et tidspunkt være nødvendig å ha en vanskelig samtale med noen på kontoret ditt. Du kan finne deg selv å forberede deg til en konfrontasjon av en rekke forskjellige grunner - fra å følge opp en kommentar som gnidd deg feil vei til å be om høyning på grunn av alt det ekstra ansvaret du nylig har påtatt deg.
Dessverre er vanskelige samtaler bare det: vanskelig. For å sikre at du kommer bort fra diskusjonen med de resultatene du ønsker, har jeg funnet ut at det er best å bruke litt fokusert tid på å forberede. Dette hjelper meg til å tenke gjennom forskjellige scenarier og bli klar over nøyaktig hva jeg vil si, uansett hvordan situasjonen utvikler seg - spesielt når jeg tror samtalen kan bli emosjonell, som når jeg må gi en forestilling eller når jeg vil diskutere noe som gjorde meg opprørt over manageren min.
Her er den idiotsikre, fem-trinns prosessen jeg bruker for å forberede:
Trinn 1: Gjør klar hva du vil ha ut av samtalen
Det viktigste du må gjøre når du forbereder deg på en vanskelig samtale er å sørge for at du kan formulere ønsket resultat. Hvis du ikke er klar over det, vil det være mye lettere for samtalen å gå av skinner.
Det ideelle resultatet skal være ganske spesifikt og inkludere et handlingsbart resultat. For eksempel, hvis noen kom med en kommentar som fornærmet deg, kan det ideelle resultatet være å la ham eller henne gå med på å slutte å bruke den typen språk.
Trinn 2: Planlegg det ut
Når du vet hvor du vil at samtalen skal havne, kan du ta litt tid på å planlegge hvordan du kommer dit. Alle tingene du har lært om å dele følelser stemmer sant her: Bruk "jeg" -utsagn ("Jeg føler meg frustrert når jeg blir forlatt av prosjektmøter"), ta med spesifikke eksempler for å fremheve problemet, og skille tydelig mellom meninger og fakta (“Denne prosessen virker ineffektiv” kontra “Denne prosessen er ineffektiv”).
Du kan bruke kuler eller notere noen få notater - hva som fungerer best for deg. Jeg skrifter det ofte ut, fordi jeg liker å vite nøyaktig hvordan jeg skal ramme inn samtalen.
Trinn 3: Forvent svaret
Deretter bruker du et par minutter på å tenke gjennom hvordan du tror personen kan svare, slik at du kan ramme inn din egen reaksjon.
For eksempel kan du føle at du blir borte fra viktige beslutninger om et av prosjektene dine, og du vil be sjefen din om å inkludere deg. Som svar kan lederen din spørre: "Hvor stor kapasitet har du til å delta på flere møter?" "Hvilket perspektiv vil du bringe til beslutningsprosessen?" Eller "Hvorfor vil du bli sløyfet inn?"
Å forutse disse spørsmålene kan hjelpe deg med å formulere artikulerte, fornuftige svar.
Trinn 4: Øv
I likhet med å øve på svar på intervjuspørsmål, bør du øve på å si din del av samtalen høyt minst en gang før du drar inn i diskusjonen. Dette vil hjelpe deg med å stryke ut eventuelle knekk og lage finjusteringer i siste øyeblikk - alt fra å endre måten du vil ramme samtalen til å befri talemønsteret ditt med uønskede "ums."
Trinn 5: Gå for det
Nå som du har forberedt deg, er det på tide å snakke. Jeg anbefaler å sette opp et møte på et privat sted - som et konferanserom eller kontor - slik at ingen av dere føler dere forhastet eller selvbevisste lufter følelsene. Og hvis du er nervøs i begynnelsen av samtalen, er det bare å si det! Ærligheten din vil lette all spenning som kan være i rommet og hjelpe til å få ting i gang.
Hold deg til denne forberedelsesplanen, og neste gang du diskuterer en klissete situasjon med en kollega eller leder, vil du være sikker på å komme ut på toppen.
