Jeg vet ikke om deg, men det er ingenting jeg elsker mer enn en god, ren, organisert oppgaveliste. Noen få enkle ting å sjekke ut om morgenen, noen vanskeligere, men tilfredsstillende oppgaver for ettermiddagen, og en eller to bonusbokser for de mest produktive, mystiske med-universets dager.
Dessverre er det aldri slik oppgavelisten min faktisk ser ut. Handlingselementene mine starter med "det jeg trenger å gjøre i dag" og slutter med "det jeg trenger å gjøre med livet mitt", og inkluderer hvert eneste små skritt jeg tror jeg bør ta imellom. Det er sirkler, stjerner, klotter og en rekke lysere farger. For å oppsummere: Det er kaos.
Jeg var fast bestemt på å organisere støyen, og undersøkte en mengde verktøy og ressurser for å gi to-dosene mine litt rengjøring før våren. Favoritten min? Eisenhower-metoden.
Hvis du leter etter en bedre måte å administrere oppgavelisten på, er det slik denne enkle, men effektive! -Tolen fungerer.
Hva er det?
Eisenhower-metoden er et enkelt tidsstyrings- og prioriteringsverktøy som får deg til å stille to spørsmål for alle gjøremål: Er det presserende? Det er viktig? Døpt etter president Eisenhower, som ble sagt å ha brukt metoden, følger verktøyet tankeprosessen til hans berømte sitat, "Det som er viktig er sjelden presserende og det som haster er sjelden viktig, " og organiserer din to-dos i fire separate seksjoner.
Hvordan bruker jeg det?
Ta først tak i den vanvittige oppgavelisten din.
Deretter tar du et tomt stykke papir og tegner den følgende kvadranten. (Men la teksten være i midten! Det er for deg å fylle ut.)
Kilde
Ta deretter hvert element som er oppført på det kaotiske papiret, og legg det i en av de fire boksene. De skal merkes “presserende og viktig”, “viktig men ikke presserende”, “presserende men ikke viktig” og “ikke viktig eller presserende.”
Hva går hvor?
Haster og viktig: Har du en EOD-frist? Det går her. Har nettstedet ditt bare krasjet? Dette ville også gå her. Har du en gråtende baby? Det vil også gå i denne boksen (selv om du vil skrive "takle gråtende baby" eller ikke, er opp til deg). Denne boksen er full av de daglige brannene du legger ut. Og med mindre du er i krise-PR, vil du ikke ha for mye i denne boksen. Det betyr at du bruker mer tid på å være reaktiv og mindre tid på å være proaktiv.
Viktig, men ikke presserende: Denne boksen er der du bør tilbringe mesteparten av tiden din. Det bør omfatte kortsiktige og langsiktige mål, for eksempel nettverk, forretningsplanlegging og trening. Selv om du merker disse aktivitetene som ikke haster, er det best å legge en tidsramme rundt hver enkelt, så du er sikker på å få dem gjort.
Presserende, men ikke viktig: Dette er en telefonsamtale midt i et møte, eller en full innboks med e-postmeldinger som venter på svar (til tross for at det ikke er så viktig for sluttmålet ditt). Det er de irriterende tingene som dukker opp midt på dagen som ikke fører deg frem så mye, men som kan ta massevis av tid. Hvis du oppdager at en god del av oppgavene dine faller her, er det på tide å bygge inn systemer for å bedre beskytte deg selv. For eksempel, legg en kontorplass på ettermiddagen slik at folk vet at du vil svare senere, og be moren din om ikke å ringe mens du er på jobb.
Ikke viktig eller presserende: Hva gjør de da på oppgavelisten din? Seriøst, hvis det er noen oppgaver i denne boksen, kan du finne en måte å bli kvitt dem. Delegerer du dem hvis du ikke kan bli kvitt dem. Og hvis du ikke kan delegere dem, må du samle dem i grupper på fire eller fem (eller 10) for å krysse av i løpet av en langsom, snørik ettermiddag.
Og for alle dere tekniske junkier som har hamstret oppgavelister på iPhone Notes og lurer på hvordan dette vil oversette, frykt ikke. Det er til og med en Eisenhower-app.
Vet du om andre nyttige tidsstyrings- eller organisasjonsverktøy som får deg gjennom dagen? Fortell oss om dem!
