Noen gang gikk ut av et møte og tenkte: "wow, kom vi ikke noe sted ?"
Å få en gruppe sammen kan ofte være den mest effektive måten å komme videre på en stor beslutning eller en plan. Men det fungerer bare hvis møtet er satt opp riktig.
Så når det er din tur til å lede, kan du bruke disse fem trinnene for å sette opp møtet til suksess - før du selv går inn døra.
1. Inviter de rette menneskene
Ingenting kan avskinne et møte som å ha feil mennesker i rommet. Hvis målet ditt er å få gruppen til å ta en beslutning innen slutten av møtet, må du sørge for at alle som har en stor eierandel eller vetomakt over den avgjørelsen, er ved bordet. Diskuterer du en ny salgsstrategi for et produkt? Du vil sannsynligvis ønske at salgsledere og produktsjef skal være der, eller ingenting blir bestemt.
På den annen side kan det å ha for mange “ekstra” mennesker - eller personer som er betydelig eldre eller mer junior enn alle andre i rommet - kaste av seg dynamikken. Hvis du ikke trenger at PR-sjefen chimerer på en produksjonsskifte, ikke invitere ham. Hvis alle er skremt av finansdirektøren, må du la henne være fra et første brainstormingsmøte.
2. Tenk på å gi lekser
Vil du at folk skal starte fra en ren skifer, eller vil det være nyttig for alle å gå inn i møtet med litt bakgrunnsinformasjon? Hvis du presenterer en plan du vil ha innspill til, kan du sende den ut kvelden før (ikke timen før), så sjansen er i det minste at noen av de fremmøtte vil ha tid til å se over den og fordøye.
Og hvis du vil at folk skal ha ideer til møtet - fortell dem.
3. Sett en agenda
Hvis du organiserer møtet, må du sette dagsorden. Hvis du starter møtet med å si: “Vi er her for å diskutere vår sosiale medias strategi. Hvem har ideer? ”- Vel, du ber om kaos.
I stedet kan du dele ut - eller skrive på et hvitt tavle eller blaffdiagram - temaene du planlegger å få gruppen til å diskutere, i den rekkefølgen du vil dekke dem. For eksempel kan agendaen din være:
Når alle vet planen, er det mer sannsynlig at de holder seg på temaet. I tillegg gir agendaen deg en struktur å falle tilbake på: hvis diskusjonen kommer fra emnet eller boder, kan du minne alle i rommet hva du skal diskutere.
4. Fortell folk målene
Mål er ikke det samme som en agenda. En agenda er hva du skal snakke om. Mål er det du vil oppnå, eller mål for møtet: beslutninger som må tas ved bordet, neste trinn som må avtales.
For eksempel kan mål for det hypotetiske møtet ovenfor være:
5. Ingen overraskelser: "Pre-sell" dine store ideer
Hvis du presenterer en stor plan eller anbefaling, er det alltid til din fordel å vite hvordan folk i rommet kommer til å reagere. Hvem vil sannsynligvis støtte deg? Hvem vil sannsynligvis utfordre deg, og hvilke innvendinger vil de sannsynligvis komme med?
Før møtet, identifiser nøkkelpersoner som har en mening, og del planen din eller anbefalingen med dem en-til-en. Be om innspill. "Selg" ideen din før det store møtet. Legg merke til eventuelle bekymringer de reiser, og tilpasse måten du presenterer planen din til å møte disse bekymringene.
Finansdirektøren mener lanseringsplanen din vil koste for mye? Forsikre deg om at du utarbeider et budsjettanslag, og finn ut kostnadene ved andre lanseringer slik at du kan sette ditt foreslåtte budsjett i perspektiv. På den måten vil ikke samtalen gå av når hun sier at planen din "høres dyrt ut."
På den annen side, hvis alle elsker sosiale medier-komponenten i planen din - flott. Ikke kast bort 20 minutter på å rettferdiggjøre hvorfor sosiale medier er viktig, bare hopp inn i detaljene i din faktiske plan, eller fokuser gruppens oppmerksomhet på andre områder der du har beslutninger som skal tas.
Hvis du organiserer deg på forhånd, får sammen den rette gruppen og unngår overraskelser, vil du stille deg opp for å få mest mulig ut av gruppens tid sammen. I tillegg er du sikker på å imponere alle i rommet med din beredskap og få en sjanse til å skinne som leder.
