For noen uker siden begynte søsteren min febrilsk å sende meg tekst på vei til flyplassen. Hun skulle på forretningsreise til Seattle og skulle ha møtt sine medarbeidere på jernbanestasjonen slik at de alle kunne dra til flyet sammen. Men hun hadde gått over og håpet nå å koste ut drosjeturen. “Var det OK?” Spurte hun meg, som om jeg hadde noen anelse om hvorvidt selskapet hennes ville hente taxien etter å ha ordnet med toget.
"Jeg er sikker på at de vil ta seg av det, " sa jeg og prøvde å roe henne ned. "Bare ikke gå glipp av flyturen din, " advarte jeg og tenkte at da ville hun bli skrudd fast.
Så mye som jeg ønsket å sette tankene på en rolig måte om situasjonen, hadde jeg egentlig ingen anelse om å vite om hun ville få refusjon eller, hva mer, hvis kollegene hennes ville bli irriterte over at hun savnet gruppetogturen og gikk på henne egen. Ville de se på det som en snuble, og ville ting være vanskelig i løpet av turen?
Selv om jeg ikke er forretningsreise, vet jeg at kommunikasjon er viktig for en jevn tur. Og da jeg henvendte meg til The Musees helt egen stabssjef Lindsay Moroney for bekreftelse, var hun enig: "Når som helst penger eller budsjett kommer på spill på jobben, er det best å stille forventningene helt klart foran manageren din."
Hvis du er ny på det nåværende selskapet, eller bare er uvanlig med å ta forretningsreiser generelt, må du ikke vekk fra å spørre om selskapets policy for alle utgifter. For eksempel forklarer Moroney at, "Noen selskaper mener at kostnadsføring av drosjer ikke er noe særlig, men måltider er ikke dekket, mens andre er mer komfortable med å definere et daglig stipend som du bruker som du ønsker."
Hvis det er et daglig stipendat du jobber med, og reiser med sjefen din eller en bedriftsleder, kan du sannsynligvis intuitere at du vil være på egenhånd for mange måltider. Hvis det ikke er noe stipend og alle måltidene blir dekket, kan du finne ut på forhånd om det er forhåndsplanlagte middager og lunsjer du forventes å delta på.
Og på matseddelen, er det også godt å tenke fremover hva måltider vil bli delt med kolleger (eller konferansedeltakere) og som du vil være alene om. Det er forståelig hvis du føler deg rart ved å direkte spørre om delte måltider hvis det ikke er noe som står oppført på agendaen din, men du kan nevne din forkjærlighet for koffein og spørre ham om han vil at du skal ta ham en latte før klokka 09.00. Det er hans tegn til å invitere deg til frokost eller la deg trekke deg av, avhengig av hvordan du vil se på den.
Denne retningslinjen fungerer bra for resten av reisetiden du ikke har arbeid. Det kan være nyttig å be om en agenda før turen, slik at du har forståelse for hvor du trenger å være når. Ettersom kollegaene dine heller ikke er vant til å være på kontoret 24/7, kan du trygt anta at den "gratis" tiden som er oppført på timeplanen er din. Og hei, det er OK hvis du foretrekker å krølle deg sammen i den store hotellsengen innen kl. 22.00. Med mindre du brainstormer et prosjekt med teamet over drinker - eller hvis det virker uhøflig å kausjonere på en kveldsarrangement - stole på at dine innspill og tilstedeværelse gjennom dagen er nok.
Men når det er "valgfrie" dagshendelser eller høyttalerøkter, bør du sannsynligvis sjekke ut et par. Det vil være i dårlig smak å avvise hver eneste ekstrafag. Tenk på hvor potensielt vanskelig det ville være hvis sjefen din fant ut at du slo et panel som han eller hun anbefalte fordi du ville trene litt.
Til syvende og sist er det beste alternativet for å spikre reisearketiketten å ha åpne kommunikasjonslinjer. Det er bedre å stille spørsmål eller ta opp eventuelle problemer før du går (for eksempel: "Hvordan koster jeg alt riktig?"), I stedet for i øyeblikket. Som Moroney sier, når du snakker med manageren din, "Hvis det er en politikk på plass, kan han eller hun gi deg detaljer, " så vet du hva som er akseptabelt og hva som ikke er det. Tanken er å "redde deg stresset fra det ukjente - og utgiftene til en avvist refusjon - og spør minst en uke før du drar."
Det er råd søsteren min sikkert kunne ha brukt, og det er gode råd generelt for å holde arbeidsreiseangden i sjakk - og lommeboken din intakt.
