Hvordan er dette for et kjent scenario? Du våkner, slår av alarmen din, og bleary-eyed, du skjenker deg en kopp kaffe med den ene hånden mens den andre blar gjennom innboksen din for å se hva du savnet i timene du sov.
Kanskje du svarer en; kanskje du ikke. Hvis pendlingen din innebærer offentlig transport, vil du uten tvil bli varslet av nye e-postvarsler. Du svarer eller planlegger å svare senere på dagen. Når du er på kontoret, åpner du innboksen igjen. Når du sjekker oppgavelisten din, ser du at du har noen få oppfølgingsmeldinger å skrive.
Og slik går dagen: Det er ingen null innboks. Du er fanget opp i et stygt nett med sending og mottak. Stanser det noen gang?
En kanadisk studie som ble utgitt for et par måneder siden, oppdaget at nei, ikke egentlig (selv om jeg er sikker på at du visste at det var et retorisk spørsmål). Faktisk avslørte funnene deres at du tilbringer en tredjedel av tiden din på kontoret på e-post og 50% av den når du jobber hjemme. Ikke overraskende, men likevel bemerkelsesverdig er det faktum at "30% av den tiden, e-postene verken haster eller er viktige."
Her er regnestykket i statistikken: "11, 7 timer brukt på jobben og 5, 3 timer hjemme." Dette er ikke noen dager. Det er ikke, si, dagen du kommer tilbake fra en to-ukers sommerferie. Det er hver dag . Og hvis det ikke er edruelige tall, vet jeg ikke hva det er.
For å fordele det ytterligere fant forskerne at "arbeidere sender og mottar i gjennomsnitt 86 arbeidsrelaterte e-postmeldinger på jobb og 25 hjemmefra."
Det er massevis av e-post!
Hvordan får du gjort noe hvis du blir begravet i å svare, svare, videresende, svare på nytt, sløyfe denne personen og følge opp? Svaret, jeg er sikker, er at du ikke er det.
Så hva kan du gjøre for å bruke mindre tid i innboksen? Identifiser de største smertepunktene dine, og gjør det til et mål denne uken å jobbe med å adressere dem.
Sender sjefen din deg ikke-presserende meldinger etter timer og i helgene? Dette rådet forklarer hvordan du nærmer deg dette vanskelige emnet og snakker med ham om denne praksisen.
Er du i en pågående gruppe-e-postkjede full av korte svar? Flytt den i så fall til et chatterom.
Har du det travelt med å nå innboks null, noe som resulterer i å svare på folk så snart du hører pingen? Svar bare på presserende meldinger, og legg igjen alt annet på slutten av dagen.
Føler du at de fleste av meldingene dine ikke er viktige? Ta kontroll over situasjonen ved å slette noe som ikke krever noe svar og melde deg av nyhetsbrev som ikke har betydning for arbeidet ditt.
Bruker du uendelige mengder tid på å svare på personer med de samme spørsmålene. Skriv bokserike svar for å spare tid og hjernekraft. Museeforfatter Kayla Matthews 'malforslag er perfekte i fem vanlige situasjoner.
Det er tross alt innboksen din. Hvordan du velger å betjene den på slutten, spiller til slutt en enorm rolle i den negative innvirkningen det kan ha på livet ditt. Hvis du verdsetter tiden din og setter pris på trivsel og følelse av tilfredshet som kommer fra å være produktiv, er det opp til deg å snu de sjokkerende tallene.
