Vi har alle vært i den mottakende enden av disse e-postene som bokstavelig talt inspirerer røyk til å begynne å buldre ut av ørene våre.
Ett minutt er du helt rolig, kul og samlet. Men når innboksen din dykker? Den ene tilsynelatende uskyldige beskjeden skyver deg rett over kanten.
Før du vet ordet av det, har du avfyrt en brutal og kurt respons som sier noe som: “Seriøst, Janet, hvor mange ganger må jeg si deg å bytte ut tallet i øverste hjørne av regnearket ?! Dette blir latterlig. ”
Cringe, ikke sant? Vanligvis er du klok nok til å ta en pause og samle deg selv før du svarer. Men i dag? Janet og inkompetansen til regnearket fikk det beste av deg - og du svarte før du hadde en sjanse til å tøyle din egen korte sikring.
Du vet at e-posten din var uhøflig, og kanskje litt mer aggressiv enn samtalen etterlyste. Så, hvordan kan du backpedal ut av denne situasjonen - uten å innhente et rykte som den medarbeideren som kommer til å miste sin kule med et øyeblikk?
Vel, begynn med å svare (så snart som mulig!) På den samme e-posten med en melding som ligner mye på denne.
E-postmal Slik følger du opp etter at du har sendt en frekk e-post
I vårt eksempel på den irriterende Janet og hennes opplevde manglende evne til å fylle ut det rutinemessige regnearket riktig, er det slik en oppfølgings-e-postmelding ville se ut med de nødvendige detaljene utfylt.
En prøve
Her er en viktig ting å merke seg: Mens du kan og bør gi en kort forklaring på hvorfor svaret ditt var frekt, hold det ganske generelt og motstå trangen til å skrangle av en haug med unnskyldninger.
Mottakeren av din altfor sinte beskjed vil sannsynligvis ikke bry seg om det faktum at du stoppet tå den morgenen, du har dårlig fordøyelsesbesvær, og bilen din ville ikke starte på vei til klientens lunsj - han eller hun vil bare vite at du er klar over ufølsomheten din og er villig til å stå til ansvar for dine egne handlinger.
Dessverre er det ingen måte for deg å ta den e-postadressen til deg med dårlige ting tilbake (det vil vel være fint, ikke sant?). Men hvis du umiddelbart følger opp med en unnskyldende e-post, kan du hjelpe til med å glatte ting over og angre noen av skadene du har forårsaket med altfor rask responstid.
