Som mange andre fagpersoner bruker du sannsynligvis flere timer hver uke på å sende gjøremål til folk - i håp om at en rask melding vil inspirere dem til å fullføre oppgaven. Men gjør alle disse e-postene virkelig folk mer produktive? Som du sikkert har lært fra å sende oppfølgende e-post (til oppfølgings-e-post), er svaret oftere enn ikke, nei.
Det kan være på tide å gå litt gammeldags.
Randy Gardner, stipendiat ved Sam Houston State University, gjennomførte en studie der han fant ut at det å sende en personlig klistrelapp med en forespørsel faktisk er den mest usikre måten å få noen til å fullføre en oppgave raskere.
Hvorfor er det sånn? Forfatter Kevin Hogan fra Harvard Business Review har et par ideer. Først og fremst føles en klistrelapp inntrengende og rotete - så folk vil fjerne den så raskt som mulig. Og etiketten med klistremerker sier at du ikke kan fjerne den før du har fullført oppgaven. For det andre kan det personaliserte berøringen av å motta en "spesiell forespørsel" presse noen til å fullføre en oppgave på en måte han eller hun ikke ville gjort hvis den bare ble sendt i e-postskjema.
Etter å ha lest all denne vitenskapen, bestemte jeg meg for å prøve dette på min (intetanende) praktikant. Selv om jeg ikke var så vitenskapelig som Gardner med det lille eksperimentet mitt, merket jeg definitivt en forskjell i praktikantens arbeid i løpet av prøveuka - ikke bare fullførte hun oppgavene raskere, men hun stilte også flere spørsmål når hun ikke forsto noe.
Videre la jeg merke til at mange av henvendelsene hennes startet med, "Du skrev på den klistrede merknaden at …", noe som betyr at hun leste hvert ord jeg hadde skrevet og prøvde å tyde det, noe som ikke alltid er tilfelle når noen får en e-postforespørsel. Hvis jeg måtte gjette, vil jeg si at alt dette var på grunn av hvordan personlig håndskrift føles i 2015. Du vet, siden vi mottar 99% av informasjonen vår via en blinkende skjerm i disse dager.
Så neste gang du opplever at du er frustrert over at en kollega ikke fullfører noe, må du legge igjen et klistremerke på skrivebordet. Det er mer sannsynlig at meldingen din blir sett (siden den ikke svømmer rundt i et hav av e-poster) og sjekket av listen. Bare sørg for å legge inn et "takk" eller et smilefjes slik at det kommer som en forespørsel, og ikke som en passiv-aggressiv "vil du gjøre dette allerede?"
Nok et pluss med å ta ruten med klistrelapper? Det er så mange morsomme farger og design å velge mellom. Hvem liker ikke å plukke ut pene kontorrekvisita?
