Vi har alle hatt de dagene.
Dagene når du kommer til kontoret klokka 09.00, grunnet produktiviteten. Du har en lufttett plan for å fullføre alt på oppgavelisten din.
Den neste tingen du vet, det er klokken 18:30, og du har bare slått en ting av den stadig voksende listen. På det tidspunktet er du for sliten til å gjøre noe annet, så du legger igjen hjemreisen og lurer på hvor hele tiden gikk.
Etter at jeg hadde opplevd dette flere ganger enn jeg vil innrømme, stoppet jeg endelig opp for å tenke på hva som foregikk.
Jeg skjønte at de beste intensjonene faller ved veien, for ingen er en øy: Vi har alle kolleger som kjemper om oppmerksomheten vår, e-postmeldinger som aldri slutter å komme, og møter som suger opp hele vår tid.
I en kultur der tiden er i premie, er de mest verdifulle medarbeiderne de som ikke bare forvalter sin egen tid, men som også forvalter andres tid effektivt - i det vesentlige å gi seg mer eiendom på dagen for å få gjort sine egne ting.
Slik at måten å bli bedre i tidsstyring er å løse problemene for andre. Det handler om å hjelpe mennesker til å hjelpe deg.
For å bryte det ned på en måte som føles handlingsdyktig, har jeg laget tre brede bøtter med folk du samhandler med regelmessig: din nye ansettelse, din lagkamerat og sjefen din.
1. Din nye leie: Hjelp dem med å prioritere
Å bli medlem i et nytt selskap er samtidig spennende og utmattende. De fleste ønsker tidlig å gjøre en stor innvirkning for å bevise at selskapet tok det rette valget når de ansetter dem.
Men etter min erfaring - både som den nye gutten på blokka og som den veteran-medarbeideren - er det altfor lett å bli fast i informasjon, navn og systemer. Det enhver nyansatt trenger, er ikke mer informasjon, men en måte å prioritere den på. På den måten kan de komme inn på de viktigste sidene ved jobben og begynne å tilskrive med forståelse av at alt annet kommer med tiden.
Det høres kanskje tidkrevende ut, men det er enklere enn du tror og kan oppnås med en kort 30-minutters fellesøvelse.
Prøv dette: Skriv ut hver oppgave de blir bedt om å gjøre. Angi oppgavenes viktighetsnivå (høy, middels, lav), den beste personen til å stille spørsmål (POC), og hvor mye av tiden deres de skal bruke på det (f.eks. 10% prosent av uken).
Det er viktig å være forsiktig med at nivåene og tiden ting bør ta kan endre eller utvikle seg. Tanken er å legge ut alt vedkommende trenger, noe som gjør at du ikke trenger å slippe alt hver time for å forklare og svare på spørsmål.
2. Lagkameraten din: Kommuniser tydelig og konsekvent
Enten det er å delta på møter uten et formål, gjøre om arbeid på grunn av dårlig kommunikasjon, eller slå ut oppgaver uten en klar retning, er poenget at tiden blir bortkastet. Hvis du vil føle deg dyktig når du går ut døra hver dag, må du finne en måte å kutte ned på disse problemene.
For å administrere en kollega på en måte som øker din tidsstyring, må du bli veldig flink til å kommunisere.
En idé er å sende ut forhåndslesing av dekk. Når du deler en presentasjon, har du ikke ofte en mulighet til å føre en produktiv samtale på neste trinn eller takeaways, da folk fremdeles behandler informasjonen. Dette resulterer i flere møter på linjen.
Å sende presentasjonen tidlig lindrer den uendelige strengen med møter og uendelige e-postkjeder. Det oppfordret også folk til å komme forberedt på møtet, noe som førte til en bedre og mer fokusert diskusjon. Noen ganger har jeg til og med funnet ut at jeg kan eliminere møtet helt hvis alle stemmer overens.
3. Lederen din: Eier dine arbeidsstrømmer
Jo mer eldre en person blir, jo mer strukket føler de seg. Men i virkeligheten er det ikke den ferske arbeidsmengden som er overveldende for sjefen din - det er vekten av å føle deg ansvarlig for "alt" til enhver tid. Det noen i denne situasjonen lengter etter, er noen som kan hjelpe dem med å oppveie sitt mentale stress.
Som en direkte rapport er det en enkel måte du kan administrere opp i dette tilfellet: Eier dine arbeidsstrømmer.
Sjefen din skal være i stand til å overlate noe til deg og ikke trenger å bekymre deg for det før det er ved avmelding eller endelig godkjenning. Hvis de kan gi deg en oppgave og i det vesentligste vurdere den sjekket av oppgavelisten din, har du gjort deg selv uvurderlig. Ikke bare sparer du dem tid, men du gir dem også mye nødvendig mental plass og lettelse for å fokusere andre steder.
Dette krever tillit, som er nøkkelen til å få friheten til å sette din egen tidsplan og grenser. Hvis lederen din kan stole på deg for å få jobben gjort, vil de være mindre opptatt av taktikken for hvordan du gjør jobben din: når du kommer inn, arbeidstiden osv.
Er du ikke sikker på hvor godt tidstyringsevnen din stables opp? Ta denne quizen for å se hvor langt du må gå for å forbedre deg. Og ikke glem fordelen ved å dra nytte av de gylne timene dine. Denne artikkelen, om nettopp dette emnet, forklarer hvordan planlegging av visse arbeidsobjekter rundt den perioden vil gjøre deg sinnsykt produktiv.
Hvis du nærmer deg tidsstyring fra perspektivet å hjelpe kollegene dine å være mer effektive, vil det spare deg for mye mer tid på lang sikt. Vil du prøve disse? La meg få vite hva du synes på Twitter.
