Fikk en jobb? En som involverer en datamaskin, en internettforbindelse og et skrivebord?
Da kommer du sannsynligvis til å skrive en e-post verdt en roman i år - mens du arbeider med rundt 100 e-poster per dag.
Jeg tror vi alle kan være enige: Overbelastning via e-post når en feber tonehøyde. (Og ikke god feber, som diskotek eller koseklokke. En dårlig feber. Som tyfus.)
Som de fleste har jeg brukt mye tid på å tenke på hvordan jeg skal organisere e-post, prioritere e-post og svare raskere på e-post. Men i det siste har jeg vurdert et mer interessant spørsmål: Hvordan kan jeg "trene" folk (forsiktig og kjærlig, selvfølgelig) til å sende meg færre e-poster i utgangspunktet?
Her er tre av favoritteknikkene mine.
Er det revolusjonerende begreper? Ikke egentlig. Er det fornuftige, fornuftige påminnelser? Jeg tror det. Og hvis du er enig, håper jeg at du e-post meg og forteller meg alt om det. (Bare tuller. Helt.)
1. Ikke svar på hver e-post med en gang (eller i det hele tatt)
Dette kan høres ut som intuitivt, men når du virkelig graver deg i det, har mange "presserende e-postmeldinger" en tendens til å løse seg selv uten din hjelp.
Eksempel: Om en gang om dagen vil jeg få en hektisk e-post fra en nydelig klient, kollega eller kunde som sier noe sånt som:
“Alex! Hjelp! Jeg prøver å gjøre _________, men jeg kan ikke huske hva du ba meg gjøre om _________. Kan du minne meg igjen? ”
Omtrent 90% av tiden, hvis jeg venter en time eller to og ikke gjør noe i det hele tatt, skriver den samme personen tilbake og sier:
“Alex! Hurra! Jeg fant det ut. Min feil. Glem det!"
Ved å velge å ikke svare umiddelbart, "trener" du folk til å være mer selvhjulpne - mens du skaper fornuftige, realistiske forventninger om hvor raskt du vil kunne svare.
Bruk selvfølgelig sunn fornuft her. Hvis du jobber i en kundeserviceposisjon - og et sentralt element i jobben din er å svare raskt på folk som trenger din hjelp - så vil selvfølgelig definisjonen din av "hvem trenger min hjelp" være annerledes enn noen andres.
Men uansett hva slags jobb du har, kan du prøve dette neste trinn.
2. Lag en auto-responder med nyttige svar på ofte stilte spørsmål
Lag en liste over vanlige spørsmål som folk e-post til deg, dag inn og dag ut. Plipp deretter svarene dine inn i en auto-responder som gir folk nøyaktig det de trenger.
Det er svært effektivt, og igjen sender det en subtil melding om at du setter pris på mennesker som er villige til å hjelpe seg selv.
Her er et enkelt eksempel:
Hei der!
Tusen takk for at du skrev.
Hvis du leser disse ordene, betyr det at jeg er dypt i et stort, spennende prosjekt - og jeg vil ikke sjekke e-posten min på flere timer.
Men takket være magien med e-post, kan jeg fremdeles hjelpe deg, akkurat nå!
Hvis du sender en e-post for å sette opp et møte:
Bruk mitt online planleggingsverktøy her. Det er den beste måten å låse tiden på.
Hvis du e-post for å få en statusoppdatering på Project XYZ:
Ta en titt på den oppdaterte tidslinjen her.
Hvis du har et ekstremt tidssensitivt spørsmål:
Ring cellen min på ### - ### - ####. Eller rusle bort til pulten min i tredje etasje. Jeg er rundt.
3. Svar med erklæringer, ikke flere spørsmål
Hvis du avslutter e-postene dine med åpne spørsmål som disse:
"Når tror du vi skal spise lunsj?"
"Husker du hvordan du oppdaterer nettstedet, eller trenger du hjelp?"
"Hvordan tror du vi skal gå videre herfra?"
Spørsmålene dine vil bare generere flere e-poster, med enda flere spørsmål, som krever fortsatt tanke og oppmerksomhet.
Så i stedet for et åpent spørsmål, kan du prøve å avslutte e-postene dine med en klar erklæring, som:
“La oss spise lunsj kl. 12:30. Vi ses på Café Luna. ”
"Når du er klar til å oppdatere nettstedet, her er en WordPress-veiledning og en kobling til retningslinjene for merkevarebygging. Jeg er her hvis du trenger mer hjelp. ”
«La oss koble til igjen om en uke. Jeg ringer deg klokka 10 neste mandag. ”
Hvis det du foreslår ikke fungerer for mottakerne, vil de gi beskjed! Men mesteparten av tiden vil de være takknemlige for din presisjon. Du eliminerer mentale benarbeid for dem - for ikke å snakke om en lang rekke unødvendige bak-og-ting.
For å oppsummere det hele?
Hvis du vil trene folk til å sende deg færre (og bedre) e-postmeldinger: Modell oppførselen du vil se i verden.
Hvis du pleier å sende e-post til venner og kolleger og be om råd om ting du sannsynligvis bare kunne Google, vil andre sannsynligvis gjøre det samme for deg.
Hvis du skriver lange, ruslende, puslespill-esque e-poster, vil du få svar som er like mystifiserende.
Men hvis du er gjennomtenkt og konsis, vil du heve sperregrensen for alle i din krets - å lære andre nøyaktig hvordan du vil bli behandlet.
Så vær en tydelig og konsekvent lærer. Innboksen din (og psyken) vil takke deg.
