E-post: Den finner veien inn i hvert hjørne av livene våre. Personlig e-post. Arbeid e-post. E-post til skolen. Andre personlige e-poster (for spam). Forretningsverdenen er den fremste e-postdriveren, og genererer mer enn 108 milliarder e-poster per dag.
Med e-post som dominerer samtalene dine i alle aspekter av livet ditt - spesielt yrkeslivet ditt - kommer du til å sende mange forespørsler hver dag. Fra å be noen i regnskap om å kjøre en rapport for deg til å trygle noen andre innen grafisk design for å hjelpe deg med å formatere et forslag, sender du sannsynligvis mange e-postmeldinger som ber om tjenester.
Men når forespørselen din ikke er personlig, blir det altfor lett for mottakeren å ignorere meldingen din til den forsvinner i glemmeboken i innboksen - eller enda verre, slett den fullstendig.
Så når du trenger en tjeneste, hvordan skriver du en e-post som vil få svar? Det korte svaret er: nøye. Her er noen tips som hjelper deg å lage en melding som faktisk vil få leserens oppmerksomhet - og responsen du trenger.
Bruk emnelinjen til din fordel
Første ting først: Emnelinjen er der av en grunn. Bruk den til å tydelig gi mottakeren beskjed om hvorfor du nettopp la til en annen e-post i innboksen hans, og du øker sjansen for at han eller hun faktisk vil åpne den.
En vag emnelinje (som "Har et spørsmål") er ikke nyttig og kan være irriterende - og du vil ikke at noen skal åpne e-posten din i en irritert sinnstilstand når du trenger noe. Vær i stedet respekt for mottakerens tid, og la ham eller henne vite spesifikt hvorfor du sendte kommunikasjonen. For eksempel: "Trenger du din anmeldelse: Justeringer til programbrosjyren."
Trenger du litt hjelp til å skrive en flott emnelinje? Sjekk ut disse tipsene.
Hilsen leseren din før du stiller krav
Jeg får ofte e-poster fra studenter som umiddelbart begynner på en forespørsel, etterspørsel eller spørsmål uten å bry deg om å først si: "God morgen" eller til og med "Hei." Du (forhåpentligvis) ville ikke lure inn på noen kontor og begynne å skrangle av krever, så ikke gjør det via e-post, heller.
Du trenger ikke å starte inn i et langt stykke hyggelige ting, men det skader ikke å slippe inn noe personlig før du starter på forespørselen: “Hei Randi! Hvordan var 10K i helgen? Jeg tenkte på deg på lørdag og sendte gode vibber på vei. ”Eller:“ God morgen, Jacob. Hvordan var helgen din? Det var flott hagevær - jeg håper du klarte å få mest mulig ut av det! ”
Disse hilsenene er korte og enkle, men de viser en fin nivå av ekte interesse for mottakerne. Husker du det jeg sa tidligere om at jeg ikke ville at leseren din skulle bli irritert når du åpner e-posten din? Det er vanskelig å bli irritert over noen som kommer med en kommentar eller stiller et spørsmål om noe som er viktig for deg. Mottakeren din er tross alt et menneske med følelser og interesser utenfor kontoret. Noen ganger er den beste måten å få kontakt med en person og få ham eller henne ombord med noe å være hyggelig.
Husk hva du lærte i engelsk klasse
Hvis forespørselen din haster, kan det være fristende å avskedige en e-post med en hastighet med tekstlignende forkortelser, raskt skrevne setninger og ruslende avsnitt uten betydningsfull tegnsetting. Hvis du befinner deg i denne tilstanden, stopp. Pust dypt inn. Når du ber om hjelp, er det siste du vil gjøre det vanskelig for noen å forstå forespørselen din. Hvis mottakeren ikke kan være klar over e-posten din, har du bare skadet sjansene dine for å få den hjelpen du trenger.
For eksempel vil et vandrende avsnitt uten passende komma tvinge leseren til å lese og lese om deler for å sikre at hun eller han forstår hva du prøver å kommunisere. Det tar ekstra tid og kan være ekstremt frustrerende - to ting du vil unngå. Løsningen er enkel: Skriv komplette setninger. Bryt lange avsnitt opp i mindre avsnitt. Bruk kommaer på riktig måte.
Og et siste tegnsettingstips: Hvis du har en tendens til å avslutte setninger med en streng utropstegn, kan du stoppe. Med mindre du kunngjør at laget ditt nettopp vant en avtale med bajillion-dollar, krever ikke dommen din en rad med utropstegn.
Ikke skriv en roman
Ja, når du sender en forespørsel på e-post, må du utøve litt finesse ved å inkludere en hilsen, fullstendige setninger og passende tegnsetting. Men det er fullt mulig å fullføre disse tingene og komme med forespørsel i bare noen få setninger, i stedet for i flere avsnitt.
Noen karriereeksperter foreslår at e-postmeldinger bør være fem setninger eller mindre. Det finnes til og med et verktøy som kan hjelpe deg med å begrense e-postene til det setningsnummeret du velger.
Avhengig av kompleksiteten i forespørselen din, kan det hende at du ikke alltid kan holde deg til femsetningsforslaget, men du bør skrive det første utkastet ditt, og deretter vurdere om du kan klippe ut noe materiale for å gjøre det lettere å lese. Ta deretter en titt på sluttproduktet og spør deg selv om forespørselen er klar eller om det vil bli adressert mer effektivt på telefon eller personlig.
For eksempel:
Se? Polert, men til poenget. I stedet for å skrive avsnitt om årsakene til at Randi ville være den ideelle kandidaten, ga forfatteren en klar og kortfattet forklaring av hva hun vil, etterfulgt av en forespørsel om å diskutere det videre.
Ikke send e-posten
Jeg vet - du har bare lest en hel kolonne om å lage et effektivt "spør" via e-post, og nå sier jeg deg ikke å trykke send. Hva er greia?
Det var ikke bortkastet å skrive den e-posten. Noen ganger kan du skrive og redigere en forespørsel hjelpe deg med å tenke gjennom meldingen, slik at du er klar over hva du vil stille, hvordan du vil støtte forespørselen din, og hvordan du kan adressere spørsmål eller bekymringer som oppstår fra forespørselen. Det kan være en verdifull øvelse for å forberede deg på et ansikt til ansikt.
Noen forespørsler er helt passende via e-post. Hvis du imidlertid har en viktig forespørsel og direkte tilgang til personen som kan hjelpe deg, kan du spørre deg selv om en samtale i personene vil være mer fordelaktig enn en elektronisk forespørsel. Det er ingen kontekst, tonefall, ansiktsuttrykk eller følelser via e-post. Noen ganger kan du selge budskapet ditt langt bedre enn å sitte overfor en person og la ham eller henne se din ekthet, følelser, smil eller forferdelse - du vet det som gjør deg menneskelig. -of-humanity) e-post.
For rekorden er jeg ikke antiteknologi. Jeg skriver mye e-post og bruker for mye tid på å jage kaniner via Twitter. Men hvis jeg virkelig trenger en persons innkjøp eller hjelp, tror jeg at jeg kan og bør gjøre en innsats for å hente telefonen eller gå til kontoret sitt for å forklare hva jeg vil og hvorfor jeg tror den personen kan hjelpe meg.
Hold forespørselen din kortfattet, til det punktet og polert - enten elektronisk eller ansikt til ansikt - så har du en mye bedre sjanse for å få den hjelpen du trenger.
