Jeg har en myk flekk i hjertet for utropstegn. Noe med det virker bare vennlig for meg - jeg anser det som det varme smil fra tegnsettingsverdenen. Og riktignok, jeg skal strø på det når jeg kan. Ærlig talt, sannsynligvis for mye.
Det har vært mange ganger når jeg har lest tilbake et e-postutkast før jeg sendte, bare for å oppdage at jeg høres ut som en hyped up, peppy cheerleader som ganske bokstavelig talt sang og klapper til mottakeren. Underholdende? Sannsynligvis. Men det er ikke akkurat det profesjonelle omdømmet jeg skyter etter.
Dessverre er det ingen harde og raske regler for når du skal bruke utropstegn og når du har det bedre å holde deg til den kjedelige ol-perioden. Så hvis du har en tendens til å falle i den samme altfor entusiastiske fellen jeg ofte befinner meg i, har jeg trukket sammen denne nyttige guiden bare for deg.
Her er tre ganger du kan gå foran og piske ut den elskede tegnsettingen - så vel som tre ganger du bedre trykker på backspace-knappen.
Bruk den når du virkelig er spent på noe
Bare se på ordet utropstegn, så blir det tydelig at det er ment å brukes når du utroper noe - også kjent som å si noe med stor følelse, for eksempel overraskelse, spenning eller til og med sinne.
Denne tegnsettingen bør være forbeholdt de gangene du virkelig håper å formidle betydelig spenning eller glede. Så en rask merknad til en kollega som sier: "Gratulerer med ankomsten til ditt nye pakke med glede!" Er helt kopasetisk.
Men mister det når du er spent på alt
Ingen utbryter absolutt alt - i det minste håper jeg absolutt ikke. Så hvorfor føler du behov for å avslutte hver eneste setning i e-posten din med det merket?
Gi meldingen en lese og slett utropstegn fra et hvilket som helst sted som er uverdig for det spenningsnivået. Hvis du bruker det overalt, er det ikke bare noe irriterende, men det vil også miste betydningen. Ingen vil være i stand til å fortelle når du prøver å formidle ekte entusiasme lenger, fordi alt du skriver virker som om du sier det med svimmelhet.
Så bruk kraften i utropstegningen sparsomt. Ja, anerkjennelsen av en ny baby, et ekteskap, en bursdag eller til og med en "takk" fortjener litt spenning. Men noe som: "Jeg vil ha den utgiftsrapporten ferdig innen fredag !!!" - ikke så mye.
Bruk den når du trenger å lette humøret
Det er e-postmeldinger som ikke er så morsomme å sende - for eksempel å måtte be en kollega om å gjøre betydelige endringer i et prosjekt han har jobbet med i flere uker. Og så fryktelig som e-postmeldingen er for deg å skrive, er det enda forferdeligere for den personen å lese .
Et utropstegn kan være nyttig i disse situasjonene, når du er ivrig etter å injisere litt vennlighet for å lette den anspente stemningen. I et tilfelle som dette, og avslutter meldingen med en rask "Jeg setter stor pris på alt ditt harde arbeid med dette, Jason!", Kan hjelpe e-posten din til å høres mer støttende og oppmuntrende ut - snarere enn brutal og krevende.
Men mister det når du blir streng
Imidlertid, selvfølgelig, det er en linje her. Hvis e-postmeldingen din er ment å være strengere og grei, kan den tilsynelatende sprudlende tegnsetting komme ut som både malplassert og nedlatende - eller enda verre som at du bokstavelig talt skriker på den personen.
Så, det beste alternativet er å bare spille det trygt og holde deg langt borte fra det merket når du trenger å lage en e-post som er fast eller hard. En linje som: "Susan, disse utkastene er helt gale !!!" kommer bare ikke til å bli godt mottatt. Du har blitt advart.
Bruk den til vennlig korrespondanse
Som jeg sa tidligere, ser utropstegnet ut til å være det vennligste av alle tegnsetting. Så det gir bare mening at du sparer den for mer vennlig og uformell korrespondanse.
Den happy hour invitere e-post til teamet ditt eller en rask beskjed som takker kollegaen din for å ha hentet den berømte guacamolen? Et snev av entusiasme i form av passende tegnsetting er mer enn berettiget i disse situasjonene, selv om det kommer fra din profesjonelle e-postadresse.
Men mister det når du har som mål å være strengt profesjonell
Når målet ditt er å bli sett på som en polert og respektert profesjonell, er du som regel bedre å hoppe over utropstegnet helt. Og selv om dette kan få ting til å virke litt kaldere, mer formelle eller upersonlige, er du smartere å gå den veien enn å bli for snakkes for raskt.
For eksempel din CV eller følgebrev? De bør absolutt være uten utropstegn.
Bruk den en gang
Her er en generell tommelfingerregel du kan holde deg til hvis du finner ut at du ikke kan tåle å rive deg helt bort fra det elskede tegnsettingsstykket: Bruk det en gang. Og jeg mener bare en gang.
Velg stedet du synes det passer best i den skriftlige meldingen, og slett deretter alle de andre. Ja, det er en liten halsstrupe. Men det er utvilsomt effektivt.
Men aldri mer enn det
Hvis du ikke prøver å begrense deg til bare ett utropstegn, vil du risikere å gli tilbake i de gamle vanene dine og få det til å pepre overalt.
Selv om du ser bort fra alle de andre reglene, vil du holde deg til dette kravet for å sikre at favoritttegnsetting er forbeholdt bare de gangene som virkelig fortjener det.
Hvordan bestemmer du når du skal bruke utropstegn og når du skal slippe det? Gi meg beskjed på Twitter - men tenk to ganger på tegnsettingen først.
