Etter hvert som e-postvolumet vi sender og mottar vokser, kommer det et nytt problem: å finne en spesifikk melding - eller spesifikk informasjon - i det enorme arkivet.
Heldigvis, med noen få forhåndsinnlagte tastetrykk og litt avansert kunnskap om kunnskap, kan du hente den informasjonen du trenger fra e-posten din enklere enn noen gang.
Trick 1: Skriv nå for å finne senere
En av tingene jeg gjør før jeg sender en e-post er å lese den for søkbarhet. Jeg tenker på hva jeg ville søke for å finne denne e-posten senere, og deretter sørge for at disse ordene er i e-posten.
I de fleste tilfeller endrer jeg ikke noe, men innimellom opplever jeg at jeg har skrevet "partnerskapet vi diskuterte i morges" i stedet for "Mashable-partnerskapet vi diskuterte i morges" eller "Notater fra møte med Jack ”i stedet for“ Notater fra møte med Jack Smith fra Amazon. ”Når jeg søker etter denne tråden i fremtiden, vet jeg at jeg vil søke“ Mashable ”eller“ Jack Smith Amazon, ”og uten de kjappe løsningene ville jeg ikke har funnet en ting.
Trick 2: Bruk etiketter og mapper
Hvis du er en Gmail-bruker, kan du bruke etiketter - eller du kan velge å bare arkivere alt i ett stort hav av e-poster. Jeg opplever at den beste grunnen til å vurdere å bruke etiketter er søk.
For eksempel: Min medgründer Kathryn og jeg e-post om byen Chicago relativt ofte. Noen av e-postene er relatert til salgsutvidelsen vår til byen, og andre er helt uten tilknytning (for eksempel en konferanse som skjer der, eller en kandidat som er basert der). Å kunne søke etter “Kathryn Chicago” på “Salg” -etiketten vil hjelpe meg å finne det jeg leter etter mye raskere enn å søke i alle e-postene mine etter den samme spørringen.
Det samme gjelder mapper i andre e-postklienter som Outlook. Å kunne søke innenfor et mer begrenset sett med e-poster gjør det lettere å finne det du leter etter.
Trick 3: Kjenn dine e-post-søkekommandoer
Til slutt, kjenne søkealternativene dine. Forskjellen mellom å søke etter e-postmeldinger som inkluderer “Kathryn” hvor som helst i kroppen versus e-postmeldinger som er sendt av Kathryn, sendt til Kathryn, eller med “Kathryn” i emnelinjen er ganske betydelig. For Gmail er dette de beste søkekommandoene du vet:
-
Slik søker du etter e-post til eller fra en spesifikk person: til: XYZ og fra: XYZ
Pro-tips: For begge disse kommandoene kan du velge mellom e-postadressen, et fornavn eller etternavn, for eksempel fra: [email protected], fra: jane, fra: smith. Hvis noen har flere e-postadresser, vil du få inn fornavn eller etternavn resultater fra dem alle. -
Slik søker du etter en e-post med spesifikke ord på emnelinjen: emne: XYZ
Pro-tips: Hvis du vil søke etter en setning, må du huske å sette den i sitater. Emne: NYC travel vil se etter e-postmeldinger med “NYC” i emnelinjen og “reise” et sted i kroppen - du trenger emne: “NYC travel” i stedet. -
Slik søker du etter en e-post med et vedlegg: har: vedlegg.
Pro-tips: Du kan også søke etter spesifikke filtyper ved å bruke filnavn: doc, filnavn: ppt, og så videre. -
Slik søker du etter en e-post med en spesifikk etikett: etikett: XYZ
Pro tip: Hvis du klikker på en etikett i Gmail, vil den allerede legge den til i søkefeltet, slik at du kan bruke det som et utgangspunkt for søket ditt. -
For å begrense søket til e-postmeldinger som er lest eller ulest: er: ulest eller er: lest
For mer, sjekk ut Digital Inspirasjons flotte eksempler på disse søkekommandoene i aksjon.
Bruker du noen andre triks for å holde e-post søkbar?
