Rekk opp hånden hvis du har funnet deg selv i en av følgende situasjoner på jobb:
- Et møte som løper over og tvinger deg til å enten dukke opp sent til neste møte, ikke være i stand til å fullføre et prosjekt i tide eller gå glipp av en etterarbeid.
- Et møte som er så uorganisert at du tenker, hva skjedde nettopp?
- Et møte som ender opp med å være et fullstendig bortkastet tid.
Ser jeg hendene i luften? Trodde det. Hver eneste av disse problemene kan løses med en enkel ting: en møteagenda .
Hva er dette magiske konseptet, spør du? Et dokument som dekker følgende elementer:
- Hva du trenger å forberede på forhånd eller ta med til møtet
- Hvem deltar
- Hvorfor du møter og eventuelle mål du vil oppnå
- Hva du vil snakke om, hvem som skal snakke om hva, og hvor mye tid hvert tema vil ta å diskutere
- Eventuelle neste trinn du vil ta etter møtet
Du har sikkert brukt noe slikt før, men på en mindre formell måte. For eksempel har du kanskje fylt ut merknadsdelen i kalenderinvitasjonen din for å gi folk beskjed om hvilke dokumenter de skal referere til. Du har også sendt ut en e-post som kort beskriver poenget med det tirsdagsmøtet du nettopp har invitert hele selskapet til.
Men å ha en mer dyptgående, konkret utforming for nøyaktig hvordan møtet ditt skal og vil gå, kan være så utrolig nyttig. For det første er det viktig dokumentasjon - ved å skrive ned det du snakket om og beslutningene du tok, har du noe du kan henvise til hvis noen (inkludert sjefen din) stiller spørsmål ved dine fremtidige beslutninger.
Og for en annen ting, det hjelper selv den mest ragtag-gruppen med å holde seg organisert og fokusert, og samtidig holde dem ansvarlige. Folk kan komme til forberedelse til samtalen, noe som betyr at du kan bruke den begrensede tiden sammen effektivt, du kan føle deg trygg på at møtet var produktivt, og du kan lettere identifisere handlinger neste trinn.
Og heldig for deg, vi har laget en agenda-mal du kan fylle ut akkurat nå, og som vil spare deg for tid til å skrive ut din egen. Bare åpne dokumentet, lag en kopi og la teamlederen fylle den ut.
Når du har fylt ut det, kan du sende det til alle involverte når du planlegger møtet. (Det kan være lurt å ta med et notat som sier: Vennligst gå gjennom agendaen før vi møtes videre. )
En agenda er nyttig for omtrent alle slags møter. For innsjekking gir det gjennomsiktighet og tid til å forberede eventuelle oppfølgingsspørsmål, for klientmøter viser det lederskap, for gruppebrainstorms sikrer det at du ikke blir distrahert, og for alle viser det at du verdsetter tiden deres.
Alle vinner!
