Når det gjelder e-post, tror jeg det er en konklusjon vi alle kan være enige om: Du vil at folk skal svare. Ellers, hvorfor ville du brukt tiden på å skrive dem?
"Vel, sikker, " mumler du på dataskjermen din akkurat nå, mens du rister på hodet, "men det er måten enklere sagt enn gjort."
Jeg forstår. Å inspirere folk til å trykke på “svar” -knappen er en utfordring - spesielt når mottakeren er viktig, etterspurt og utrolig travel. Når du vet at du bare legger til en kommentar til i en innboks som allerede er fylt på gjellene, er det lett å trekke seg fra det faktum at meldingen bare vil samle støv.
Hva om det ikke var tilfelle? Hva om det var noe du kunne gjøre for å øke sjansene dine for å få svar kraftig? Gode nyheter: det er det.
Så hva er dette nyttige e-posttriks?
Jeg har nylig lest denne artikkelen, publisert på LinkedIn av forfatter og kommunikasjonsekspert, Zak Slayback.
Innenfor innlegget nevner han flere råd som er nyttige når du mailer travle mennesker. Men den som virkelig skiller seg ut er dette: Ikke vær en tidssug .
Det er viktig å huske at travle mennesker er, vel, opptatt. Så hvis meldingen ser ut som om det vil kreve mye krefter og albue fett å svare på, vil det sannsynligvis være igjen til senere (og deretter sannsynligvis glemt for evig tid).
Hvordan kan du demonstrere at det faktisk er lettere å svare på e-posten din umiddelbart enn det er å lagre den til et senere tidspunkt? Ved å være eksplisitt (nesten smertefull) klar med spørsmålet ditt.
Vent litt … Jeg stiller allerede spesifikke forespørsler
Det er den delen der du blir defensiv. "Hei, jeg har uteksaminert e-post 101!" Du sier akkurat nå, "Du, jeg inkluderer allerede klare spørsmål i meldingene mine."
Det er lett å tenke det. Men jeg er villig til å satse på at du ikke er så spesifikk som du vil tro at du er. Spoiler-varsel: Ting som "velg hjernen din", "vil elske tilbakemeldingene dine" eller "la oss koble til" utgjør ikke som klare forespørsler.
"De signaliserer bare 'Time Suck!' til Very Busy Person, men ser ut som tydelig spør til avsenderen, ”forklarer Slayback, “ avsenderen blir da forvirret eller fornærmet når Very Busy Person ikke svarer. ”
Så hemmeligheten bak suksessen med å få svar er ikke bare å gjøre forespørselen klar, men også gjøre den utrolig enkel å adressere. La oss se på et eksempel for å illustrere denne forskjellen.
I stedet for å skrive noe slik:
Du ville skrevet:
Se forskjellen? Den utrolig travle mottakeren kunne svare på det andre spørsmålet med bare ett ord hvis han eller hun ville - i motsetning til å måtte se nærmere på hvem du er, koordinere hans eller hennes plan og bestemme om du er verdt tiden til en utvidet samtale.
Men hva med alt annet jeg vil spørre?
Jeg vet hva du tenker: Jeg har mye mer enn jeg vil ha fra den personen enn en enkel e-post kan inneholde.
Når du føler for å komme i kontakt med noen kommer til å være mye som å trekke tenner uansett, er det fristende å tenke at du skal stappe absolutt alt du trenger i den ene meldingen. Imidlertid er det faktisk den verste tilnærmingen.
"Livet til en veldig opptatt person styrer hele tiden skjæringspunktet mellom det presserende og det viktige, " forklarer Slayback i artikkelen, "E-postadressen din er sannsynligvis ingen av dem, så du bør betale kostnadene for å svare i det vesentlige på null."
Enkelt sagt må du begynne med noe enkelt og greit. Når du har fått et svar, kan du fortsette å bygge videre på det momentumet. Vær trygg på at det ikke trenger å skje på en gang.
