E-post har samtidig revolusjonert våre profesjonelle liv og gjort dem til en full hodepine.
På den revolusjonerende siden er muligheten til å sende folk rettidige meldinger - og få dem rett foran ansiktet til enhver tid - ganske fantastisk. Vi kan nå ut til andre uten å avbryte middagen, vekke dem om natten eller få dem til å stoppe opp midt i et møte, en samtale eller en annen hendelse for å erkjenne oss. Samtidig innser vi at meldingene våre sannsynligvis vil bli sett i løpet av minutter eller timer etter at vi sendte dem.
På hodepinesiden erodert e-posten imidlertid livskvaliteten vår, evnen til å få gjort arbeid og - for mange - enhver følelse av velvære. Studier de siste årene viser at den gjennomsnittlige fagpersonen bruker opptil en tredel av arbeidsuken sin først i en innboks. For travle fagfolk som ikke har råd til å gi fra seg en tredel av dagtimene, oversettes dette ofte til mange sene nattetimer som går gjennom meldinger, bare for å våkne og finne flere titalls nye akkurat der som venter.
Og etter måneder eller år med denne syklusen, kan du forestille deg hvordan personen som mottar slutten av den så viktige e-posten din, kan føle seg bare en liten bitter harme før du åpner den.
Så, hvordan kan du bruke dette verktøyet til din fordel - enten det er gjennom et aktivt jobbsøk eller i det daglige yrkeslivet - uten å lage steinsprut i den annen parts innboks eller få ham eller henne til å føle seg begravet i live?
Trinn 1: Spør deg selv: "Er denne meldingen viktig nok til å fortjene en e-post?"
La oss være ærlige. En rimelig prosentandel av notatene du sender (spesielt fryktede "Jeg tror jeg vil fortsette og CC alle" sjarmører) trengte sannsynligvis ikke å bli sendt. Du kunne ha sprunget over medarbeiderens skrivebord, sendt en kjapp tekst eller tenkt ut hva det er ut av ensomhet.
Så før peppersprayer landet med kommunikasjon, spør deg selv "Må dette sendes?" Og rett etter det (forutsatt at det første svaret ditt er "ja"), spør deg selv: "Er dette det beste mediet for meldingen jeg trenger å formidle?"
Hvis ja, fortsett.
Trinn 2: Gjør god bruk av emnelinjen
Hvis du vil at meldingen din skal bli mottatt gunstig, kan du lese raskt, og hvis du er godkjent, svare på den, gjør dette: Strategier rett fra emnelinjen.
Heller enn å dumpe noen kryptiske, overbrukte eller fullstendige kjedelige emnelinjer (f.eks. "Oppfølging" eller "Spørsmål" eller "Trenger hjelp"), ta tak i personen på hei. Tenk på noe som "Henvist av Bill Smith – Markedsansvarlig rolle" eller "Rettidig forespørsel - Trenger underskrift innen kl. 12.00". Pokker, hvis meldingen din er kort nok, gjør du hele e-posten til emnelinjen ("Må jeg låne ditt kontor @ 2 PM i dag? ”)
Poenget her er dette: Anta at e-posten din kommer til å sitte i en klump sammen med en haug andre i mottakerens innboks. En overbevisende emnelinje vil hjelpe deg med å forsikre deg om at den blir lest (og svart på) rettidig.
Åh, og en side-merknad, reserver "merk dette presserende" alternativet for virkelig presserende situasjoner. Den raskeste måten å irritere noen er å "røde flagget" noe som haster for ingen andre enn deg.
Trinn 3: Gjør ting enkelt på den andre parten
Som en som mottar 100+ e-poster hver dag, jobber jeg veldig hardt for å gjøre livet til menneskene jeg sender e-post til, enkelt. Og jeg elsker det som gale når de gjør det samme for meg. Hvordan spesifikt kan du gjøre dette?
For det første, hvis notatet ditt er mer et informasjonspunkt enn noe du forventer svar på, kan du vurdere å starte med noe sånt som "Ingen svar nødvendig - jeg ville bare gi deg beskjed om at …"
Det vil også lette belastningen på innboksen din fordi den andre parten ikke føler seg tvunget til å sende et notat tilbake som sier: "Takk for dette" eller "Melding mottatt."
Deretter holder du saken så kort som mulig. Gå igjennom og korrekturles før du trykker på send. Er det kortfattet? Kan du beskjære noe som ikke er viktig? Kom du i gang med en ruslende tankestrøm og endte opp med et essay med 14 avsnitt? Ikke send noe tungvint hvis du kan få den samme meldingen med halvparten av kopien.
Hvis du har et eller to "ikke kan gå glipp av" poeng du prøver å ta, kan du vurdere å uthevet dem slik at anmelderen ser dem med en gang. (Bare bruk omsorg - du vil ikke at det skal se ut som om du roper på personen.)
Og til slutt, jobb som gal for å legge alt du trenger for å kommunisere i en e-post, ikke fem. En og annen, “Oops! Jeg glemte vedlegget! ”Eller“ Å skyte, en ting til… ”hikke kalles å være menneske. Rutinemessig sending av tre eller fire hurtigmeldinger til én person - fordi du ikke klarte å samle tankene dine før du satte deg ved datamaskinen - vil ikke bli sett på som bedårende.
Du bør absolutt ikke unngå å sende noen e-post, i frykt for at de vil være motvillige over at du våget å fylle ut innboksen. Det er et av de beste forretningskommunikasjonsverktøyene vi har, spesielt for oss som jobber med mennesker på tvers av flere tidssoner.
Men å bruke strategi i din tilnærming - og å være hensynsfull mot mottakeren - vil definitivt hjelpe deg med å maksimere kraften i meldingen, og oddsen for at du vil få et gunstig svar.
