Det er mange frustrasjoner som dukker opp i løpet av arbeidsdagen din. En overfylt innboks, en oppgaveliste som er kilometer lang, eller den medarbeideren som insisterer på å ha telefonsamtaler på et desibelnivå som bare kan beskrives som alarmerende.
Nok et irritasjonsmoment som garantert vil inspirere deg til å klyve kjeven og slippe et irritert stønn? Å sitte fast i limbo fordi du venter på et nødvendig svar fra noen andre.
Uansett om du ivrig forventer at sjefen din skal godkjennes i rapporten, eller du trenger en viktig brikke fra en av kollegene dine for å avvikle hovedprosjektet ditt, sitter du stille - du kan ganske enkelt ikke komme videre du får dine grådige poter på akkurat det du trenger.
Den verste delen? Ingen ser ut til å dele din samme følelse av presserendehet - og fristen din kryper raskt opp.
Jeg befinner meg i denne eksakte situasjonen hele tiden, så jeg vet hvor irriterende og utfordrende det kan være å bare sitte stille mens du fortsetter å krysse dager av kalenderen. Heldigvis har jeg identifisert noen få strategier (nei, de involverer ikke å sende aggressive oppfølgings-e-poster hver time) som er nyttige for å få andre til å hoppe på båndet og skaffe deg det du trenger - når du trenger det.
1. Gjør fristen din smertefull åpenbar
Du kan ikke forvente at folk skal respektere fristen din hvis de absolutt ikke aner når den er. Og det er opp til deg å gjøre tidslinjen eksplisitt klar - så snart som mulig.
Vanligvis inkluderer jeg en sluttdato i den aller første meldingen jeg sender om et prosjekt. Enten jeg sender en e-post til en redaktør, en kollega eller en kilde til en artikkel, slår jeg opp ved å forklare når jeg trenger den forespørselen oppfylt - noen ganger er jeg ekstra modig og til og med går så langt som å si det med fet skrift. På den måten kan jeg være trygg på at vi begge jobber med den samme agendaen i tankene helt fra starten.
Nei, folk bryr seg fortsatt ikke så mye om fristen min som jeg (og hvorfor skulle de det?). Å vite nøyaktig når jeg trenger ting, hjelper dem i det minste til å respektere den avskjæringen litt mer.
2. Ikke vær selvopptatt
Her er et faktum som er trist, men sant: Vi kan alle være ganske egoistiske. Jada, du gir en hjelpende hånd nå og da ut av hjertets godhet. Men mange ganger tar menneskets natur over, og vi nærmer oss hvert prosjekt eller oppgave med en “Hva er det for meg?” Slags holdninger.
Sjansen er at den personen du venter på føles på samme måte. Han vet når du trenger dette, men hvorfor skal han bry seg? Hvorfor skal dette støtes til toppen av hans egen oppgaveliste?
"Fordi det er den høflige og riktige tingen å gjøre!" Tenker du nå. Men når arbeidsdagen presser deg ned, hvor ofte tenker du på hvordan du kan gjøre andres dag enklere? Ikke så ofte - du prøver bare å holde hodet over vann selv.
Dette er grunnen til at det er viktig for deg å illustrere verdien denne muligheten gir for den andre personen. Vil hans engasjement i denne store presentasjonen øke hans profesjonelle omdømme og imponere sjefen sin, for eksempel?
Uavhengig av de konkrete resultatene, finn en måte å avvike fra denne "Me, me, me!" Tilnærmingen og la den personen i stedet vite hva han eller hun får ut av avtalen.
3. Følg opp proaktivt
Du ønsker ikke å virke ytterst uønsket og sende en overveldende mengde oppfølgings-e-poster. Så i stedet lar du fristen glide forbi - da du tror det gir den nødvendige begrunnelsen for å komme tilbake i den personen innboksen med en ikke-så-mild påminnelse.
Men her er saken: Å sjekke inn etter fristen din med en presserende og stresset, "Ah, jeg trengte dette i går!" -Meldingen er ikke nyttig for noen. Nå er du bak planen, og du har sendt den presserende poteten på noen annens tallerken - noe som betyr at han eller hun sannsynligvis kommer til å bli ganske irritert.
Det er alltid bedre å være proaktiv med fristene dine og relaterte oppfølginger. Kanskje du må sjekke inn på fremgang et par dager eller til og med uker før sluttdatoen din kommer, avhengig av omfanget av forespørselen. Uansett må du sørge for å ta tøylene og proaktivt berøre basen (høflig, selvfølgelig!) Med det som trengs. Å holde seg topp er alltid nyttig.
4. Detalj Neste trinn
Liker det eller ei, vil noen bare fortsette å se bort fra forespørslene dine og behandle fristen din som et forslag. Det er irriterende, men det skjer.
Hvis du kommer ned til ledningen og fremdeles venter på det du trenger, må du sørge for at du inkluderer de neste trinnene i en av oppfølgingsmeldingene dine. Hva vil du gjøre hvis du til slutt ikke får det du trenger? Vil du trekke inn en annen person? Hoppe over den delen av presentasjonen med en rask kommentar om ikke å få informasjonen som var nødvendig? Gå videre med det du har?
Noen ganger er det bare noen få detaljer om hvordan du håndterer situasjonen hvis ditt verste fall kommer til uttrykk. Det er vanligvis nok til å gi den personen et sårt tiltrengt spark i buksene.
Jeg er noen som bruker omtrent halvparten av dagen på å jage folk ned. Så, tro meg når jeg forteller deg at jeg vet hvor frustrerende det kan være når du står stille og venter på noen som ikke ser ut til å ha noe travelt.
Det er ingen rask tankeknikk som lar deg trene folk til å svare på forespørslene dine uten forsinkelser (hei, kan vi få arbeid med det, vitenskap?). Imidlertid er det noen få triks du kan bruke for å bedre sette deg opp for å lykkes. Prøv disse fire, og det er mye mer sannsynlig at du får tak i det du trenger - når du trenger det.
