Ah, forretningsreisende. Hollywood vil få oss til å tro at disse menneskene er verdens slitne vegkrigere som lever av bankete kofferter og lever på tvilsom mat på flyplassen. De er søvnmangel, jetlag, og skynder seg konstant å møte, bruker sminke eller kjører en elektrisk barbermaskin over skyggene på fem i drosjens baksete.
Og selv om forretningsreiser definitivt kan være frustrerende, trenger det ikke være det.
De villeste forretningsreisende vet hvordan de enkelt kan møte hvert møte. De ser aldri skvatt ut, rynkete eller bleary-eyed. De vet til og med hvordan de skal ha det bra mens de besøker en ny by - og det kan du også. For å finne ut hvordan, snakket vi med noen få av forretningsreiseekspertene fra Booking.com. Her var hva de hadde å si.
Å bestille riktig hotell er både kunst og vitenskap
Hvis du reiser til en by for første gang, er det lurt å undersøke ting som gangbarhet og rushtiden trafikksituasjoner. Men siden trafikken er veldig utenfor kontrollen din, kan du gjøre ditt beste for å fjerne den fra planleggingsligningen helt. Seqouya Springfield, en kundebehandler av Booking.com med base i Orlando, understreket viktigheten av å bestille overnatting så nær kundens kontor eller konferansesenter som mulig.
"Selv om du finner et billigere hotell eller et hotell med bedre fasiliteter lenger fra destinasjonen, gjør du en avveining når det gjelder reisekostnader og reisetid, " sa hun. "Du vet ikke hvordan trafikken vil være i en ny by, så det smarteste valget er hotellet nærmest destinasjonen."
Hun la til at det er noen få rookie-feil som kan skape stor hodepine for forretningsreisende.
"Hvis noen på firmaet ditt bestiller rommet ditt, må du forsikre deg om at de booker på rett sted, " sa hun. "Del dine preferanser og prioriteringer med administrativ assistent eller hvem som helst som bestiller rommet ditt. Forsikre deg om at de også vet hvor møtene dine er."
"Og, " la hun til, "hvis de bestiller med et kort som ikke er i ditt navn, kan du ta kontakt med hotellet på forhånd for å finne ut om du trenger autorisasjonsskjema - og sørg for at alles navn er på rommet hvis du reiser med en gruppe! "
Pakk som en proff
Dov Dorati er en Miami-basert partnerskapspesialist med Booking.com og en veteran forretningsreisende. Hun er også fast i "aldri sjekk en pose med mindre du må" leiren. Så hvordan holder hun seg presset og skarp når hun bor fra en enkelt bæreveske?
"Kjøp så mange rynkefrie klær du kan, " sa hun. "Hvis du planlegger å ta på deg en dress eller en blazer til kundemøtet ditt, bruk jakken på flyet. Det vil spare plass i vesken din og hindre at jakken din blir krøllete under transport. Bruk de største og mest bulkleste skoene på flyet, også. "
Gi deg selv god tid
Du har mye på tallerkenen din, så du vil minimere reisetiden ved å bestille en flytur som kommer med akkurat nok tid til å komme deg til destinasjonen, ikke sant?
Feil.
"Hvis du har hatt et tidlig morgenmøte, fly kvelden før, " sa Miles McMullin, en nøkkelkontosjef fra Booking.com for Business-teamet. "Du har ingen kontroll over forsinkelser på flyreisen, så gi deg god tid ved å reise kvelden før. Du kan alltid få gjort arbeid etter at du ankommer, og du har kanskje tid til å utforske byen litt også."
En annen måte å maksimere tiden din og minimere stress er å unngå tilkoblinger når det er mulig. Få direktefly til destinasjonen hvis de er tilgjengelige.
Og når du har kommet, ikke gjør feilen ved å undervurdere trafikken. Hvis du er i en ny by og ikke kjenner trafikksituasjonen, gi deg mer tid til å reise til kundens kontor enn du tror du kanskje trenger. Det er ingenting verre enn å dukke opp sent!
Å bestille siste minutt kan være en velsignelse - og en forbannelse
Det er umulig å unngå forretningsreiser i siste øyeblikk, spesielt hvis du er i en rolle som kunde. Men, som Miles påpekte, ved å bestille hotell i siste øyeblikk, kan du faktisk hjelpe deg med å lande et svakere opphold.
"Hotell rabatter ofte det usolgte lageret ditt (det betyr ledige rom) i siste øyeblikk for å prøve å minimere tap, " sa Miles. "Så du kan ofte få et hyggeligere rom på et mer avansert hotell for mye mindre enn du normalt betaler for et sammenlignbart rom."
Men det er også en ulempe å reise i siste øyeblikk: flyreisen din blir mye dyrere enn om du bestilte på forhånd. Leksjonen her? Bestill fly så tidlig som mulig, og vurder å bestille rom nærmere reisedatoer hvis selskapet ditt lar deg gjøre.
Underhold i stil
En av de beste delene av forretningsreiser er å ta kunder ut på byen for middag (og kanskje et par drinker). Dette kan være et sentralt moment i å sementere et arbeidsforhold eller lande en ny avtale. Det kan også være et potensielt minefelt hvis du ikke har leksene.
"Det første trinnet er å kjenne til alternativene dine, " sa Dov. "Nettsteder som OpenTable er gode ressurser når det gjelder å undersøke restauranter i en ny by. Les anmeldelser, og se alltid på menyen for å forsikre deg om at du faktisk har råd. Og dette er kritisk - alltid reserver. Det er ingenting mer pinlig enn å ta ut en klient og ikke kunne få bord. "
Miles la også til noen få visdomsord om emnet:
"Spør lokalbefolkningen om favorittstedene sine, " sa han. "Snakk med bartendere og servere om hvor de liker å reise. Spør også hotellpersonalet. Du kan virkelig imponere en klient ved å ta dem til en lokal favoritt i stedet for bare å velge det vakreste stedet i byen."
Nå som du har hørt fra ekspertene, skal din neste forretningsreise være mindre stressende, mer produktiv og kanskje til og med mye morsommere. Vi lar deg ha et siste råd: Ikke mist kvitteringene! Ta med en mappe og legg hver kvittering i den, og ta et bilde av hver enkelt med telefonen. Det vil gjøre din neste utgiftsrapport mye mindre smertefull å fylle ut.
