Jeg ble smigret (og litt skremt) da jeg ble bedt om å skrive et anbefalingsbrev for første gang. Oppgaven virket så "høye innsatser" - mitt brev ville inngå i en students potensielle opptak til et masterprogram. Og den gangen var jeg en bare 22 år gammel andreårs doktorgradsstudent.
Som flaks kunne ha det, hadde en anerkjent professor på avdelingen min nylig fortalt en historie om sin første erfaring med å skrive et anbefalingsbrev som roet nervene mine litt. “Det tok evig tid!” Husket hun. Men når hun fikk tak i det, ble prosessen enklere og mer effektiv hver gang.
Når du har noen års erfaring under beltet ditt, er det en god sjanse for at du også blir bedt om å skrive anbefalingsbrev for opptak, utmerkelser eller stipend på grunnskolen. Og selv om det er lett å være nervøs for å takle dette for første gang, ikke bekymre deg - bare følg disse grunnleggende retningslinjene for å bygge en sterk, støttende sak for din kollega eller mentee.
Vær selektiv
Første ting først: Før du samtykker i å anbefale noen, er det viktig å vurdere om du kjenner kandidaten godt nok til å snakke om henne i sammenheng med programmet hun søker på. Med mindre du spesifikt blir bedt om å være en personlig eller karakterhenvisning, antar applikasjoner som krever anbefalingsbrev at du har jobbet med eller overvåket søkeren i en akademisk eller profesjonell setting.
Så selv om du kan snakke med en venns lederegenskaper av personlig erfaring (f.eks. Du meldte deg frivillig sammen eller var ledet av en sosial begivenhet for din sorority), hvis du ikke har vært hennes direkte veileder eller kollega, kan det hende du ikke være hennes beste alternativ. Hvis du ikke føler deg trygg på at du kan si noe unikt om henne, eller ikke føler deg komfortabel med å skrive et sterkt brev på hennes vegne, vil det sannsynligvis være best å foreslå å finne en annen anbefaling.
Men hvis du har et robust profesjonelt forhold til søkeren, og kjenner hennes ferdigheter og evner, ikke vær redd for å ta steget!
Komponer et glødende (men relevant) brev
OK - du er klar til å skrive, men hva inkluderer du? Følg tipsene nedenfor for å sikre at du produserer et mest mulig effektivt brev.
1. Få hjelp fra søkeren
Selv om du kjenner søkeren godt, trenger du relevant informasjon for å hjelpe deg med å skrive et best mulig brev. Så ikke vær redd for å be henne om veiledning.
Hvorfor søker hun for eksempel på dette programmet? Hvilke ferdigheter og erfaringer tror hun vil skille seg mest ut for opptakskomiteen? Hva er noen av prestasjonene hun er mest stolt av? Be om en kopi av CVen eller støttematerialet - bruk dem til å skreddersy anbefalingsbrevet ditt (f.eks. Hvis hun søker på et økonomiprogram, trenger du sannsynligvis ikke å skrive mye om kreativiteten og videoredigeringsevnen!).
2. Finn de beste trekkene hennes
Opptakskomiteene mottar hundrevis (eller tusenvis) søknader om langt færre tilgjengelige åpninger. Så utover minimumskrav som utdanning og erfaring, leter de etter fremtredende egenskaper - "X-faktorene" som skiller noen i et hav av applikasjoner.
For å kartlegge disse egenskapene, husk interaksjonene dine med søkeren: Er det en spesiell prestasjon som skiller seg ut for deg? Har du sett henne overvinne en hindring på jobben - og hvordan kom hun gjennom det? Hvordan kan disse opplevelsene hjelpe henne å lykkes på gradskole? Enten hun er en god leder eller kommer med kreative løsninger på problemer, bør du tenke på de viktigste deskriptorene du kan bruke.
Enda viktigere, sørg for å gi eksempler og spesifikk atferd for å støtte disse egenskapene. Det er din jobb som anbefaling å beskrive søkeren til noen som ikke kjenner henne, og anekdoter kan være veldig nyttige når det gjelder å bringe hennes personlighet til liv og få henne til å skille seg ut fra mengden.
3. Se på språket ditt
Du har sikkert hørt at det er visse ord du må unngå når du skriver en CV - det stemmer også med anbefalingsbrev. Fangstbetegnelser som “hardtarbeidende”, “entusiastiske” eller “kreative” betyr ikke så mye når alle de andre søkerne blir beskrevet med de samme vage begrepene.
Så unngå altfor blomstrende eller tvetydig språk i brevet. Vær så detaljert som mulig når du beskriver kandidaten din, og gi alltid konkrete eksempler for å fremheve trekkene du nevner.
4. Skriv om søkeren som helhet
Det er viktig å huske at komiteer oppsøker folk til å avrunde sin innkommende klasse - ikke bare en sjekkliste over kvalifikasjoner.
Så mens du skriver, kan du tenke på hvordan søkeren kan være i stand til å bidra til den nye klassen hennes på måter som ikke er åpenbare fra hennes bruksmateriell. Har hun en god sans for humor? Er hun en flott lytter, alltid villig til å låne et øre eller en hjelpende hånd? Eller kanskje hennes interesser utenfor arbeidet kan gi utvalgskomiteen en bedre følelse av hennes personlighet. Hvis hun for eksempel nettopp fullførte sitt første maraton, kan du ha vært vitne til hennes besluttsomhet.
Detaljer som disse vil ikke være i en søkers CV, men de kan virkelig hjelpe opptaksteamet med å se for seg hvordan hun vil bidra til deres fagmiljø.
Spik logistikken
Nå som du har skrevet innholdet i brevet, er resten bare detaljer!
Leserne har begrenset tid til å gjennomføre applikasjoner, så det er viktig å være kortfattet - hold anbefalingen din til en enkelt side. Bruk firmaets eller skolens brevhode hvis det er tilgjengelig, og signer bunnen med ditt navn, gjeldende stillingstittel og kontaktinformasjon i tilfelle en innleggelsesansvarlig må følge opp.
Du må også ta avgjørelsen om søkeren skal se brevet eller ikke. Mange søknadsskjemaer gir kandidatene muligheten til å frafalle retten til å se det endelige produktet, men som anbefaleren er det virkelig opp til deg (noen anbefalere vil ikke gå med på å skrive et brev med mindre studenten gir avkall på den retten). Vanligvis antas det at avkall på retten indikerer et nivå av tillit mellom anbefaleren og søkeren, så mange brevforfattere føler seg mest komfortable med å holde innholdet i anbefalingen konfidensiell.
Til slutt, og kanskje mest åpenbart, dobbeltsjekke fristene og retningslinjene for innsending for å sikre at brevet ditt er i god form og tjener formålet.
Når du har sendt inn anbefalingen, gi beskjed til søkeren din, ønsker henne lykke til, og du er ferdig! Med din hjelp er søkeren på god vei til en vellykket og oppfyllende fremtid.
