Kjære forhandlere,
Forvirrende bedriftskommunikator
Kjære forvirret,
Det er 20 år siden forretningsfolk begynte å bruke e-post, og vi har fremdeles ikke funnet ut en måte å unngå de fleste problemene det forårsaker.
I følge Dr. Randi Gunther, en klinisk psykolog i Sør-California, risikerer vi å kommunisere med hverandre hvis vi ikke klarer å bruke noen av de fem kommunikasjonsmåtene: ord, tone, stemme, holdning og ansiktsuttrykk.
Når vi snakker i telefon, justerer vi det vi sier ikke bare som svar på de talte ordene, men også til tonen som disse ordene blir levert med. Er vår forretningsforbindelse krevende og hard, insisterende og direktiv, kald eller varm, tvilsom eller bestemt, uformell eller formell? Vi justerer mer eller mindre vår egen tone slik at den samsvarer med den andre personens eller for å senke den hvis temperaturen virker for høy til samarbeidsløs problemløsning.
Men selv telefonen savner det fulle uttrykket av ideene våre. Når vi snakker i telefonen, savner vi kroppsspråk og ansiktsuttrykk, som begge kan formidle tvil når vi understreker vår sikkerhet, motstand når vi påstår samsvar eller humor når vi unngår konflikt.
Legg til disse underskuddene vår gjensidige uvitenhet om konteksten som hver part kommuniserer i, og du har det som professor Raymond A. Freidman ved Owen Graduate School of Management kaller en "dypt asosial samtale."
Det er den dårlige nyheten.
Den gode nyheten er at "ord alene" er i stand til å formidle kontekst og tone samt empati, lidenskap, nysgjerrighet og tvil. Var det ikke slik, hadde vi ikke grått når foreldrene våre leste oss Bambi , ikke ville bli sinte når vi leste om den siste etniske renselsen, og ikke ville le mens vi leste en humoristisk spalte i Facebook-feeden vår. Det tar bare litt mer vare.
Her er bare noen få av måtene vi kan legge til passende tone, tekstur, kontekst og følelser til forhandlinger gjennomført via e-post - med et eksempelskrift som du kan tilpasse til å passe til din egen situasjon.
1. Sett scenen og ta følelsen inn i samtalen
3. Nevn de følelsene som forretningskommunikasjon vanligvis mangler
6. Ikke vær redd for å nevne din egen tvil
7. I nærheten av å understreke en høy grad av tillit til din evne til å finne en gjensidig fordelaktig løsning
Kort sagt, ta med så mye av din egen personlighet, tempererte følelser, respekt for forhandlingspartneren din og optimisme om din evne til å komme til enighet som du kan. Jo mer du etterligner samtale i det virkelige livet i en e-post, jo mindre rom vil det være for mistanke og misforståelse. Denne eksempler samtalen gir mye rom for din forhandlingspartner å søke avklaring, stille spørsmål og komme med flere forslag. Dette alene bør unngå misforståelser som fører til forbannelse.
Jeg har ingen grunn til å tvile på at du som sagt er god til en-til-en og personlig forhandling. Inkluder i e-posten uansett hvilke kvaliteter du gir til de forhandlingsøktene, enten det gjelder likhet, autoritet, klarhet, bekymring for forhandlingspartnerens velvære, delte verdier eller førsteklasses problemløsningsevner.
Lykke til med dine spesielle utfordringer, og vennligst skriv deg tilbake til oss for mer detaljering, en bedre forklaring eller en rapport om suksessen til nye ferdigheter du har brukt i dine e-postforhandlinger.
Denne artikkelen er en del av vår spør en ekspert-serie - en kolonne dedikert til å hjelpe deg med å takle dine største karriereproblemer. Ekspertene våre er glade for å svare på alle de brennende spørsmålene dine, og du kan sende inn ett ved å sende oss en e-post til editor (at) themuse (dot) com og bruke Spør en ekspert på emnelinjen.
