Gjett hvor mange e-postmeldinger den gjennomsnittlige kontormedarbeideren mottar hver dag? 121.
Og antallet forventes å stige til 140 innen 2018.
Føler du deg kvitret og panikk og bare tenker på det? Du er ikke alene. Den e-postflommen oppfordrer mange fagpersoner til å hele tiden - nesten besatt - sjekke etter e-post gjennom dagen, enten de er på vei til jobb, midt i et møte eller til og med spiser lunsj med en kollega. Denne vanen å sjekke og sjekke innboksen din på nytt kan være som en avhengighet.
Det som gjør det verre er at ny forskning som overvåket e-postbrukernes hjerterytme, viser at e-post er svært belastende. Stress løfter kortisolnivået, som forstyrrer blant annet kroppens fordøyelse og immunforsvar. Det betyr at når du er stresset, energien stuper, blir fokuset spredt og produktiviteten synker.
Bunnlinjen? Det er stressende å sjekke e-posten din obsessivt. Stress er dårlig for helsen din og produktiviteten din. Det er en urolig syklus. Og det må stoppe.
Men hvordan?
Begynn med det grunnleggende
Selv om det er veldig fristende å gi innboksen din bare en ny oppfriskning (og deretter en til og med en annen), er det viktig for produktiviteten og fokuset ditt å trene deg opp til å ha et sunnere forhold til e-post. (Noen psykologer kan betegne dette som “å bryte en avhengighet.” Jeg vil ikke gå så langt, i de fleste tilfeller, så la oss holde oss til “å endre en vane.”
For å starte, gjør små justeringer i din daglige rutine som vil hjelpe deg å ta det konstante fokuset fra e-posten din:
- Fjern pushvarslene fra telefonen din slik at du ikke blir varslet hver gang du mottar en e-post
- Ikke la e-posten være åpen når du gjør noe annet på datamaskinen din. Det er faktisk nyttig å prøve å holde bare en fane åpen.
- Gjør en avtale med deg selv om bare å sjekke innboksen et visst antall ganger per time eller per dag. Dette kan variere for alle - for noen kan det bety å sjekke e-post hvert 15. minutt; for andre kan det bety å sjekke en gang, to ganger eller fem ganger om dagen. Poenget er å sette opp en daglig e-postrutine som øker produktiviteten og følelsen av gjennomføring.
- Når du virkelig trenger å fokusere og ikke ønsker å bli forstyrret, kan du prøve å blokkere nye meldinger midlertidig fra innboksen din (Innboksepause fungerer for meg!).
Å gjøre slike logistiske justeringer kan virkelig hjelpe på kort sikt - det er små trinn som du kan implementere umiddelbart. Produktivitetshakker og apper vil imidlertid ikke skape varige endringer før du også tar opp de underliggende emosjonelle faktorene som fremmer e-postbesettelsen din.
Gå til roten av problemet
Hvis du vil endre en negativ vane permanent, er det første - og viktigste - trinnet å erkjenne hvorfor og hvordan den vanen ble dannet i utgangspunktet.
For å finne ut av det, neste gang du føler at trangen til å sjekke e-posten din, kan du stille deg følgende fire spørsmål:
- Hva føler jeg akkurat nå?
- Hvorfor vil jeg sjekke e-posten min akkurat nå?
- Føler jeg at jeg må sjekke e-posten min akkurat nå?
- Må jeg sjekke e-posten min akkurat nå?
Basert på svarene dine, hva er dine virkelige motivasjoner for å ville sjekke, sjekke og sjekke igjen?
Vanlige motivasjoner som kundene mine ofte beskriver inkluderer:
- Frykt for å gå glipp av: "Jeg trenger å sjekke e-posten min hele dagen, eller jeg kan ikke svare på noe i tide - noe som kan føre til at jeg går glipp av en mulighet."
- Å bekymre meg for hva andre vil mene: “Hvis jeg ikke svarer med en gang, kan sjefen min kanskje tro at jeg ikke er pliktoppfyllende, at jeg ikke er på topp med arbeidet mitt, eller at jeg bare tapper hele dagen. ”
- Ønsker en distraksjon fra kjedsomhet eller stress: “Jeg kjeder meg, blir overveldet eller mett av det jeg gjør. E-post gir meg en time-out fra hva jeg skal gjøre. "
- Ønsker å fylle et emosjonelt tomrom eller søke menneskelig forbindelse: “Jeg føler meg litt ensom. Det føles godt å vite at noen har sendt meg en melding. ”
Når du har oppdaget den underliggende motivasjonen som får deg til å sjekke innboksen din obsessivt, har du noe kraftig informasjon som kan hjelpe deg med å endre vanene dine.
Begynn å ta nye valg
Med den informasjonen kan du begynne å ta nye valg og oppfylle dine følelsesmessige behov på nye måter - uten å stole på e-post som krykke.
For eksempel, er du ute etter den menneskelige forbindelsen? Bare stå opp i lunsjpausen, ta turen til en vennlig medarbeiderskrivebord og si: "Hei, hvordan går dagen din?"
Hvis du føler deg stresset og trenger en distraksjon, kan du ta en fem-minutters pause for å lese en interessant artikkel, og deretter komme tilbake på jobb.
Bekymret for å gå glipp av? Påminn deg selv: «Jeg er fokusert på arbeidet mitt. Hvis noe virkelig er viktig, vil det fremdeles være der, vente på meg, en eller to timer fra nå. Jeg trenger ikke å forstyrre mitt nåværende prosjekt akkurat nå. ”
Hvis du er bekymret for at sjefen din vil tro at du slakker hvis du ikke svarer på e-post med en gang, kan du forsikre deg selv: “Sjefen min vet at jeg er samvittighetsfull og flittig. Hvis jeg ikke svarer på en e-post med en gang, vil sjefen min anta at jeg er opptatt med annet viktig arbeid - og det er en god ting. ”
E-post er ikke i seg selv god eller dårlig. det er bare et verktøy. Invester litt tid i selvrefleksjon, og sørg for at du bruker dette verktøyet på en måte som støtter din helse, produktivitet og karriere - i stedet for å sabotere det.
Enten du sjekker innboksen en, to eller 60 ganger i dag, gjør det av de riktige grunnene.
