Jeg elsker sommer. Jada, det kan til tider være latterlig varmt, og det er vanskelig å finne arbeidsklær, men hvis du er heldig, er det tid for ferie.
I løpet av de siste årene har jeg imidlertid lagt merke til at ferier ikke lenger bare er en sjanse til å slappe av: De har også begynt å bli synonyme med stress. E-post-relatert stress, for å være nøyaktig: Det virker som om folk føler seg overveldet av ideen om å bli bundet til e-posten deres, ikke ha tilgang nok til den, eller å komme tilbake til en innboks som sprenger i sømmene.
Vel, ta det fra meg: Med litt forberedelser og noen klare grenser, vil du kunne fokusere på å slappe av ved bassenget med din mojito - uten laptop - på kort tid.
Før du går
Akkurat som om du legger sengen, tøm kjøleskapet og tar ut søpla før du drar på ferie, rydder ut innboksen før du drar, gjør det enklere å komme tilbake. Så, noen uker før du drar på turen, kan du sette av noen timer til å gjøre en liten innboks vårrengjøring for å bli forberedt (tenk på det som en grunnfarge, bortsett fra bedre for deg og uendelig mye lettere å gjøre fra sofaen).
Du ønsker også å forberede teamet og kundene dine 10-15 dager før du reiser. Send dem en e-post som minner dem om bortedatoene dine, og gi sekundære kontaktpunkter for forskjellige områder du er ansvarlig for (dvs. la dem få vite om ikke å sende deg e-post!), Og be om at de holder på noe som ikke haster mens du er borte. Sørg for å be om at de sender deg noe arbeid eller svar som skal betales før avreisedato 4-5 dager før turen, så ha tid til å komme tilbake til dem.
Jeg anbefaler også å si at du ikke vil sjekke e-post ofte, men å sette "URGENT" i emnelinjen hvis noe virkelig ikke kan vente til du kommer tilbake. Ved å primere teamet ditt til å spørre om hva de trenger før du reiser og be dem om å holde på å kontakte deg til du er tilbake, vil du redusere den totale e-postbelastningen drastisk.
Til slutt, sørg for å sette opp en e-post autosvar før du tar av. Noen mennesker går ekstremt og lukker e-posten helt mens de er borte, men jeg vil ikke anbefale å gå den ruten med mindre du og arbeidsplassen din kan støtte den. En bortemelding som sier "Jeg er ute av kontoret og sjekker ikke e-post før 15. august - vennligst ta kontakt så og si hvis du trenger hjelp" er nok.
Pro tip: Legg til 1-2 dager på returdatoen din i auto-responder for å kjøpe tid for å innhente før folk begynner å bombardere deg med e-post igjen.
Mens du er borte
Nå, her er din personlighet en stor faktor, så jeg har delt rådene mine for de to ytterpunktene:
For Take-a-Total-Break-From-Your-Screeners
Hvis tanken på å ikke sjekke e-posten din i to uker vekker frykt i stedet for glede, er du kanskje mer som meg, så hopp til neste avsnitt. Hvis det ikke høres ut som deg i det hele tatt, er det jeg anbefaler: Handel en dag mindre ferie for en komplett pause fra e-post.
Jeg vet at mange av dere vil hate ideen, men bære med meg. Enten har du en jobb der du kan fange opp når du kommer tilbake, eller så gjør du det ikke. Hvis du vet at du faller i sistnevnte gruppe, har det vært en veldig vellykket strategi for mange av mine venner uten e-avhengighet å fly hjem på en lørdag og rolig å fange opp søndagen før du drar tilbake til jobb.
For de ærlige til godheten-e-postmisbrukere
For e-postmisbrukere (som meg), anbefaler jeg å sjekke innboksen din hver 1-2 dag fra en smarttelefon og fokusere på å rydde ut . Disse to tingene er viktige:
1. Bruk en smarttelefon: Hvorfor? Det er mye vanskeligere å bli sugd inn i innboksen din via telefon - du kan ikke virkelig skrive lange e-poster eller slå opp i ting. Men hvis noe viktig dukker opp, vil du se det.
2. Fokuser på å fjerne ting: Det er viktig at du motstår trangen til å svare på ikke-presserende e-postmeldinger, uansett hvor raske og enkle de er, fordi det signaliserer til mottakeren at du er tilgjengelig og svarer på e-post. I det øyeblikket folk mottar noen form for e-post fra deg, tror de at du er tilgjengelig, og at du skåler.
Du har imidlertid min tillatelse til å gjøre følgende: Svar på e-postmeldinger merket "URGENT" (forhåpentligvis vil du ikke ha noen), slette e-postmeldinger du ikke trenger eller vil lese, og lese og arkivere informasjonsmail. (E-postmeldinger som blir sendt til grupper, der du ikke blir spesifikt ropt ut, faller i lese- og arkivbøtta.) Det som blir igjen når du kommer tilbake er e-postmeldinger som krever oppmerksomhet og svar, men som ikke er så presserende at du trenger å svare på dem før du kommer tilbake.
På min siste ukeslange ferie resulterte denne strategien i at jeg fikk 90 e-postmeldinger å takle når jeg kom tilbake (i stedet for hele 380 som kom gjennom i løpet av turen min). Det tok meg 15-30 minutter om dagen. For meg er det absolutt verdt det, og det ga meg den tryggheten jeg trengte for å virkelig slappe av når jeg er på ferie.
Når du kommer tilbake
Uansett hvilken metode du velger mens du er borte, vil de første dagene tilbake trolig fortsatt kreve litt innhenting. Gi deg selv to hele arbeidsdager for å komme i gang, og unngå frister eller store møter i løpet av den tiden. Jeg stanser vanligvis 2-3 timer om dagen for de to første dagene tilbake for å takle både innboksen og generell innhenting av teamet mitt. Sørg for å ta kaffe med lederen din for å spørre om endringer i prioriteringer eller tidslinjer eller nye prosjekter som har startet. Hvis du klarer andre, kan du sette opp tid sammen med dem for å se hvordan det gikk mens du var ute.
Med litt prep, litt selvinnsikt og noen tidsblokker når du kommer tilbake, kan du sørge for at du får resten og avslapningen du trenger i løpet av din neste ferie.
