Som en som bekymrer seg for å krenke mennesker ved et uhell, pleier jeg å gå over bord i e-post - spesielt når jeg gir tilbakemelding.
Jeg bruker overdreven utropstegn, stiller min konstruktive kritikk i spørsmålsform ("Jeg tror denne rapporten kan bruke noen visuelle bilder?"), Og spør alltid om de foretrekker å bare møte personlig for å diskutere videre.
Noen ganger vil jeg lese om meldinger jeg sendte og krype - utropstegnene som føltes så vennlige da jeg skrev svaret mitt, nå får det til å se ut som om jeg er usunn besatt av bilder i presentasjoner.
Selv om jeg vet at jeg trenger å ringe disse vanene noen ganger, leste jeg nylig noe som fikk meg til å smile. Viser at all min varme-og-fuzziness faktisk gir meg et ben.
I følge en fersk artikkel om Quiet Revolution med tittelen “7 måter å bruke strømløs kommunikasjon på”, er dette bare noen av teknikkene til mennesker som er mer innflytelsesrike og vellykkede via e-post. I utgangspunktet, sier hun, har folk som opplever som mer ydmyke, ellers kjent som "maktesløse kommunikatører", en tendens til å inspirere til tillit og bygge sterkere forhold.
Og det motsatte er også sant - når du uttrykker spørsmål som ordrer, bare bruker perioder og snakker med for mye autoritet i e-postene dine, er det mindre sannsynlig at du får et godt svar (eller svar i det hele tatt). Sier QR-grunnlegger og forfatter av artikkelen, Susan Cain:
Det koker ned til denne innsikten: Når folk tror du prøver å påvirke dem, setter de vakt opp. Men når de føler at du prøver å hjelpe dem, muse din vei til riktig svar, eller å være ærlig om dine egne ufullkommenheter, åpner de seg for deg. De hører hva du har å si.
Hva betyr dette? Det å være mindre formell, mindre selvsikker og mer emosjonell i e-postene dine er ikke så ille - sier Cain, som siterer forfatter Adam Grants forskning, "maktesløse kommunikatører gir 68% mer inntekter."
Å peppe hver e-post du sender med emojis, alle caps og spørsmålstegn for å uttrykke følelsene dine riktig, vil tydeligvis få deg til å oppstå som uprofesjonell, usikker og til og med upassende i visse situasjoner. Men andre ganger kan det utgjøre hele forskjellen.
Kanskje det betyr å be om godkjenning fra noen før du kaster en annen oppgave på sin måte: Fungerer dette for deg? Glad for å diskutere hvordan vi deler opp arbeidet mellom oss! heller enn at jeg trenger notatene dine innen fredag.
Eller ta et øyeblikk for å få forespørslene dine til å høres menneskelige ut, for eksempel å si Kan du komme tilbake til meg med tanker? heller enn Vennligst gi beskjed.
Eller bare til å registrere deg e-postmeldingen med "Takk!" Eller "Ha en flott helg!" I stedet for den mer formelle "Best."
På samme måte som du ikke vil snakke med kollegaene dine personlig på en ekstremt knapt, formell måte, vil du ikke komme like kaldt via e-post. For hvis du vil at folk skal svare, må du gi dem en god grunn til - og noen som er vennlige og noen ganger sårbare er til slutt mye mer sannsynlig å tjene respekt enn noen som ikke åpner opp i det hele tatt.
Ønsker du å vite hva annet som virkelig kaster kollegene dine? Vi har samlet alle tipsene om e-postetikett du trenger for å sikre at alle faktisk leser (og svarer) på meldingene dine.
