Har du noen gang funnet deg selv å bla frem og tilbake mellom kalendere, hoppe mellom Facebook-, CoTweet- og LinkedIn-sidene dine, og hele tiden slite med å opprettholde en masterversjon av den kommende presentasjonen som alle trenger å redigere?
Kanskje har du kritisert disse teknologiske irritasjonene til "akkurat slik ting er" - men det viser seg, det er ikke tilfelle. Takket være alles favoritt søkemotor, kan mange av våre daglige oppgaver og organisasjonssystemer gjøres mindre kompliserte enn de en gang var. Google har noen gode funksjoner du kanskje ikke kjenner til - eller kanskje ikke bruker til fulle potensial.
Google Labs
Gadgetsene i Google Labs kan forbedre Gmail-siden din fra et sted å bare se e-post til et one-stop-dashbord for kalenderen, dokumentene dine, sosiale oppdateringer og mer. Labs er det Google kaller “sprø, eksperimentelle ting”, og mens utviklerne tester ut det, kan du også gjøre det!
For å få tilgang til disse funksjonene, gå til øvre høyre hjørne av skjermen, klikk på tannhjulikonet og velg “Labs.” Herfra kan du legge til noen ganske innovative funksjoner på startsiden for Gmail: en liste over aktuelle dokumenter, "Hermetiske" svar på tilbakevendende e-postmeldinger, og til og med værmeldinger. Du kan også legge til dine egne dingser, for eksempel RSS eller sosiale medier, bare ved å legge inn URL-ene.
Vår favoritt: “Send ikke” -knappen, for når du har sendt en e-post av nøyaktig fire sekunder før du innså at “Mr. Pat Jones ”er faktisk Patricia.
Tastatursnarveier
Sakter musen deg? Du kan øke hastigheten på Gmail-navigasjonen (ja - mer tid til å skrive e-post!) Ved å få mest mulig ut av hurtigtaster, som lar deg gjøre alt fra å komponere en melding til å søke etter en kontakt for å hoppe til en ny mappe. Bare klikk på tannhjulikonet, velg kategorien “Innstillinger” og slå “snarveier på tastaturet.” For å se hele listen over snarveier, klikk “Lær mer” eller hold “shift” + “?” -Tastene nede.
Og hvis disse forhåndsopprettede snarveiene fremdeles ikke tilfredsstiller alle dine øyeblikkelige tilfredsstillelsesbehov, aktiverer du Google Lab som lar deg tilpasse tastatursnarveiene og lage dine egne!
Presentasjonssamarbeid
Hvis du er lei av at et gruppedokument går gjennom 27 versjoner før det er fullført eller av å vente på å redigere noe til tre andre personer er ferdige, kan du grøfte Microsoft Word og bruke Google Dokumenter. Ikke bare kan du få tilgang til dokumentene dine hvor som helst (det er kompatibelt med Mac-, PC- og Linux-operativsystemer og krever ikke spesiell programvare), men Google tilbyr flere kommunikasjonsfunksjoner som gjør det enkelt å jobbe sammen.
Google Dokumenter gjør det mulig å spore sanntid, noe som betyr at alle i gruppen kan jobbe samtidig og se endringer når de blir gjort. Du kan til og med føre en diskusjon med andre rett i dokumentet ved å bruke den innebygde chatfunksjonen. Ganske kult, ikke sant?
Flere kalendere
De fleste Google-brukere er kjent med den primære kalenderen som leveres som standard når du registrerer deg for en konto. Men en av de beste funksjonene er mindre kjent: du kan faktisk ha (og synkronisere) flere kalendere. Google gjør det enkelt - det lar deg spesifisere fargen på hver kalender, slik at du raskt kan skille forskjellige avdelinger eller prosjekter (eller skille disse arbeidsprosjektene fra sosiale hendelser).
Du kan også tilpasse personverninnstillingene for hver. Hvis du for eksempel har opprettet en kalender for å dele en tidslinje for en begivenhetsplanlegging med avdelingen din, men er vert for et møte som ikke alle er invitert til, kan du justere innstillingene for møteoppføringer for å holde dem private.
Og hvis ikke alle har en Google-konto, kan du publisere en gruppekalender med en unik URL som lar alle se kalenderen din.
Google fortsetter å revolusjonere kommunikasjonen og organisasjonen vår med funksjoner som hjelper oss å jobbe raskere og smartere. Så, se lenger enn til Gmail, og lek deg rundt med disse nye funksjonene. Bruk Google til sitt fulle potensiale - og hei, det kan hjelpe deg å nå ditt.
