Føles arbeidsplassen din litt som Kongressen i det siste? Jobber alle for sitt eget team og ikke for den kollektive forbedringen av selskapet? Har du problemer med å nå over midtgangen for å få den informasjonen du trenger for å gjøre jobben din bra - eller i det hele tatt?
Selv om ansatte uten forening er forent av oppdraget fra organisasjonene sine, har jeg funnet ut at disse problemene plager ideelle organisasjoner like mye som de gjør andre selskaper. Selv om vi kan ha ett sluttresultat i tankene, er vi lett delt etter funksjonene våre og hvordan vi utfører det oppdraget.
Det hyppigste sammenstøtet i den ideelle organisasjonen er mellom programmedarbeidere og innsamlingspersoner. Ansatte i programmet anklager ofte pengeinnsamlere for å fokusere på penger over misjon, misrepresentere organisasjonens arbeid eller utnytte klienter. På baksiden blir pengeinnsamlere frustrerte når programmedarbeidere ikke nøkkel dem inn i viktig utvikling, noe som gjør det vanskelig for dem å skaffe penger som er nødvendige for at programmene skal fungere. Legg til det faktum at ideelle organisasjoner er vedvarende underbemannet, og at du har et stresset og overveldet personale - noe som kan føre til snaut oppførsel og ineffektiv innsamling og programutvikling.
Enten du også er en del av en nonprofit eller at selskapet ditt ganske enkelt er delt inn i usynlige siloer som ikke ser ut til å spille bra, her er noen av de beste tipsene mine for å begrave luken med dine kolleger og finne ut hvordan du kommuniserer bedre.
1. Avklare din rolle
Dette virker grunnleggende, men det er sannsynligvis roten til mange av problemene dine. I min situasjon, som en innsamler, forventer jeg at alle ansatte - uansett deres utpekte roller - vil delta i innsamling på et eller annet nivå. Imidlertid, hvis de aldri har vært nødt til å gjøre det i en tidligere rolle eller ikke helt forstår hvorfor jeg legger inn forespørselen, vil jeg ofte møte litt motstand. For å glatte ting over forklarer jeg hva jeg trenger og hvorfor jeg trenger det. Ellers ser det ut til at folk som ikke har mye erfaring med funksjonen min, ber dem gjøre jobben min for meg.
Det er ofte nyttig å tydelig si hvordan din rolle kan hjelpe dem til gjengjeld. For eksempel, som noen som regelmessig kommuniserer med innbyggere, forklarer jeg hva organisasjonen min gjør og hvordan vi gjør det på daglig basis. Jeg møter også stiftelser som støtter flere andre ideelle organisasjoner i vårt felt og har en følelse av beste praksis. Dette gjør meg til en perfekt deltaker i et hvilket som helst programplanleggingsmøte, spesielt hvis lederen er opptatt av om et nytt program kan bli finansiert eller ikke.
Når dine kolleger vet nøyaktig hva du trenger fra dem for å oppfylle din rolle, og hvordan du kan hjelpe dem til gjengjeld, vil du oppleve at kommunikasjon og samarbeid blir mye enklere.
2. Delta på den andre sides møter
Ærlig talt, det største kommunikasjonsproblemet i mange organisasjoner er ofte at vi faktisk ikke kommuniserer med hverandre! Nå, jeg vet at ingen trenger en annen hendelse i kalenderen, men hvis du har lagt merke til et sammenbrudd i samarbeid eller kommunikasjon mellom avdelinger, er det kanskje på tide å slippe til på den andre sides vanlige møter. På den måten trenger de ikke ta notater, skrive dem opp og sende dem til deg (som du sannsynligvis aldri vil lese likevel). I stedet, ved å være til stede, kan du tolke informasjonen umiddelbart.
Jeg elsker å ha kollegene mine sittende på innsamlingsmøter - de har ofte gode ideer eller tilbakemeldinger på saker som avdelingen min står overfor. Noen ganger er agendaen så enkel som en programoppdatering, men noen ganger vil noen fra en annen avdeling foreslå en helt ny måte å tenke på et prosjekt på - noe som betyr en ny måte å samle inn penger til det også.
Disse møtene lar deg også bedre forstå kollegaenes utfordringer. Hvis du tror at de blir latterlige for å jagde deg for viss informasjon eller er lat for at du ikke tar opp det du mener er en fantastisk idé, kan det endre seg når du begynner å forstå hele strategien deres, eller når du oppdager hvor mye arbeid som går inn i en av deres prosjekter.
3. Planlegging er makt
I min organisasjon oppstår mest friksjon mellom ansatte over planer og forventninger. Innsamlingsansatte har ansvaret for å håndtere forslag og rapportere frister til stiftelser, og noen ganger krever disse fristene ganske latterlige behandlingstid.
Hvis programmedarbeidere blir tatt av vakt etter disse fristene for å samle inn og analysere nødvendige data, kan de - forståelig nok - bli frustrerte og stressede. Og noen ganger, på grunn av kompleksiteten i dataene og informasjonen som trengs, kan det være umulig å snu det innen den tidsrammen. Hvis det er tilfelle, kan innsamlingsstaben forhandle og stille forskjellige forventninger med finansiererne, men de trenger også tid til å gjøre det - noe som betyr at programmeringspersonalet ikke kan vente til siste øyeblikk med å be om en utvidelse.
Avhengig av organisasjonen din, kan noe så enkelt som å sette opp en delt kalender hjelpe deg med å kommunisere interne og eksterne frister. Det er heller ikke en dårlig idé å ta opp noen problemer rett når de dukker opp, som når et bekreftelsesbrev kommer, så innsamlingsstaben har mer tid til å forhandle eller hele teamet kan samarbeide om å lage en plan B.
Så mye som e-post, mobiltelefoner og internett har hjulpet oss å holde kontakten, effektiv kommunikasjon er fortsatt en utfordring for alle arbeidsplasser. På slutten av dagen, husk at dere alle er sammen, og at suksessen avhenger av at alle gjør jobben sin godt. (Og hvis alt annet mislykkes, kan du høre på Otis og prøve litt ømhet.)
