Åpne kontorplanplaner, nå normen i 70% av de amerikanske arbeidsplassene, er designet for å fremme samarbeid, frittflytende ideer og en ånd av "vi er alle i dette sammen" blant ansatte i hele rekkene.
Noe av det som er veldig bra, bortsett fra når du virkelig trenger å snakke ned og få litt arbeid.
Mitt team på The Muse har eksperimentert med noen få tilnærminger for å dempe den forskningsstøttede nedgangen i produktivitet og konsentrasjon i et åpent kontor, inkludert investering i støydempende hodetelefoner, skape et "bibliotek" -rom som er beregnet på stille arbeidstid, og tillater vanlig arbeid hjemmefra.
Men vi har ikke løst det største smertepunktet, den ikke-planlagte drop-by: Dessverre betyr en velmenende medarbeider “bare dukker med et supersnurt spørsmål”, for den gjennomsnittlige arbeideren, et fokusbrudd som tar 25 minutter å komme seg fra. Eller, i noen tilfeller, at den eneste 20-minutters pausen noen har mellom møtene, raskt kan bli overtent av andres prioriteringer.
Inntil nylig, da tre av mine medarbeidere kom med en plan. De delte ut hvert lagmedlem et stykke borrelås for å feste til skjermen og et lite stykke rødt papir. Og de kunngjorde en ny regel: Når du er i fokusert arbeidsmodus og foretrekker å ikke bli forstyrret, henger du opp det lille skiltet ditt. Når du er åpen for improviserte samtaler, kan du bare fjerne det.
Hvordan har det fungert? Så langt, ganske bra. “Hvordan har dagen din vært?” Spurte jeg medarbeideren Ariana tilfeldig denne uken. "Utrolig - dette er første gang siden jeg har jobbet her at jeg har gjort alt på oppgavelisten min, " svarte hun. "De små tegnene som ikke forstyrres, har vært utrolige."
Fortrolig spurte jeg noen få andre. "Jeg har fått betydelig mer arbeid siden jeg begynte å bruke det, " sa en annen kollega. "Spesielt i de 15 minutters tidslukene mellom møtene - den tiden er hellig, og du kan ikke ha noen som kommer opp til deg hvis du vil gjøre noe."
Vi er ikke det eneste teamet som har prøvd dette konseptet. Programvareselskapet 10.000 ft fant kontorets røde / grønne / gule system så effektive, det skapte kort som du også kan laste ned og skrive ut. Produktivitetsekspert Laura Stack husker en manager i Coca-Cola som tok på seg en rød hatt da han ikke ønsket å bli forstyrret - en enkel forandring som “fungerte som en sjarm.” Andre selskaper investerer i produkter som Kuando's Busylight og Luxafor, lette digitale enheter som synkroniseres med datamaskinen din, og viser rødt når du bruker "produktive" apper (Skype, Asana, Word, for eksempel) og grønt når du bytter til andre (middag på Facebook-pausen, noen?).
For at noen av disse systemene skal være effektive, må alle selvfølgelig spille etter reglene. Hvis du vil prøve det, må du huske å sette retningslinjer for hele teamet: Sett påmeldingen når du ikke vil bli avbrutt (jobber med et fokusert prosjekt, si); ta det ned når du er åpen for improviserte samtaler. Og vær villig til å være håndhever. "Jeg har måttet minne alle om at jeg ser alvorlig på det, " sier Maranda Elkin, en av lederne av systemet på The Muse. “Du må lære alle rundt deg at det er slik du opererer. Til å begynne med kan de synes det er irriterende, men de vil forstå. ”
Hvis du sliter med problemer fra åpne kontorer, hvorfor ikke prøve? Denne lille endringen kan gjøre arbeidsplassen litt mer brukbar for hele teamet.
