Du vet hvordan det går. Du begynner e-posten til sjefen din, kollegaen, klienten eller HR-direktøren med en ordentlig hilsen. Du krysser Ts og prikker Is, og avslutter meldingen med en formell signatur som "Best" eller "Med vennlig hilsen."
E-postmottakeren svarer med samme formalitet, adresserer deg i en standard hilsen, og skriver deretter ut et par grammatisk gode avsnitt før han pakker inn lappen med en lignende signatur; kanskje er det "Hilsen", eller de mer tilfeldige "Skål."
Siden meldingen krever svar fra deg, fortsetter du å spille sammen med det du mener er den profesjonelle måten - å skrive ut hele hilsenen (igjen), komponere brødteksten og deretter avslutte med "Alt det beste, ". Du fortsetter å gjøre dette selv etter flere rygg og forder, selv om det til slutt virker helt meningsløst og til og med litt vanskelig.
Med mindre du jobber på et superstivt bedriftskontor, hvor til og med utropstegn er rynket, må du bli god med å grøfte den formelle talen, spesielt hvis det ofte er kommunikasjon med sjefen din eller kollegene gjennom arbeidshverdagen.
Så snart det føles naturlig å skrape “Hallo”, hyggelige ting og den overflødige “Takk”, farvel, gjør det. Og for å hjelpe deg med å føle deg i orden med å gjøre dette (og ikke som et etikette-monster), har jeg kommet med noen få retningslinjer.
1. Følg drakten
Selv om det kan være fristende å formalisere alle utvekslinger hvis det er det du er vant til eller fordi det er slik du ble lært opp, mye av tiden, er det bare ikke nødvendig. Vær oppmerksom på ledetrådene på arbeidsplassen din, ellers vil du bare ende med å stikke seg ut. Hvis sjefen din sender deg en e-post med ikke noe mer enn et notat om å ta en titt for å se om det er av interesse, og du svarer med en formell melding, jeg lover deg at du ikke vinner noen brownie-poeng - du tetter bare opp sin innboks og ignorere hvordan teamet ditt håndterer tilfeldig korrespondanse. Eller, hvis kollegaen din begynte å kommunisere med deg på en tilfeldig måte (uten å adressere deg ved navn eller inkludere et offisielt skilt av), godta det som tegnet ditt for å svare in natur.
2. Bytt den opp (avhengig av hvem du snakker med)
Det har ikke noe å si om den siste sjefen din gjorde det klart at å adoptere en uformell tone var utålelig; du jobber ikke for henne lenger. Skjønt, et ord av forsiktighet, bare fordi du når et punkt der du slipper det "beste" med manageren din, betyr ikke at du bør avskaffe ordet fra ordforrådet ditt helt. Hvis du regelmessig snakker med noen du aldri har møtt, og forholdet ditt er mer formelt enn ikke, ikke vær så rask til å melde deg av uten å ta med ordentlig stenging, spesielt hvis du er i gjerdet om hvordan du skal gå frem. Feiling på siden av forsiktighet vil alltid være gode råd.
Vet dette: Å bytte det gjelder ikke bare for forskjellige mennesker. Selv om en korrespondanse med en person starter formelt, har du lov til å hoppe i kjødet til emnet når du diskuterer et objekt på tvers av en lang e-posttråd - i stedet for å bry deg om noen hilsener eller avmeldinger.
3. Vurder timing
Hvis du drar på ferie i en uke og kommer tilbake til kontoret med en liste over spørsmål til sjefen din, som du ikke har snakket med eller sett siden du reiste bort, er det sannsynligvis best å begynne den første e-posten tilbake med et behag som f.eks. “God morgen, ” “Håper du har hatt det bra”, eller, hvis manageren din var den på ferie, “Velkommen tilbake” - selv om du og lederen din vanligvis hopper over hilsenen eller småpraten. Meldingstider er også viktig for utveksling med eksterne kunder eller leverandører. Hvis du er i kontakt en gang i uken eller bare et par ganger i måneden, kan det være aktuelt å starte den første meldingen etter at det har gått litt tid med go-to-introen og passende lukkesignatur.
En månedlig berøringsbase med et høyt medlem av avdelingen din kan også kreve at du lener deg mot å skrive mer konservativt. Hvis den innledende meldingen resulterer i en betydelig frem og tilbake over et par dager, er det sannsynligvis greit å redusere den formelle faktoren, spesielt hvis den andre parten har gjort det.
Til syvende og sist må du bestemme tonen og strukturen til utgående meldinger. Men jeg kan fortelle deg en ting. Jeg har personlig aldri funnet det problematisk når noen jeg regelmessig snakker med bestemmer seg for å slippe standardåpning og lukking; faktisk synes jeg det er en lettelse at vi bare kan fortsette med å si hva vi har kommet på nettet for å si. Å tilpasse en e-post er ofte bare passende til et punkt - og jeg ønsker at du vet når du skal fjerne formaliteten.
