Fra penner til snacks til sladder på kontoret - når du sitter fem meter fra medarbeideren din, er det en liten smule å dele alt. Og likevel, for å diskutere endelige detaljer om en presentasjon du vil gi sammen om 30 minutter, sender du henne en e-post? Det er noe galt med dette bildet.
E-post, konferansesamtaler, online kalendere og chat-apper hjelper oss å holde kontakten og på sporet når vi er langt fra hverandre. Verktøyet er imidlertid bare så effektivt som hånden som bærer det. Å vite når du skal bruke hver av appene du har til disposisjon og hvordan du får mest mulig ut av dem, gjør ofte forskjellen mellom bortkastede timer og produkter som sendes.
Hos Blinkist jobber vi med å effektivisere lesing og læring, så effektivisering er i vårt DNA. Da vi la merke til at kommunikasjonen ble ineffektiv selv i vårt lille team, satte vi oss for å finne ut hva som skjedde som hindret oss i å fungere vårt beste. Vi fant ut at ved å optimalisere hvordan vi bruker våre daglige verktøy, kunne vi få gjort mer.
Nedenfor identifiserer vi de fire vanlige verktøyene du sannsynligvis misbruker også, og hvordan du kan fikse skjemaet.
1. E-post
Fomlet
Så enkelt som e-post er det, det er mange måter å gjøre det galt: å bruke e-post som et kjøretøy for en lang debatt og for ett-ord svar som kan bli nixed eller videresendt personlig, for det første. Og så fristende som det er å bruke e-postkjeden din som et sted for omfattende argumentasjon med dokumentasjon, er e-post ikke noe sted for kritiske diskusjoner rundt prosjektdetaljer. Det du gjør i hvert av disse tilfellene, er å legge til komplikasjoner og etterslep på aktivitetene og mottakerne.
Løsningen
For viktige eller presserende oppgaver, møt opp ansikt til ansikt, slik at du kan ta opp problemer på hodet og få svar raskere. Ved å gjøre det live beskytter du ikke bare din egen tid, du hjelper dine medarbeidere også. Hvis alle vet at presserende nyheter aldri kommer via e-post, er det ingen grunn til konstant forfriskning av innboksen, og folk kan fokusere på å få ting gjort i stedet.
Tenk på e-post som din måte å starte en diskusjon eller sette en agenda, så når du setter deg ned med teamet ditt for å få magien til å skje, kan det gjøre det.
2. Konferansesamtaler
Fomlet
Konferansesamtaler er vakre - du kan gjøre dem når som helst og hvor som helst - men fordi de kan føle seg mer uformelle enn møter, kan de også forårsake effektivitetsproblemer.
For det første fordi de føler seg uformelle, er det lett for for mange å bli tauet inn. Resultatet er at i stedet for å kunne delta på kritisk arbeid bare de kan gjøre, er teamet ditt fanget i et møte med tvilsom nytteverdi.
For det andre er det lett å overse at selv om de kan virke mer tilfeldige, kan de være veldig mentalt beskattende. Konferansesamtaler krever forberedelse og intensiv lytting, noe som tar en stor bit av den daglige fokuseringsrasjonen. Planlegg en for tidlig på morgenen, og den kan tappe fokuset ditt for dagen. Blyant det inn etter timer, og du vil takle en dag definert av forventning om latenstid arbeidsøkten.
Løsningen
Først må du huske at ikke alle må inviteres. Involverer i stedet folk som er informert om prosjektet og er kritiske bidragsytere. La en person i møtet ta notater og dele med resten av teamet slik at de andre kan fokusere på jobb.
Og husk å velge samtaletid med omhu. Når det er mulig, ikke planlegg konferansesamtaler først om morgenen eller sent på kvelden. Ved å finne en tid imellom vil du ivareta fokuset ditt.
3. Chat
Fomlet
Chat på kontoret, spesielt for selskaper lokalisert i mer enn en etasje eller på forskjellige steder, er et veldig nyttig surrogat for ansikt til ansikt: Det skjer i sanntid, det gir mulighet for øyeblikkelig overføring av filer, og det letter spontanitet. Men som med konferansesamtaler, er nettopp dyderne av chat chat-manglene.
Hovedproblemet med kontorsprat er at folk føler seg friere til å skrive spørsmål fra mansjetten fordi de ikke er teknisk avbrytende - mottakeren kan fremdeles velge om han vil svare eller ikke. Saken er at vi er reaktive skapninger, og vi føler at vi trenger å stoppe det vi gjør og ivareta menneskene som kaster oss. Selv om intensjonen din med å komme i kontakt med chat er å være påtrengende, har du liten kontroll over om kollegaens arbeid blir avbrutt. Hvis hun ser en melding, er sjansen stor for at hun vil se. Selv om hun ikke svarer direkte, vil en del av fokuset hennes nå bli viderekoblet av din kommentar eller spørsmål.
Løsningen
Generelt bør chat bare brukes til raske spørsmål som forhindrer deg i å komme videre med arbeidet ditt, eller til å sette opp en tid med en kollega for å snakke gjennom et større tema. Alt annet, legg inn en e-post slik at du ikke forstyrrer kollegaene dine.
Og hvis du er i ferd med å få for mange chatter? Slå av varsler akkurat som for e-post. Mange chat-tjenester lar også en bruker gå "usynlig", noe som er en fin måte å være involvert på (spesielt hvis du er en del av en kontinuerlig oppdatert gruppechat) uten å føle deg forpliktet til å svare.
4. Kalendere
Fomlet
Mishandling nr. 1 som folk gjør med sine kalendere, behandler dem som gjøremålslister. Hvis du tar en titt på kalenderen din og ser noe som ligner "plukke opp melk" eller "planlegge en hårklipp", er det på tide å tenke nytt på hvordan du bruker den.
En annen misbruk av kalenderen unnlater å bruke den for å beskytte tiden din, i stedet for bare å organisere den. Når du blir kontaktet med et forslag til et nytt prosjekt og kalenderen din forteller deg at du kan passe det inn, husk at det ikke nødvendigvis betyr at du burde gjøre det. Det er viktig å ta en titt på dine mål og verdier først.
Løsningen
Mål å holde kalenderen et hellig rom for møter og arrangementer som enten er bundet til en bestemt dato og tid eller involverer andre enn bare deg. Du kan begynne å endre kalenderpraksisen din med en oppgaveliste for oppgaver som å ringe legen din eller plukke opp blomster. Å krysse av for små oppgaver er utrolig tilfredsstillende, og ved å sette dem på en håndterbar liste, vil de få en annen karakter - en som lar deg se dem som passer mellom viktige hendelser i stedet for å bli hendelser for seg selv.
Og ikke glem å alltid innrette nye muligheter med din rolle og dine mål. Alt som ikke samsvarer med her og nå eller til den ønskede fremtiden, hører ikke hjemme på kupeen (eller i kalenderen din).
Med bare noen få enkle justeringer kan du bruke verktøyene du har til rådighet for å få mer gjort. Del disse tipsene på kontoret, så vil hele arbeidsplassen din være mer effektiv før du vet ordet av det!
