Hvis vi er ærlige mot oss selv, har vi sannsynligvis alle noe på oppgavelisten vår som ikke blir gjort.
Det er ikke fordi vi er late, inkompetente eller uproduktive - når arbeidsmengden er høy, er noen ting bare nødt til å prioritere fremfor andre.
Virkeligheten av dette slo meg faktisk hardest da jeg flyttet ut av en lederrolle og tilbake til det HR kaller en ”individuell bidragsyter” -posisjon. I stedet for å føre tilsyn med et team med mennesker som hadde lister med to-dos, hadde jeg plutselig min egen liste over prosjekter som raskt kom ut av kontroll.
Det var da sjefen min spurte meg et verdifullt spørsmål - et spørsmål som jeg aldri hadde tenkt å stille mine direkte rapporter: "Hva får du ikke gjort?"
Det kom ikke som anklagende, men snarere fra et sted med ekte bekymring. Så jeg fortalte ham hva jeg hadde støtt nederst på listen min og hvorfor. Deretter var han i stand til å hjelpe meg med å tilpasse prioriteringene mine slik at de stemte bedre overens med det han anså som viktigste og få ressursene jeg trengte for å komme videre med oppgavene som hadde sittet fast.
Nå er jeg overbevist om at det er et av de viktigste spørsmålene du som leder kan stille dine ansatte. Her er grunnen.
Du vil være i stand til å se (og fikse) flaskehalser
Når du har sett deg hva du ikke får gjort, er det naturlige oppfølgingsspørsmålet: "Hvorfor?" Du vil umiddelbart kunne forstå hvor flaskehalsene er.
For eksempel, kanskje din ansatte har ventet på deg på innspill eller råd, men har ikke klart å få tak i deg på grunn av din fastpakket tidsplan. Eller kanskje han eller hun trenger en ressurs fra en annen avdeling, men ingen vil oppfylle forespørselen. Uansett årsak vil du enten kunne tilby det du trenger, eller bruke din ledelsesmessige innflytelse for å få de riktige ressursene.
Du får muligheten til å vurdere oppgaver på nytt
Som leder vet du ikke alltid (eller husker i det minste) alt som står på dine ansattes tallerkener. Og det er vanligvis OK - med mindre de ansatte har fått tildelt oppgaver som bør delegeres andre steder eller, vel, ikke gjort i det hele tatt.
Ved å sjekke inn hva som ikke blir gjort, har du også muligheten til å vurdere hva som står på de ansattes oppgavelister. Kanskje en annen avdeling ba om en detaljert rapport fra ett teammedlem, eller at en annen leder i avdelingen din har noen som jobber med oppgaver som ikke er knyttet til hovedfokuset, men du var ikke klar over det.
Hvis det fører til at de støter andre prioriteringer til listen over "Jeg kommer til det senere", har du nå muligheten til å delegere den et annet sted eller fjerne den helt fra arbeidstakerens oppgaveliste, slik at han eller hun kan fokusere på prosjekter som virkelig betyr noe.
Du vil være i stand til å gi "stort bilde" råd
Ved å finne ut hva som ikke blir gjort, kan du hjelpe dine ansatte å forstå de store bildemålene i selskapet. Visst, kanskje har teamet ditt det riktig, og de prioriterer riktig de viktigste prosjektene - men hvis ikke, kan du benytte anledningen til å sørge for at dine ansatte forstår hva som trenger oppmerksomhet og hva som kan vente til senere.
Dette vil hjelpe dem å få et bedre inntrykk av ikke bare hva de trenger å gjøre for å lykkes som en enkelt ansatt, men hvordan deres rolle passer inn i det store bildet av selskapet og dets oppdrag - som er et kritisk element for å øke ansattes tilfredshet.
Husk: For at dette spørsmålet skal lykkes, må du henvende deg til dine ansatte med ekte bekymring. Det handler ikke om å trekke et power play og fange dem med ufullførte oppdrag - hvis det er din vinkel, vil du sannsynligvis få vage svar som, "Åh, jeg gjør fremskritt med alt, virkelig" eller "Alt er bra."
Men hvis dine ansatte virkelig stoler på deg, vet at du ikke bare er ute etter å utarbeide straff, og innser at du vil hjelpe dem med å finne ut av en løsning, vil de sannsynligvis være ærlige om hva som falt i veien. Og du som leder vil kunne få et bedre grep om teamets fremgang, lykke og produktivitet.
