Se for deg en morgen som en ekstern arbeider: Du setter deg på sofaen med den bærbare datamaskinen, begynner å løpe gjennom oppgavelisten mens du slurper Lucky Charms ut av en bolle og ser på Survivor- utførelser. Spoilervarsel: Det er ikke slik det er å jobbe praktisk talt - ikke engang i nærheten .
Sjefer som har begrenset erfaring med virtuelle team ( hoste , du) kan imidlertid anta at det er slik de ansatte vil bruke dagene sine på å jobbe eksternt. Hvis dine ansatte har bedt deg om fleksibiliteten til å jobbe hjemmefra, men du føler deg litt på vakt, er jeg her for å vise deg hvordan du kan få det til å skje.
1. Prioriter åpenhet
Når du administrerer et eksternt team, er det viktig at organisasjonen din har en høy grad av åpenhet på tvers av prosjekter, oppgaver og individuelle mål. Derfor blir det avgjørende at du bruker (eller begynner å bruke) prosjektstyringssystemer som kan nås fra alle steder. Det riktige systemet skal også la teammedlemmer se hva deres medarbeidere gjør.
Disse typer styringssystemer gjør det mulig for veiledere å spore teamets fremgang og holde enkeltansatte ansvarlige for arbeidet sitt. For ikke å nevne: Denne gjennomsiktigheten gjør virtuelle team mer produktive enn deres kontorets kolleger - med en økning på hele 43%.
Organisasjonen min bruker Basecamp til å administrere ulike prosjekter fordi den gir mulighet for en høy grad av innsyn i og blant forskjellige team. Det holder også opplasting av filer på praktiske steder som du kan få tilgang til fra alle enheter som er koblet til internett.
På samme måte oppfordrer selskapet mitt ansatte til å bruke Google Apps til å dele telefonlinjekonferanselinjer og møteromsplaner, slik at ingen delte ressurser blir overbooket.
2. Integrer kommunikasjon
I motsetning til ansatte som jobber side om side, kan virtuelle ansatte ha vanskeligere med å motta rettidige svar på spørsmål eller få klarhet i en sak de kanskje ikke helt forstår. For å løse dette problemet, ta med noen få foretrukne kommunikasjonsmetoder med de ansattes virtuelle oppsett.
For eksempel tar mange bedrifter med seg sosiale intranett som MangoApps eller meldingsapper som HipChat for å holde kontorer og virtuelle ansatte koblet til hverandre gjennom arbeidshverdagen. Hvis noen - på tvers av noe team - har spørsmål, kan han eller hun raskt chatte et annet teammedlem og få svar.
Noen kan bekymre seg for at slike verktøy vil hindre selskapets produktivitet når de misbrukes. Imidlertid, hvis du allerede har tatt de nødvendige skritt for å skape åpenhet, har du minimert sannsynligheten for at folk chatter bort uten grunn - ansatte er klar over at effektiviteten (eller mangelen på dem) vil bli lagt merke til.
I tillegg har studier vist at mange virtuelle ansatte føler seg ensomme og oversett som en del av det større selskapet. Meldingsapper og integrert kommunikasjon kan hjelpe teamet ditt til å føle deg mer koblet til selve kontoret.
3. Tenk foran
Å jobbe praktisk talt er ikke uten utfordringene. Men heldigvis er det allerede gjennomprøvde strategier for å håndtere de vanligste problemene.
Et åpenbart spørsmål er: Hva med dårlige internettforbindelser? Vel, det spørsmålet har også et åpenbart svar: Bare ansatte med stabile internettforbindelser skal få lov til å jobbe praktisk talt. Og i tilfelle det er et problem med hjemme-internett, bør de vite at forventningen er at de vil gå til en lokal Wi-Fi-hotspot eller komme tilbake på kontoret (forutsatt at det er i nærheten), i stedet for å klandre tekniske vansker og tar dagen fri.
En annen vanlig bekymring er feilkommunikasjon. Men dette problemet er også ganske enkelt å løse. Hvis noe blir forvrengt via e-post eller chat, kan du konfigurere en Skype-samtale eller Google Hangout for å forklare det i et "ansikt til ansikt" -format. Selv en enkel telefonsamtale kan utgjøre hele forskjellen. Og hvis den andre personen ikke kan visualisere hva du sier, kan du prøve Lightshot. Det tar og deler skjermbilder, som kan være en stor hjelp når en ansatt prøver å gjøre et poeng og alle ser på en annen datamaskin.
Vi lever i en ekstraordinær tid med mange høyt betalte og etterspurte virtuelle jobber. Og med en estimert vekst på 22% for beslektede jobber innen informasjonsteknologisektoren innen 2020, ser det ikke ut til at denne trenden kommer til å komme noe sted snart.
Så hvis teamet ditt presser deg til å vurdere å la dem jobbe hjemmefra, kan du prøve å følge med på tidene. Det kan bare hjelpe deg å holde teamet ditt fornøyd - og om bord.
