Som leder er en av de viktigste ressursene du har en utøvende eller administrativ assistent. Han eller hun kan holde kontoret i orden, timeplanen din i rute og ta noen av de daglige oppgavene av platen.
Men effektiviteten hennes har mye å gjøre med deg - hvor godt du trener henne, deler forventningene dine med henne og gir henne tilbakemelding. Det tar tanke og planlegging for å skape et miljø der en assistent kan gjøre jobben sin godt (spesielt for oss som er vant til å gjøre alt selv!).
Så om du er ny på ledelsen eller ikke, her er noen gode påminnelser om hvordan du kan få mest mulig ut av denne verdifulle ressursen.
1. Bevæpn ham eller henne for å lykkes
Den administrative assistenten din er der for å gjøre livet ditt enklere - men hun kan ikke gjøre det med mindre hun vet hvordan hun kan hjelpe. Sørg for at du gir henne nok tid, trening og ressurser til å utmerke seg fra start. Gi instruksjoner om hva du trenger og når du trenger det, sammen med konkrete eksempler på hva du leter etter. Dette gjelder spesielt hvis assistenten din er ny - men er klar over at selv om hun er en veteran, kan det være lurt å ha ting gjort annerledes enn den siste sjefen hennes gjorde. Å være tydelig og gi det grunnleggende gir deg begge muligheter for effektivitet og suksess.
2. Bygge et tillitsfullt forhold
Planlegg å møte regelmessig med assistenten din for å diskutere aktuelle prosjekter og statusoppdateringer. Å gi henne beskjed om hva som skjer på andre nivåer i selskapet vil hjelpe henne å forstå hvordan arbeidet hennes passer inn i det større bildet. Og når hun kan sette mer pris på hva du gjør, vil hun kunne identifisere flere måter å hjelpe deg med å nå dine mål.
3. Gi (og ta) tilbakemelding
Hvis assistenten din gjør noe som ikke oppfyller dine forventninger, ikke bare bli frustrert - påpek hvor du var misfornøyd og gi forslag til hvordan det skulle håndteres annerledes i fremtiden.
Det som er like viktig, er å være åpen for tilbakemeldingene hennes. Selskapet er et annet sted fra hennes ståsted, så det å gi henne å dele sine tanker og forslag åpent kan gi deg verdifull innsikt. I tillegg kan det hende du har dårlige vaner du ikke er klar over - å gi motstridende muntlige og skriftlige instruksjoner, for eksempel, eller ikke gi nok beskjed når du vil ha et stort konferanserom booket - til at du kan endre for å gjøre begge livene dine mye enklere.
4. Vis din takknemlighet
En flott assistent letter arbeidsmengden og får deg til å se bra ut, så vær raus med ros når det er grunn. Et personalmøte eller kontorarrangement er et flott sted å vise din takknemlighet offentlig, men heller ikke overse en mulighet til å vise din takknemlighet med en enkel, verbal "god jobb." Du kan også unne ham eller henne til en og annen cappuccino eller par kinobilletter. En god arbeidsgiver vet at fornøyde ansatte gjør sjefene deres liv mye enklere!
5. Hold det profesjonelt
Med mindre det ble stavet under jobbintervjuet, bør alt du ber en administrativ assistent gjøre være direkte relevant for virksomhetsoppdraget. Selv om det ikke er en atypisk forespørsel å ha henne å tilby kaffe til en klient eller hente kontorartikler på vei tilbake fra lunsj, er det ikke noe å gjøre ting som å bestille din neste tannlegeavtale eller bestille den kommende lese for din bokklubb, ikke hennes . Hun er blitt ansatt for å hjelpe deg i det profesjonelle riket - så hold det slik.
Husk at jo mer du hjelper assistenten med å gjøre jobben sin godt, jo lettere vil det være for henne å hjelpe deg med deg. Vær den beste manageren du kan være, og du vil stille opp begge til suksess.
