Har du noen gang hatt en av de dagene der du, etter ni syltetøystimer på kontoret, fremdeles ikke har sluppet en stor ting fra oppgavelisten din? Når du føler at du kan være produktiv - hvis du bare jobbet i en stille, distraheringsfri boks og ikke ble bombardert av e-post, telefonsamtaler og drop-bys av medarbeidere hvert 30. sekund?
Men det er selvfølgelig ikke tilfelle. De fleste av oss, unge fagpersoner, sitter i små, uoversiktlige avlukker, omgitt av dusinvis av andre unge fagpersoner i små, uoversiktlige avlukker, og pepret med de pågående digitale distraksjonene av våre telefoner, datamaskiner og bjørnebær.
Det er neppe det beste miljøet å jobbe i. Så hvordan kan vi innstille kontorets distraksjoner, spenne ned og faktisk få gjort ting? Her er seks enkle løsninger.
1. Fjern sjelen fra e-post
Bare fordi du får mange e-post hver dag, betyr ikke det at du trenger å være bundet til Outlook (eller Entourage eller Gmail). Å ha e-posten din konstant på skjermen kan faktisk gjøre deg mindre produktiv.
En enkel endring: ikke ha e-posten din åpen på skjermen hele dagen. I stedet kan du slå av alle varslene dine og gjøre en samlet innsats for å bare sjekke meldinger til planlagte tider (jeg sjekker mine omtrent en gang i timen). Hvis dette gjør deg nervøs - hvis sjefen din er en hyppig e-postmelder eller du har en klient som trenger virkelig umiddelbare svar - kan du tilpasse hvordan Outlook varsler deg, slik at bare de store tingene får oppmerksomheten.
2. Ikke plukk opp telefonen
Bare fordi det ringer, betyr ikke det at du må svare på det. Hvis du har satt av en time til å sende ut en rapport for sjefen din og du får en samtale fra et ukjent nummer, kan du la den gå til en telefonsvarer. Med mindre du forventer en samtale, er det ikke verdt å avbryte fokuset. Stol på meg, hvis det er viktig, vil den som ringer legge igjen en melding, og du kan alltid ringe tilbake.
Du vil også redde deg fra stresset med å være uforberedt på en samtale - hvis du har knust nummer i en time og et sted ringer om en sen forsendelse, vil du bli mer flustete hvis du henter nå enn om du stopper, fokuser på nytt og ring tilbake senere etter at du har sporet opp den sendingsinformasjonen.
3. Signal til dine kollegaer
Den sosiale atmosfæren er noe av det beste ved å jobbe på et kontor - men det er også noe av det mest distraherende. En måte å motvirke dette på er å sette opp et system med dine kolleger, slik at dere alle vet når dere ikke skal bry dere. Dette er enkelt når du har en kontordør som du kan lukke, men hvis du ikke gjør det, kan du lage ditt eget signal som sier "vær så snill, ikke avbryt meg akkurat nå."
Det kan være så enkelt som å ta på deg et par hodetelefoner (selv om du ikke hører på musikk) eller legge ditt favorittbordstilbehør på toppen av skjermen. Bare husk at dette bare fungerer hvis du også gjør deg tilgjengelig hele dagen - noen ganger trenger folk din oppmerksomhet.
4. Vær fysisk organisert
Nå trenger du ikke nødvendigvis å holde skrivebordet papirfritt eller fargekode mappene dine, men hvis du er organisert - uansett hva som fungerer for deg - og du kan finne ting, vil du være mer produktiv. (Skrivebordet mitt kan se ut som en boks med post-it-lapper som eksploderte over hele overflaten, men jeg har et system, jeg sverger!) Ingen liker å kaste bort 10 minutter på å lete etter forrige ukes møteminutter når du skal skrive denne ukens agenda.
Dette er også et sted hvor teknologi virkelig kan hjelpe. Jeg synes det er mye lettere å arkivere ting digitalt, så jeg gjør et poeng av å skanne alt og lagre det på selskapets delte stasjon. På den måten, hvis jeg er på telefon med en klient og trenger å dobbeltsjekke en kontrakt, kan jeg bare dra den opp på skjermen min - ingen grunn til å sette henne på vent mens jeg roter rundt avlukket mitt til høyre mappe.
5. Bli distrahert!
Folk fokuserer ofte på å eliminere distraksjoner som Facebook, shopping-nettsteder og streaming media på arbeidsplassen. Men så mye som sjefen din kunne ønske deg å se deg over tastaturet og stirre på det regnearket i hele åtte (eller flere) timer om dagen, vil det ikke gjøre deg mer produktiv.
Faktisk viste en fersk undersøkelse at "nettlesing faktisk kan friske opp trette arbeidere og forbedre produktiviteten deres, sammenlignet med andre aktiviteter som å ringe personlige samtaler, tekster eller e-postmeldinger, enn si å jobbe rett gjennom uten hvile i det hele tatt."
Så gå videre: Bruk 15 minutter på å fange opp Gawker-sladderen din, eller bla gjennom de nyankomne på JCrew. Bruddet vil gjøre deg enda mer produktiv når du vender fokuset tilbake til oppgavene.
6. Oppbevar et arbeidsjournal
Til slutt, og viktigst av alt, finne ut hvordan du personlig jobber best. Prøv å skrive ned alt du gjør om dagen, og hvor lang tid det tar deg - du vil sannsynligvis bli overrasket.
Jeg begynte å føre en arbeidsjournal slik at jeg kunne fortelle hvor mye av dagen min som ble tatt opp av administrative oppgaver og hvor mye som var igjen å bruke til langsiktige prosjekter. Men det endte også med at jeg viste arbeidsmønstrene mine - for eksempel at jeg får det aller meste arbeidet som ble gjort i løpet av ettermiddagen. Å gjenkjenne dette hjalp meg med å sette en bedre tidsplan: Nå jobber jeg sent i stedet for å komme inn tidlig, og jeg kan vanligvis pakke mye mer produktivitet inn i dagene mine.
Det er ikke alltid like lett å stille inn distraksjonene, men tenk bare: jo mer produktiv du er nå, desto raskere kommer du ut av kabinettet og til et kontor - der du kan stenge døren.
